1. Generalidades
2. Descripción de la Organización
3. Los siete estadios
4. Definiciones básicas
5. Teoría de sistemas valida al desarrollo de sistemas por Hugo Valdez
6. Modelos conceptuales

CAPÍTULO I

Generalidades

ANÁLISIS DE SISTEMAS BLANDOS DE LA EMPRESA PLÁSTICOS RIMAC.S.R.L

Objetivo General

- Analizar e identificar los problemas que surgen en la Empresa Plásticos Rimac S.R.L.

Objetivos Específicos

• Identificar las áreas que generan los problemas del desempeño de la empresa.

• Identificar las amenazas y debilidades que surgen en la empresa.

Localidad e Institución donde se desarrolla la Investigación

Empresa de Plásticos Rimac. S.R.L

Justificación de la Investigación:

La realización de presente trabajo, tiene como finalidad obtener información sobre sistemas blandos dentro de esta organización, logrando ver y entender como es su desarrollo de la organización.

Duración Estimada

3 meses

CAPÍTULO II

Descripción de la Organización

Denominación Social

Plásticos Rimac. S.R.L

Reseña Histórica

En 1997 del mes de Abril, se inició la Empresa "Plásticos Rimac S.R.L." siendo como dueño Jorge Carpio Fernández, quien se hizo responsable de las acciones que tomaba la empresa para su beneficio y así ser un competidor fuerte en el mercado de Plásticos hasta la actualidad.

Ubicación Geográfica:

Dirección:

Calle: Nicolas Cuglivan Nº 175 – Chiclayo

Teléfono:

074-490255 – 0198314268

Objetivos:

• Mediano Plazo: Tener local propio el cual pueda satisfacer las funciones de la Empresa.

• Corto Plazo: Tener una organización mas eficaz.

Fines

"Ser lideres en las ventas de Plásticos a nivel local y nacional"

Principios

• Toda información de la empresa no se recoge ni elaboran con procedimientos desleales o ilícitos, ni se utilizan con fines contrarios.

Políticas

• Todo el personal debe mantener limpias las áreas que laboran.

Visión:

Ser la mejor opción de la diversidad material del plástico en Chiclayo en un mercado competitivo, comprometiéndonos con nuestros clientes, proveedores y con todo el personal que esta involucrado en este proceso y servicio a la sociedad.

Misión:

PLASTICOS RIMAC S.R.L , es una empresa creada para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y cuyo objetivo es darle un valor agregado a sus productos y sus servicios con costos competitivos, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relación precio/valor, que les permita penetrar en los mercados con rapidez y seguridad.

Así, afianzando el cumplimiento de la calidad requerida, mediante un trabajo de mejora continúa de esta empresa.

Estructura Orgánica

Análisis FODA

Debilidades	Fortalezas
Contar con poco personal	Personal muy activo
Falta de Organización	Ser una empresa grande
El no contar con manual de la empresa	Personal confiable
No hay control de stock de productos.

Amenazas	Oportunidades
Fuertes competidores	Generar mayor productividad
Auditoria de contabilidad	Reducir los precios para mayor venta

MOF

Esta empresa no cuenta con un manual de organización funcional, al no contar con MOF nosotros estaremos proponiendo; esto es una desventaja para empresa ya que es muestra de una debilidad.

CAPÍTULO III

Los siete estadios

ESTADIO I

Problema no estructurado

Situación problema no estructurada.

• Deficiencia en los datos de stock de productos a la hora de realizar las compras.

• Mala estructura de organización.

• Deficiencia en los datos de stock de productos a la hora de realizar las ventas.

• Deficiencia al realizar las compras.

• Deficiencia al realizar las ventas.

• No cuenta con un sistema de registro de datos computados, el registro es manual.

• Deficiencia en el área de almacenes.

• Falla de organización en almacenes para la búsqueda de productos.

• Demora en la atención al cliente.

ESTADIO II

Situación problema expresada

ESTADIO III

Definiciones básicas

LAS DISCIPLINAS CENTRALES: CONTRUYENDO LA ORGANIZACIÓN INTELIGENTE

DOMINIO propio:

Se ha detectado que en área de ventas la mayoría de trabajadores toman bien en cuenta su trabajo sin dejar de lado las Normas en que se basa la empresa.

MODELOS MENTALES:

No se ha detectado modelos mentales

VISION COMPARTIDA:

En esta empresa la visión compartida no es muy practicada por la organización; el gerente con el guía comparten sus visiones, ideas de mejorar la organización y mejor calidad de vida para sus empleados.

APRENDIZAJE EN EQUIPO:

En el área de almacenes con los de venta interactúan tratando de coordinar su trabajo en conjunto para tener una mayor eficiencia en el trabajo; de cierto modo a pesar de las dificultades que hay en el organizar un control manual.

APERTURA:

En esta empresa se ha detectado que la apertura es muy importante al menos la participativa, por la cual los trabajadores exponen sus ideas de la forma más sencilla, logrando aplicar las ideas de todos los trabajadores de la empresa; en la apertura reflexiva sirve de mucho, pues cuestionan sus propias ideas descartando las menos importantes para aplicarlas en su trabajo.

LOCALISMO

En esta empresa el localismo no esta siendo muy practicada, puesto que el guía es el encargado de indicar las acciones de los trabajadores; por otro lado en el área de almacenes se les da libertad para poder desenvolverse de la mejor manera, como por ejemplo: "Se les da a ellos la libertad de ordenar los productos de la mejor manera en esta área obteniendo mayores resultados".

Localismo significa liberar el compromiso, dando a la gente libertad de actuar, poner a prueba sus propias ideas y ser responsable de los resultados.

Teoría de sistemas valida al desarrollo de sistemas por Hugo Valdez

ACCIÓN INTEGRADA:

La EMPRESA PLASTICOS RIMAC S.R.L., el desarrollo de todas sus actividades son acciones integradas ya que el desarrollo de sus áreas conlleva a un único objetivo común, realiza sus actividades de forma interrelacionadas o integradas, evitando acciones separadas por cada una de su cuenta, sino lograr un objetivo, el que quiera lograr el sistema organizacional.

ACCION VITAL:

Si realiza una acción vital ya que todos están interrelacionados, por ejemplo si un empleado tiene conocimiento de algo pues decirlo y compartirlo y saber aplicarlo en la empresa, en donde una persona trabaje con otra, logrando voluntades comunes y así comprender a todo el sistema organizacional.

ACCION HACIA EL LOGRO:

La empresa realiza una acción hacia el logro ya que ellos tienen en mente la misión y los valores de la empresa ya que son los que en primera instancia sirven para integrar a todo el personal, y las metas que se fijan en la empresa para que todas sus actividades vayan encaminadas hacia el logro.

TIPO DE PERSONAS:

Existen diferentes tipos de persona pero en esta empresa haciendo estudios de todo contamos en si con personas interdependientes en donde todos se apoyan e integran a una solo unidad, la interrelación.

MORFOGENESIS

Es la capacidad que tiene los sistemas organizacionales de modificar por si mismos su forma y estructura en cualquier etapa del tiempo. Los sistemas cerrados no tiene esta propiedad. Ya que el sistema a estudiar es un sistema abierto si se aplica la morfogénesis para mejorar al sistema de la empresa.

EQUIFINALIDAD

En LA EMPRESA PLASTICOS RIMAC S.R.L, se puede lograr sus resultados a través de diferentes condiciones iniciales, la misión y los objetivos que se han propuestos en esta empresa, pues ellos tiene en mente en realizar y hacerlas realizar utilizando distintas vías de alternativas, según como se presente las circunstancias.

Dice la empresa que la equifinalidad apunta hacia la supocisión, considera que las variables que se utilizan para formular una estrategia no son estáticas, más bien se estima que en cualquier etapa del tiempo, esas variables pueden variar.

DEFINICIÓN BÁSICA: ADMINISTRADOR

Sistema de actividad humana, es la primera autoridad de la empresa Plásticos Rimac S.R.L. conduce sus actividades, representa a toda la organización y lidera en la participación de los trabajadores en esta empresa, manifiesta su descontento por la mala organización que lleva la empresa a la hora de desarrollar sus actividades, y manifiesta el bajo conocimiento de las TIC"s en la empresa. Se espera que a través del desarrollo de las TIC"s se pueda mejorar el conocimiento de las TIC"s y así superar este problema.

• ANALISIS CATDWE

• Cliente: Clientes, proveedores, empleados.

• Actor: Administrador, organizador.

• Transformación:

E1: Mala estructura de la organización de sus actividades.

S1: Mejora de la estructura de la empresa.

E2: Desconocimiento de las TIC"s.

S2: Conocimientos de la estructura de su organización basados en TIC"s.

• Dueño: ADMINISTRADOR.

• Weltanshaunng: Mejorar la estructura de la organización haciendo uso de la TIC"s en la empresa PLASTICOS RIMAC S.R.L.

• Entorno: organizador.

DEFINICIÓN BÁSICA: ALMACENERO

Sistema de actividad humana, es responsable de administrar los almacenes de esta empresa, de ver sus entradas, salidas y stock. Expresa su problema por la falta de control de los productos que tiene la empresa, así como la demora en la búsqueda de productos de la empresa. Se espera que a través del desarrollo de las TIC"s se puedan mejorar el control y la búsqueda de los productos.

ANALISIS CATDWE

• Clientes: Vendedor, almacenero.

• Actor: Almacenero.

• Transformación:

E1: Falta de control de los productos de la empresa.

S1: Mejorar el control de los productos basados en TIC"s.

E2: Demora en la búsqueda de los productos.

S2: Mejorar la ubicación de los productos basados en TIC"s.

• Dueño: Administrador.

• Weltanshaunng: mejorar el control exacto del stock de productos dentro de esta área.

• Entorno: organizador

DEFINICIÓN BÁSICA: VENDEDOR

Sistema de actividad humana, representa al conjunto de personas encargadas de atender las necesidades de los clientes, expresan una serie de inconvenientes y se presentan como: la demora en las ventas de los productos y las fallas en el registro de ventas. Se buscan acelerar las ventas y mejorar los registros de ventas haciendo uso de las TIC"s.

• ANALISIS CATDWE

• Consumidores: Clientes

• Actor: Vendedor

• Transformación:

E1: Demora de las ventas de los productos.

S1: Acelerar las ventas de los productos.

E2: Fallasen los registros de ventas.

S2: Mejorar los registros de ventas basándonos en el uso de las TIC"s

• Dueño: Administrador.

• Weltanshaunng: Desarrollar el uso de las TIC"s para acelerar las ventas y así mismo llevar un registro de las ventas que se lleven acabo.

• Entorno: organizador

ESTADIO IV

Modelos conceptuales

¿Qué hacer para solucionar el problema?

MODELO CONCEPTUAL DE LA DEFINICIÓN BÁSICA: ADMINISTRADOR

MODELO CONCEPTUAL DE LA DEFINICIÓN BÁSICA: ALMACENES

ETAPA V

COMPARACIÓN 4 VS 2

COMPARACIÓN 4 VS 2: ADMINISTRADOR

ACTIVIDAD		Existe o No Existe	Mecanismo Presente		Medidas de Desempeño		Mecanismo Propuesto (Cambios)
Concientizar en la empresa la mala organización de sus actividades		NO	Existen algunos trabajadores que promueven el uso de de las TIC dando a conocer las mejoras en la empresa.		Estadísticas de encuestas sobre el uso de TIC para la organización.		Hacer capacitaciones, charlas para que los trabajadores entiendan lo importante que es uso de las TIC para organizar la empresa.
Dar a conocer a los trabajadores de la empresa los resultados favorables de la aplicación de las TIC en la organización de sus actividades		NO	La mayoría de los trabajadores no son concientes que el nivel del desempeño en sus actividades son muy deficientes a comparación de otras empresas.		Números de quejas por parte de los clientes.		Concientizar a los trabajadores en buscar mejoras para enfrentar esta situación para mejorar la imagen de la empresa.
Evaluar a los trabajadores para medir su nivel de Conocimientos en TIC		NO	No evalúan a sus trabajadores		Encuestar a los trabajadores para medir su nivel de capacitación y desarrollo en sus actividades.		Todos los trabajadores son concientes de su propia situación en la se encuentran y por eso tratan de mejorar.

COMPARACION 4 VS 2: ALMACENES

ACTIVIDAD		Existe o no Existe	Mecanismo Presente		Medidas de Desempeño	Mecanismo Propuesto
Conocer si los almaceneros aplican las TIC dentro de sus actividades.		NO	No hacen uso de TIC"s		Estadísticas de de encuestas de uso de TIC	Que el guía brinde charlas y capacitación sobre el uso de las TIC"s

COMPARACION 4 VS 2: VENTAS

ACTIVIDAD		Existe o no Existe	Mecanismo Presente	Medidas de Desempeño	Mecanismo Propuesto
Analizar si los vendedores aplican el uso de las TIC en sus respectivas actividades en la empresa.		NO	No hacen uso de TIC"s	Estadísticas de de encuestas de uso de TIC"s	Que el guía brinde charlas y capacitación sobre el uso de las TIC"s

ESTADIO VI

EVALUACIÓN DE LA FACTIBILIDAD

EVALUACION DE LA FACTIBILIDAD DENTRO DE LA EMPRESA PLASTICOS RIMAC S.R.L

Nombre de Actividad		FACTIBILIDAD
		TECNICA	OPERATIVA	ECONÓMICA
Concientizar en la empresa la mala organización de sus actividades		- Capacitaciones - Charlas para que los trabajadores entiendan lo importante que es uso de las TIC.	- Administrador.	- Costo de especiadirectorios para las capacitaciones y charlas.
Dar a conocer a los trabajadores de la empresa los resultados favorables de la aplicación de las TIC en la organización de sus actividades		- Equipos multimedia - Charlas en la Empresa	- Administrador	- Costo de alquiler de conjunto multimedia.
Conocer si los almaceneros y los de ventas aplican las TIC dentro de sus actividades.		- Equipos multimedia. - Materiales. - Herramientas para hacer posible la evaluación para conocer si aplican las TIC"s	- Personal especializado en realización de encuestas - Administrador	- Costo de especiadirectorio - Costo de uso de conjunto y materiales.

ESTADIO VII

IMPLANTACIÓN EN EL MUNDO REAL

PLAN DE ENTREVISTAS

Nº	PERSONA A ENTREVISTAR					CARGO				JUSTIFICACIÓN
01	Jorge Carpio Fernández					ADMNINISTRADOR				Obtener información del ocupación.
02	Jhony Carpio Fernández					ALMACEN				Obtener información en el área de almacén
03	Carlos Campos Gutiérrez					ALMACEN				Obtener información en el área de almacén
04	Paúl Gonzáles Barrantes					Ventas				Obtener información en el área de ventas
05	Elvis Cajahuanca Gutiérrez					Ventas				Obtener información en el área de ventas

PLAN DE ENTREVISTA – ÁREA VENTAS

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro.

Fecha: 06 de septiembre del 2007.

Objetivo General:

• Obtener información del proceso de ventas y sus respectivas ocurrencias.

Objetivos Específicos:

• Conocer todas las transacciones que se hacen en el área de ventas de la empresa "PLASTICOS RIMAC S.R.L.".

• Conocer las políticas de la empresa en cuanto a las ventas.

• Eficiencia del sistema actual.

Fecha Límite:

• Inicio: 08 de septiembre del 2007.

• Fin: 09 de septiembre del 2007.

Personal a Entrevistar:

• 1º Nombres y Apellidos: Elvis Cajahuanca Gutiérrez.

• Área: Ventas.

• Cargo: Vendedor.

• Objetivo General: Desempeñarse correctamente en el área que labora.

• Objetivo Específico: Realizar con cuidado las ventas, verificando el producto al momento de la entrega al cliente.

• Lugar de Aplicación: PLASTICOS RIMAC S.R.L.

• Tipo de Entrevista: Manual ( Block de Notas )

• Tipo de directorio: Personal.

• Materiales a emplear: fascículo, lápiz, borrador.

FICHA PRELIMINAR DE ENTREVISTA - ÁREA VENTAS

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro.

Fecha: 08 de septiembre del 2007.

Apellidos y Nombres del personal selecto:

• Elvis Cajahuanca Gutiérrez.

Cargo: Ventas.

Antigüedad en la Empresa: 2 años.

1. ¿Qué días y horas de la semana se encuentran disponible para la entrevista?

a) Lunes b) Martes c) Miércoles d) Jueves

e) Viernes f) Sábados g) Domingo

Hora: De 9:00a.m a 9:30 a.m. y De 6:30P.m a 7:00P.m

2. ¿Qué instrumentos podemos utilizar para la entrevista?

a) Block de Notas b) Cámara Fotográfica

c) Video Grabadora d) Grabadora Fotográfica

3. ¿Donde prefiere que se le entreviste?

a) En su área de trabajo b) Fuera de su área de trabajo

c) Es indiferente

FICHA DE OBSERVACIÓN - ÁREA VENTAS

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 08 de septiembre del 2007.

Área: Ventas

Proceso: Ventas

Descripción:

• El cliente llega a la empresa solicitando un producto, en seguida el encargado de ventas lo atiende y recurre a su directorio de precios para buscar el producto mediante el nombre, enseguida el vendedor informa el precio del producto solicitado al cliente.

Ocurrencias:

• Billetes y monedas falsas.

• Descuento por volumen de compra.

• Normalmente hay crédito para los clientes.

Conclusiones:

• En el área de ventas se presentan muchos problemas como la entrega de billetes y monedas falsas por parte de los clientes, los cuales se pueden superar mediante un cuidado por parte del vendedor y a la vez utilizando detectores para el problema antes mencionado.

Recomendaciones:

• Que el vendedor sea cuidadoso al momento de la venta de los productos.

• Verificar la fecha de calidad de los productos al momento que el vendedor entrega los productos al cliente.

REALIZACION DE LA ENTREVISTA

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro.

Fecha: 09 de septiembre del 2007.

Personal a entrevistar: Elvis Cajahuanca Gutiérrez

Tiempo estimado: 30 min.

• 1) ¿Utilizan estrategias para llegar a los clientes?

Brindamos buen trato a los clientes dándoles información exacta sobre los productos que solicitan explicándoles sobre la calidad del producto.

2) ¿Qué políticas tiene la empresa "PLASTICOS RIMAC S.R.L."?

La puntualidad, porque si yo llegara tarde tendría que recuperar las horas perdidas fuera de horario.

Si yo requiero de algún producto me deberé de registrar como todo cliente, mi sueldo es fijo y además no es permitido fumar dentro de la empresa, ni tampoco puedo recibir visitas en horas de trabajo salvo emergencias.

También que nos dediquemos bien a nuestro trabajo por ejemplo el trato con el cliente, brindándoles la mejor atención.

3) ¿Puedes realizar bien las ventas con la forma de trabajo que tiene la empresa?

Bueno la manera en que realizamos una venta es de manera manual, nosotros mismos tenemos que solicitar la directorio y ordenarlas por orden alfabético, una copia para cada vendedor.

4) ¿Crees tú que mejoraría con la implementación de un sistema?

Creo que eso es lo que necesita esta empresa, un sistema de venta donde podamos buscar productos, ver nuestro stock de productos para poder realizar la venta con toda confianza de no cometer errores, ya que en la forma actual es manual y tenemos inconvenientes, a la hora de dar precios a los clientes, se pierde tiempo y en temporadas de mayor venta se pierde clientes, sería lo contrario si se contara con un sistema.

5) ¿Qué pasaría si un cliente devuelve el producto?

No se aceptan devoluciones, solo cambios que se efectúen el mismo día, ya sea por equivocación del cliente o mía.

6) ¿Qué promociones les brindan sus proveedores?

Actualmente no están brindando ningún tipo de promociones. Pero en temporadas de mayor ventas enviaban polos con un logotipo de cada marca de proveedores.

7) ¿Frente a la competencia que crees que le faltaría a tu empresa?

Tener más stock, tener los productos nuevos que el cliente busca, más campañas y más publicidad, igualmente mejorar en el ambiente para la atención al cliente, un local mas amplio seria mucho mejor.

8) ¿Cuáles son los días de mayor demanda de ventas en la empresa?

Los días martes jueves.

9) ¿Qué documentación maneja usted, o que tipo de comprobante para emitir al cliente?

Los comprobantes que manejamos son la Boleta de Venta y la Factura.

10) ¿De que manera se realiza una venta?

El cliente llega a la tienda, solicitando los productos a comprar, se le hace su directorio de compras (se tiene en cuenta si el cliente compra al por mayor o por menor), se le cotiza el importe a cancelar y luego se dirige a realizar el revancha correspondiente, ahí se le entrega su boleta o factura dependiendo de lo que solicite el cliente.

ANALISIS DE LA ENTREVISTA - ÁREA VENTAS

FICHA POST ENTREVISTA

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Objetivos Alcanzados:

Específicos:

• Conocer todas las transacciones que se hacen en el área de ventas de la empresa "Plásticos RIMAC S.R.L.".

¿Se logró? ¿Por qué?

Si, porque respuesta fue entendible para nosotros a la pregunta realizada en la entrevista acerca de cómo se realizan las ventas. Logramos ver las políticas de la empresa en cuanto a las ventas por ejemplo si el cliente compra al por mayor tiene un precio mas cómodo y si el cliente compra al por menor se le da un precio de unidad.

Se logro, porque obtuvimos información de la manera como trabaja la empresa en las ventas su forma de trabajo es manual.

Se logro ver ciertos problemas a la hora de realizar las ventas, inconvenientes que se puede mejorar con la implementación de un sistema para realizar la venta de una manera más rápida y eficiente.

General:

• Obtener información del proceso de ventas y sus respectivas ocurrencias.

¿Se logró? ¿Porque?

Si se logro, porque su explicación se baso en la manera de cómo se efectúan todos los movimientos de las ventas; logramos recopilar la mayor información posible para poder entender su forma de trabajo y poder ver todas sus acciones.

Resumen:

• Se solicito el aprobación al Administrador para realizarle la entrevista, y nos dio la autorización para aplicar la entrevista a los encargados de Ventas, llevando como material Block de Notas y lápiz, la cual tuvo una duración de 30 minutos.

Conclusiones:

• En la entrevista realizada obtuvimos buenos resultados los cuales ayudaron a cumplir nuestros objetivos planteados.

Recomendaciones:

• Capacitar al personal para conocimiento de las decisiones que se toman en la empresa; esto ayudaría mucho al crecimiento de esta empresa.

REGLAS DEL NEGOCIO

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 03 de septiembre del 2007.

Regla Nº 01:

• Los cambios de los productos se realizan el mismo día en que se efectúa la venta con la presencia del cliente que realizo la compra.

Excepciones:

• En el caso que el cambio lo quiera realizar algún familiar o un cliente especial.

Regla Nº 02:

• Si el empleado desea adquirir (comprar) productos en la tienda se le considera como cliente.

Regla Nº 03:

• Si ocurre alguna perdida de productos en la Tienda se le descontará al empleado que estuvo de turno.

Regla Nº 04:

• Atiende un horario corrido.

Excepciones:

• A excepción que ocurra algún problema.

Regla Nº 05:

• Solo hay crédito en la empresa para clientes que superen un monto de compra específico y se regirán a una forma de revancha de acuerdo a la decisión del guía y cliente.

Regla Nº 06:

• Se efectúan descuentos de acuerdo al monto de venta por mayor.

Excepciones:

• Solo si la venta es al por menor.

Regla Nº 07:

• Cuando el stock esta agotado o por agotarse, el organizador efectuara el pedido a sus proveedores.

Excepciones:

• En caso de ausencia del organizador para los pedidos que se realizan a los proveedores, la Administradora efectuará el pedido.

PLAN DE ENCUESTA A LOS CLINTES - ÁREA VENTAS

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro.

Fecha:

Objetivo General:

• Conocer la opinión de los clientes acerca de la forma de atención en el área de ventas en la empresa.

Objetivo Específico:

• Saber si la empresa necesita la implementación de nuevos productos de reconocidas marcas.

• Conocer la necesidad de nuevos servicios.

Encuestadores:

• Ochoa Saavedra César Ramiro.

Población: Clientes de la empresa "PLASTICOS RIMAC S.R.L."

Número: 100

Muestra: 30

Lugar de Aplicación: En el interior de la empresa "Plásticos RIMAC S.R.L."

Fecha de Inicio: 09/09/2007

Fecha Final: 12/09/2007

Materiales:

• Hoja de Preguntas.

• Lapicero.

Temas a tratar:

• Proceso de Ventas.

• Proceso de Cambios.

ENCUESTAS A LOS CLIENTES DE "PLASTICOS RIMAC S.R.L"

1. ¿Está usted de acuerdo con las marcas de productos ofrecidos en la empresa Plásticos Rimac S.R.L?

Si ____________ No____________

2. ¿Cómo considera el precio de los productos ofrecidos?

Barato ____________ Caro ____________ Muy Caro____________

3. ¿Cómo califica la atención que brinda la empresa Plásticos Rimac S.R.L?

Mala ____________ Buena ____________ Regular____________

4. ¿Qué tipo de promociones le gustaría recibir?

Obsequios____________ Precios ____________ Bajos____________

Otros _______________

5. ¿Recibe obsequios por parte de la empresa?

Si ____________ No____________

6. ¿Cree usted que debería haber más personal en el área de ventas?

Si ____________ No____________

7. ¿Qué otros servicios le gustaría que la empresa tenga?

Delivery____________ Sorteos para los clientes____________

Otros ______________

8. ¿Le gustaría que la empresa brinde crédito?

Si ____________ No____________

9. ¿Desearía que la empresa tenga una mejor exhibición de sus productos?

Si ____________ No____________

FICHA DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS – ÁREA ALMACENES

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 02 de Setiembre del 2007

Actualmente esta empresa no tiene ningún tipo de documento en el área de almacenes, pero anteriormente llevaban el control de entradas y salidas de productos por medio de 2 cuadernos uno de entradas y otro de salidas.

La falta de un control en esta área podría ocasionar problemas a la hora de tomar decisiones administrativas, por ejemplo de compras al no conocer la cantidad de productos que se encuentran en almacenes, podríamos estar solicitando productos que aun quede en almacén, esto ocasionaría problemas a la hora de realizar revanchas, a los proveedores, y no solo eso afectaría a la empresa en su totalidad, en vez de comprar solo lo necesario cumpliendo con todo correctamente como debe de funcionar.

PLAN DE ENTREVISTA – ÁREA ALMACENES

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 05 de septiembre de 2005.

Objetivo General:

• Obtener información del proceso de Almacenes y sus respectivas ocurrencias.

Objetivos Específicos:

• Conocer todas las transacciones que se hacen en el área de ventas de la empresa Plásticos Rimac S.R.L.

• Conocer las políticas de la empresa en cuanto a los almacenes.

• Eficiencia del sistema actual.

Fecha Límite:

• Inicio: 08 de septiembre del 2007.

• Fin: 09 de septiembre del 2007.

Personal a Entrevistar:

• Nombres y Apellidos: Jhony Carpio Fernández.

• Área: Almacenes.

• Cargo: Controlar entradas y salidas de almacenes.

• Objetivo General: Desempeñarse correctamente en el área que labora.

• Objetivo Específico: Realizar con cuidado las ventas, verificando el producto al momento de la entrega al cliente.

• Lugar de Aplicación: Plásticos Rimac S.R.L."

• Tipo de Entrevista: Manual (Block de Notas)

• Tipo de directorio: Personal.

• Materiales a emplear: fascículo, lápiz, borrador.

FICHA PRELIMINAR DE ENTREVISTA – ÁREA ALMACENES

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 08 de septiembre del 2007.

Apellidos y Nombres del personal selecto:

- Jhony Carpio Fernández.

Cargo: Almacenero

Antigüedad en la Empresa: 3 años.

1. ¿Qué días y horas de la semana se encuentran disponible para la entrevista?

a) Lunes b) Martes c) Miércoles d) Jueves

e) Viernes f) sábado g) Domingo

Hora: De 9:00a.m a 9:30 a.m. y De 6:30P.m a 7:00P.m

2. ¿Qué instrumentos podemos utilizar para la entrevista?

a) Block de Notas b) Cámara Fotográfica

c) Video Grabadora d) Grabadora Fotográfica

3. ¿Donde prefiere que se le entreviste?

a) En su área de trabajo b) Fuera de su área de trabajo

c) Es indiferente

FICHA PRELIMINAR DE ENTREVISTA – ÁREA ALMACENES

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 08 de septiembre del 2007.

Apellidos y Nombres del personal selecto:

- Carlos Campos Gutiérrez.

Cargo: Almacenero

Antigüedad en la Empresa: 4 años.

1. ¿Qué días y horas de la semana se encuentran disponible para la entrevista?

a) Lunes b) Martes c) Miércoles d) Jueves

e) Viernes f) sábado g) Domingo

Hora: De 9:00a.m a 9:30 a.m. y De 6:30P.m a 7:00P.m

2. ¿Qué instrumentos podemos utilizar para la entrevista?

a) Block de Notas b) Cámara Fotográfica

c) Video Grabadora d) Grabadora Fotográfica

3. ¿Donde prefiere que se le entreviste?

a) En su área de trabajo b) Fuera de su área de trabajo

c) Es indiferente

FICHA DE OBSERVACIÓN – ÁREA ALMACENES

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Fecha: 09 de Septiembre del 2007

Área: Almacén

Proceso: Controlar las salidas y entradas de productos.

Descripción: El Área de almacén tiene por finalidad actualizar el stock, el cual aumenta después que se ha realizado una compra, y ya haya llegado el artículo, la disminución del stock se da después de haber realizado una venta; mediante almacén podemos saber cuales son los artículos existentes. Éste proceso también tiene la función de reportar cuando un artículo alcanzó el stock mínimo, lo cual indica que éste debe ser reabastecido.

Conclusiones:

En el área de almacén existen algunos inconvenientes como el retraso en la actualización del stock por parte del encargado del almacén, generando una confusión al momento de entregar los estados del almacén al dueño, debido a que lo que se informa en papeles no coordina con lo físico, este inconveniente se podría superar con la implementación de un sistema que controle tanto las entradas y salidas de los productos que ingresan al área de almacén.

Recomendaciones:

Que el almacenero sea cuidadoso a la hora del ingreso y la salida de productos.

Verificar la fecha de calidad de los productos al momento del ingreso de los productos por parte del proveedor hacia los depósitos de esta misma empresa la salida de los productos hacia el área tienda.

REALIZACION DE LA ENTREVISTA – ÁREA ALMACENES

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro Fecha: 09 de septiembre del 2007.

Personal a entrevistar: Jorge Carpio Fernández

Tiempo estimado: 30 min.

1.- ¿En la actualidad cuenta el área de almacén con algún sistema?

En la actualidad no cuenta con algún sistema la empresa Plásticos RIMAC.

2.- ¿Cuantos almacenes existen en la empresa plásticos RIMAC?

En total hay 2 depósitos y 3 almacenes; los depósitos están ubicado uno por Sáenz peña y el otro por la salida de Ferreñafe y con respecto a los 3 almacenes se encuentran en la misma tienda.

3.- ¿Cuáles son las causas que producen ineficiencia del trabajo actual (si es que lo hubieran)?

En la hora de elaborar los informes sobre almacén que son solicitados por el guía de la tienda como es el stock de los productos, no siempre son exactos los números de artículos que se detallan ya que a veces no concuerdan con lo físico que existen en almacén.

4.- ¿Cada que cantidad de artículos realiza los pedidos a los depósitos?

Es variado ya que depende de los tamaños de los productos, por ejemplo hay algunos productos como son baldes grandes que solo se transporta del deposito a tienda directamente ya que por el espacio que es reducido en los almacenes, por eso una cantidad exacta que pueda mencionarte es difícil por la cantidad de artículos diferentes que existen en la empresa plásticos RIMAC; lo cual creemos conveniente sería bueno separarlos por categorías para poder dar una cantidad de acuerdo a su categoría.

5.- ¿Cada que cantidad de artículos empieza a realizar la directorio de compras para los depósitos y almacén?

Cuando en cantidad bruta de cada clase de artículos estén en un ¼ pociento de su total de cada clase.

6.- ¿Qué políticas aplican a la hora de ordenar los productos en los depósitos?

Bueno en los almacenes se ordenan dependiendo de la calidad de los productos por ejemplo tienen productos de primera calidad y productos de segunda o material de reciclado mas barato; por la cual están separadas por almacenes de esta manera. Y es el almacenero el que se encarga de solicitar productos de los depósitos, y si falta en este último se registra en la directorio de productos faltantes para luego ser emitida al guía.

7.- ¿Crees tú que mejorarías tu trabajo que realizas en el área de almacén con la implementación de un sistema?

Claro que mejoraría ya que hubiera más control cuando entran los productos de que provienen del área de compras y hubiera más control de los productos que son solicitados por el área de ventas.

ANALISIS DE LA ENTREVISTA – ÁREA ALMACENES

FICHA POST ENTREVISTA

Responsable: Ochoa Saavedra César Ramiro

Objetivos Alcanzados:

Específicos:

Conocer todos los procesos que se realizan en el área de almacén de la empresa Plásticos Rimac S.R.L.

¿Se logró? ¿Por qué?

Si, porque las respuestas del almacenero fueron entendibles aunque no con un nivel que se esperaba, pero a través de esta entrevista me quedo en claro como trabajaban en el área de almacén.

¿Se logró? ¿Por qué?

Si se logro, ya que las políticas indicadas en la respuesta fueron claras.

General:

Obtener información del proceso de almacén y sus respectivas ocurrencias.

¿Se logró? ¿Por qué?

Si se logro, porque su explicación se baso en la manera como se efectuaba los procesos dentro del almacén.

Resumen:

Se solicito el aprobación al guía para realizar la Entrevista, el guía no me pudo atender a la primera vez que fui pero me cito un dia especifico donde pueda ser mi entrevista a la persona encargada de almacén, Entreviste al almacenero llevando como material Block de Notas y lápiz, la cual tuvo una duración de 30 minutos.

Conclusiones:

En la entrevista realizada obtuve buenos resultados los cuales me ayudaran a cumplir mis objetivos que me he planteado.

Recomendaciones:

Deben ser cuidadosos los encargados de almacén al momentos de controlar las entradas y salidas de los productos.

Bibliografía

http://www.deinsa.com

 

 

 

Autor:

Cesar Ochoa Saavedra

csaramiro[arroba]hotmail.com