- Introducción
- Definición de técnica de auditoria
- Definición de procedimiento de auditoria
- Diferencia entre técnica y procedimiento de auditoria
- Naturaleza, alcance y oportunidad de aplicación
- Ejemplos prácticos
- Definición de papeles de investigación
- Objetivo e importancia
- Preparación, contenido y estructura general
- Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de investigación
- Clases de papeles de investigación
- Marcas de auditoria e índices de referencia
- Archivos
- Relación de los papeles de investigación con las técnicas y procedimientos
- Conclusiones
- Bibliografía
A través de este investigación, desarrollaremos una visión general sobre las Técnicas y Procedimientos de Auditoria, así como de Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los Papeles de Trabajo intrínsecamente de la Auditoria en las empresas.
Por medio de dicha visión crearemos las bases para un análisis y estudio de la Auditoría como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes económicos donde en un futuro laboremos como Contadores Públicos y Auditores.
- Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias.
Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son métodos accesibles para obtener material de evidencia.
- DEFINICIÓN DE TÉCNICA DE AUDITORIA
Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros.
- DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
Las técnicas son las herramientas de investigación del Contador Público y los procedimientos la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular.
Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución.
- DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar acabo, el alcance es la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad es la época en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas.
- NATURALEZA, ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE APLICACIÓN
- EJEMPLOS PRACTICOS
- TECNICA
- ¿Qué hace realmente la entidad?,
- ¿Cómo lo hace?,
- ¿Para qué lo hace?,
- ¿Quiénes son sus propietarios?
- ¿Cuáles sus clientes?
- PROCEDIMIENTO
ASIENTOS DE AJUSTE
Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la auditoria, deben tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas para que cualquier persona que no este familiarizada con las transacciones a que se refieren, pueda comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un asiento que diga: "Para ajustar cargo de Los tres, S.A.", sino más bien: "Para corregir cargo por un ventilador eléctrico, según factura a Los tres, S.A. del 10 de agosto del 2004, comprobante 861". Esto hará posible que si el cliente pide el comprobante clasificado equívocamente pueda encontrársele con facilidad, ya sea que se haya archivado por congregación alfabético o aritmético.
-
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los apuntes e averiguación obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
- DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO
- OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los papeles de investigación es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de investigación, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, apuntes para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base de análisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de investigación son:
- Facilitar la preparación del informe.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
- Proporcionar averiguación para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
- Coordinar y organizar todas las fases del investigación.
- Proveer un registro histórico permanente de la averiguación examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.
- Servir de guía en revisiones subsecuentes.
- Cumplir con las disposiciones legales.
Para realizar el investigación de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de investigación. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un investigación completo y libre de averiguación superflua y organizar los papeles de investigación en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los papeles de investigación, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los apuntes significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia sobrepuesto necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.
Cualquier averiguación o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de investigación. A medida que el profesional avanza en su investigación debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de investigación, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el investigación.
Los papeles de investigación no están limitados a averiguación cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el investigación efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y incumplir otros y su opinión respecto a la calidad de la averiguación examinada, lo cuerdo de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.
Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del investigación del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de investigación deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de investigación.
- cliente y ejercicio a revisar
- fecha
- nombre y apellidos del sujeto
- objeto de los mismos
- cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado
8.2. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES
- Evidencia que los estados contables y demás averiguación, sobre los que va a opinar el laborioso, están de acuerdo con los registros de la empresa.
- Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.
- Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.
- Prueba de que el investigación fue bien ejecutado, supervisado, revisado.
- Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.
- Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.
- Detalle de las contrariedades en el investigación y soluciones a las mismas.
NO DEBEN CONTENER:
- no ser falsificación de la contabilidad de la empresa
- no ser falsificación de los estados financieros
- no ser falsificación de la auditoria del año pasado.
8.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de investigación deben contener los requisitos mínimos siguientes:
- El nombre de la compañía sujeta a examen
- Área que se va a revisar
- Fecha de auditoria
- La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.
- Fecha en que la cédula fue preparada
- Un adecuado sistema de referencias intrínsecamente del conjunto de papeles de investigación
- Cruce de la averiguación indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan
- Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones
- Fuente de obtención de la averiguación
- Los saldos ajustados en los papeles de investigación de cada cédula analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.
PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJO
- ¿La averiguación que contienen los papeles es necesaria para auditoria?
- ¿se puede presentar esta averiguación de forma mejor?
- ¿debe darse algún dato más para su comprensión?
-
-
Los papeles de investigación son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de investigación estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote, organización estándar de papeles de investigación) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de investigación. Facilitan la delegación de investigación a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.
- NATURALEZA
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de investigación constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna averiguación confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de investigación, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.
- CONFIDENCIALIDAD
- PROPIEDAD
Los papeles de investigación son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del investigación efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener apuntes que merezcan considerarse confidenciales, esta obligado a mantener absoluta discreción respecto a la averiguación que contienen.
Es decir, los papeles de investigación son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, apuntes o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
-
- NATURALEZA, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO
- CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
- Papeles de uso continuo.
- Papeles de uso temporal.
Por su contenido
- Hoja de investigación.
- Cédulas sumarias o de Resumen.
- Cédulas de detalle o descriptivas.
- Cédulas analíticas o de comprobación.
-
Los papeles de investigación pueden contener averiguación útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de facturas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un prontitud especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de investigación pueden contener averiguación útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el prontitud de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
- POR SU USO:
- POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseño y contenido los papeles de investigación son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del investigación de auditoria papeles clave cuyo contenido esta más o menos definido.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del investigación. Entre estos están:
- Planificación de auditoria
- Hojas de investigación
- Cédulas sumarias o de resumen
- Cédulas de detalle
- Cédulas narrativas
- Cédulas de hallazgos
- Cédulas de notas
- Cédulas de marcas
Papeles de investigación preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:
- Estados financieros
- Conciliaciones bancarias
- Manuales
- Organigramas
- Planes de investigación
- Programación de actividades
-
- Informes de labores
Papeles de investigación obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:
- Confirmaciones de saldos
- Interpretaciones auténticas y normativa publicada
- Decretos de creación de unidades
- Opiniones Jurídicas
- Opiniones Técnicas
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
- Trsobrepuestoes.
- Eventuales.
Las trsobrepuestoes, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; intrínsecamente de estas se encuentran las:
- Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
- Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de facturas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de investigación, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.
-
-
Para facilitar la trascripción e interpretación del investigación realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos investigacións repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de investigación, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.
En la práctica la utilización de marcas de investigación realizado es de lo más común y facilita por un lado la trascripción del investigación que realiza el auditor ejecutante, y por otro la interpretación de dicho investigación como el proceso de revisión por parte del supervisor.
También en la práctica debido a que hay ciertos investigacións repetitivos de una manera constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que signifique siempre lo mismo.
La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el investigación. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas.
MARCAS DE AUDITORIA
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Ù
Sumado (vertical y horizontal)
Cumple con atributo clave de control
£
Cotejado contra libro mayor
?
Cotejado contra libro auxiliar
¥
Verificado físicamente
»
Cálculos matemáticos verificados
W
Comprobante de cheque examinado
@
Cotejado contra fuente externa
A-Z
Nota explicativa
N/A
Procedimiento no aplicable
H1-n
Hallazgo de auditoria
C/I1-n
Hallazgo de control interno
P/I
Papel de investigación proporcionado por la Institución
- MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO
- INDICES DE REFERENCIA
Para facilitar su localización, los papeles de investigación se marcan con índices que indiquen claramente la sección del prontitud donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite.
En términos generales el congregación que se les da en el prontitud es el mismo que presentan las facturas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán primero, los relativos a facturas por cobrar después, hasta opinar con los que se refieran a las facturas de gastos y facturas de congregación.
Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos.
A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabético-aritmético por ser el de uso mas generalizado en la práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican facturas de activos, las letras dobles indican facturas de pasivo y capital y las decenas indican facturas de resultados:
La letra o número: Para las facturas de:
A
Caja y bancos
B
montantes por cobrar
C
Inventarios
U
Activo fijo
W
Cargos diferidos y otros
AA
Documentos por pagar
BB
montantes por pagar
EE
Impuestos por pagar
HH
Pasivo a largo plazo
LL
Reservas de pasivo
RR
Créditos diferidos
SS
elemental y reservas
10
Ventas
20
Costos de ventas
30
Gastos generales
40
Gastos y productos financieros
50
Otros gastos y productos.
-
- MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA
Para la conservación de los papeles de investigación se reconocerán tres tipos de archivos: permanente, general y corriente. Las características y usos de cada tipo son las siguientes:
- PERMANENTE
- ARCHIVOS
Contendrá averiguación útil para el auditor en futuros investigacións de auditoría por ser de interés continuo y cumplirá los siguientes propósitos:
- Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por varios años.
- Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rápido de las políticas, organización y funciones de las diferentes unidades de la Corte de montantes de la República y leyes aplicables.
Entre la averiguación que contendrá el archivo permanente está:
- Leyes y normas
- Organigramas
- Políticas y manuales
- Detalle de personal clave de la Corte
- GENERAL
Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoria y que podrán ser utilizados para períodos subsecuentes. Entre los que están:
- Estados financieros
- Planes anuales de investigación
- Programas de auditoria
- Hojas de investigación
- Borrador e informe final de cada examen
- CORRIENTE
Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas a cada una de las facturas o áreas específicas y corresponden al período sujeto a examen. Constituyen el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento a las normas de auditoria.
-
La relación que hay entre papeles de investigación con técnicas y procedimientos, es que por medio de estas vamos a obtener la averiguación y evidencia necesaria para su cabala elaboración, ya que intrínsecamente de las técnicas tenemos: Ocular, Verbal, Escrita, reportaje, Inspección Física. Y a la combinación de dos o más de estas técnicas o conjugación de dos o más procedimientos de Auditoria derivan los programas de auditoria y al conjunto de programas de auditoria se le denomina Plan de Auditoria.
- EJEMPLO PRACTICO
AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS
| LA INDUSTRIA, S.A. | |||||||||
| SUMARIO DE CAJA Y BANCOS | PT: _______A | ||||||||
| Periodo al 31 de Diciembre del 2004 | Hecho Por: Grupo Nueve | ||||||||
| (en quetzales) | Fecha: 02-03-2005 | ||||||||
| Saldo Contabilidad 31-12-04 | Ajustes y/o Reclasifaciones | Saldo Anterior 31-12-04 | REF. | ||||||
| Debe | Haber | ||||||||
| Caja General | Q10,000.00 | Q2,500.00 | Q7,500.00 | A/1 | |||||
| Caja Chica | Q2,000.00 | Q945.00 | A/2 | ||||||
| Q895.00 | Q160.00 | ||||||||
| Banco Promotor, S.A. | |||||||||
| Monetarios | Q25,000.00 | Q6,000.00 | Q3,000.00 | Q28,000.00 | A/3 | ||||
| Banco de Occidente, S.A. | |||||||||
| Ahorro | Q3,000.00 | Q900.00 | Q3,900.00 | A/4 | |||||
| Totales | Q40,000.00 | Q6,900.00 | Q7,340.00 | Q39,560.00 | |||||
| De acuerdo con los procedimientos de Auditoria aplicaciones al rubro de Caja y Bancos al 31-12-04 | |||||||||
| podemos opinar que el saldo es cuerdo de conformidad con PCGA. | |||||||||
| f) _____________________ | |||||||||
| AUDITOR | |||||||||
| = Sumado | |||||||||
| = Cotejado contra Mayor | |||||||||
| EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A. | |||||||||
| AREA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS | PT: _______AA | ||||||||
| PERIODO AUDITADO: al 31 de Diciembre del 2004 | Hecho Por: Grupo Nueve | ||||||||
| Fecha: 02-03-2005 | |||||||||
| PROCEDIMIENTO DESCRIPCION | HECHO POR | REF. A P.T. | |||||||
| OBJETIVOS | |||||||||
| 1 | Comprobar la autenticidad de los fondos de efectivo y de las facturas bancarias propiedad de la empresa. | ||||||||
| 2 | Determinar si intrínsecamente de este rubro del balance, se presentan todos los fondos y facturas disponibles propiedad de la empresa. | ||||||||
| 3 | Verificar su adecuada presentación en el Balance General | ||||||||
| PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA | |||||||||
| 1 | Arqueo | ||||||||
| 2 | Confirmación Bancaria | ||||||||
| 3 | Conciliación de saldos | ||||||||
| 4 | Estudio y Análisis del movimiento | ||||||||
| 5 | Corte de ingresos y egresos | ||||||||
| 6 | Revisión de transferencias entre bancos | ||||||||
| 7 | Examen de hechos y transacciones posteriores | ||||||||
| 8 | Verificación de la valuación en moneda nacional | ||||||||
| 9 | Verificación de la valuación en moneda extranjera | ||||||||
| CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO | ||||
| EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A. | ||||
| AREA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS | PT: _______AAA | |||
| PERIODO AUDITADO: al 31 de Diciembre del 2004 | Hecho Por: Grupo Nueve | |||
| Fecha: 02-03-2005 | ||||
| DESCRIPCION | SI | NO | N/A | OBSERVACIONES |
| Segregación de funciones | ||||
| (Separación de labores?) | ||||
| Fianzas de fidelidad? | ||||
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