Realizamos reuniones desde que descubrimos que dos mentes piensan más que una. El trabajo en equipo y la asociación implican inevitablemente un mayor número de reuniones. Si se desea mejorar el desempeño de un grupo o equipo, es preciso mejorar la calidad de las reuniones.
Una reunión puede definirse como el proceso donde varias personas se juntan con un propósito común. La clave de esta definición es entender las reuniones como procesos. Sin un plan organizado que considere todos los componentes y variables elementales, una reunión puede convertirse en una perdida de tiempo donde un grupo se limita a discutir desordenadamente y sin continuidad de acción.
A nadie le gusta ser convocado a una reunión, que requiere un aporte personal de tiempo y esfuerzo, sin saber por qué o para qué. La falta de claridad en los objetivos, la impertinencia, el desconocimiento de la agenda y un mensaje incompleto o ambiguo sobre la necesidad de una reunión muy probablemente disminuyan la motivación en los participantes. Algunos ni siquiera se tomarán la molestia de asistir. Otros irán y, disconformes, no participarán ni aprovecharán los contenidos del encuentro.
"Es una total perdida de tiempo". "Se convoca a cualquiera y las personas indicadas no son siquiera informadas". "Debió comenzar hace 30 minutos, seguramente no saldremos a tiempo". "¿Por qué no nos atenemos al tema en vez de discutir detalles o asuntos irrelevantes?". "Si hablamos todos juntos, no nos entendemos". "Te dije, tres horas reunidos para nada. ¿A que conclusión se llegó?" Lo más grave sobre la insatisfacción reinante respecto a las reuniones es que la gente se guarda estos sentimientos en lugar de expresarlos y genera actitudes negativas que afectan otras áreas de su trabajo y de su vida.
Reunirse por el solo hecho de reunirse o porque la reunión figura en el calendario normalmente es una perdida de tiempo. Tal vez el mayor peligro sea institucionalizar la reunión en un grupo. Nos reunimos porque ya es nuestra costumbre o porque figura en la lista de tareas, incluso en el organigrama.
Desde luego, no es posible eliminar las reuniones. En todos los tiempos, las reuniones han servido para intercambiar ideas, información y conocimiento. Una reunión correctamente diseñada brinda muchos más beneficios que obstáculos, entre ellos: crea una identidad para el equipo de trabajo, ofrece un ámbito donde se pueden comentar los progresos y adversidades, brinda una oportunidad para generar soluciones creativas, fomenta compromiso con las decisiones, alienta el espíritu de colaboración y fija un rumbo compartido.
Qué tipo de Reuniones? Cuando decimos "reunión" solemos imaginarnos una formal junta de directorio o una asamblea de funcionarios con sus agendas y secretarios pero ignoramos gran parte del espectro de reuniones, tal vez las más frecuentes: reuniones con compañeros de trabajo para resolver un tema o tarea puntual que exige coordinación de funciones, reunión de padres en la escuela de nuestros hijos, reunión en la asamblea del barrio, del club o del colegio de profesionales, reunión con familiares y amigos para organizar un evento o una fiesta privada, etc... ¿Qué tipo de información y herramientas encontrará? Este Map le proveerá Modelos para Imprimir que lo ayudarán a diseñar, organizar, realizar y evaluar sus reuniones. - AGENDA DE REUNIONES - LISTA DE VERIFICACION (elementos de logística a tener en cuenta) - EVALUACION FINAL (mejora continua, para el líder/coordinador, para el asistente) - ACTAS - ORGANIZADOR DE REUNIONES (propósito, asistentes, aporte de los asistentes, temario, secuencia, resultados buscados, tiempo, recursos de apoyo, lugar, fecha, horario de inicio y finalización, instrucciones, logística)