Introducción
En la República Dominicana, donde factores como la injusta administración pública y la falta de continuidad de proyectos, inciden de manera directa en el deteriorio de las establecimientos físicas de las instituciones oficiales, se aprecia la habilitación de instituciones estatales en locales no apropiados para su funcionamiento, y en aquellos casos en que se prevé la construcción de una empresa pública no se toma en cuenta que el área destina al fichero sea apropiada a tales fines.
En lo que respecta de manera específica al Poder Judicial, se han tomado las medidas pertinentes de manera progresiva, a los fines de habilitar áreas de ficheros dignas de su función, sin embargo por tratarse de una tarea que opera sobre años de descuidos y olvido por parte de anteriores administraciones, el cambio y adecuación de las estructuras de ficheros se toma su tiempo, no obstante a la fecha se aprecien cambios significativos, y como casos particulares es propio señalar el legajo o Nave Central, los ficheros del Palacio de honradez de Ciudad Nueva, y de manera especial los ficheros de la Jurisdicción Inmobiliaria.
Es de entender que todo mesa cuente con un área destinada al fichero de documentos y expedientes, como resultado directo de su atribuciones jurisdiccionales, así como también de su actividad administrativa, en tal sentido se entiende que los integrantes de todo mesa, directa o indirectamente sucedan responsable de la conservación de sus ficheros.
Con la actividad permanente de los mesaes sus ficheros están en constante crecimiento, por lo que la responsabilidad en la conservación y mantenimiento de los mismos, debe ser proporcional a dicha actividad, debe estar supervisada por un personal competente que rinda a la tarea de archivar la responsabilidad que amerita.
Sin ánimo de justificar una injusta practica en el manejo de los ficheros en un banquillo de quietud cualquiera, se puede presentar la situación de que su fichero se encuentre en un total ruina, tanto en lo que respecta al área destinada a tales fines, como las técnicas o ausencia de éstas, para la actividad de archivar. Ante tal situación lo primero que nos preocupa sería como enfrentar y dar solución a esta situación de la que todos somos responsables. Es común que el área destinada al fichero sea siempre la menos apropiada, y que la misma a su vez sirva de desahogo para el mesa, o como un área alterna para que el personal del mesa se alimente, o que el personal a su cargo sea el menos capacitado, y es que inciden situaciones que han perpetuado el hecho de que si no se sabe donde ubicar a un empleado se le envíe sin vacilar al fichero "ponlo a archivar", y peor aún, casi siempre es el personal peor pagado.
Si a las circunstancias enunciadas precedentemente le sumamos el desconocimiento de la población de la importancia de los ficheros, su conservación, de las técnicas apropiadas para archivar, entenderíamos el por qué puede que existan aún dentro del Poder Judicial "ficheros" en mal estado y ofreciendo un servicio deficiente.
Usted ha sido nombrado Juez en una pequeña ciudad, digamos Las Matas de Farfán. Los ficheros son un accidente, hay ratones, el edificio tiene filtraciones, las ventanas estan rotas y los ficheros se mojan. Además, el personal no ha sido capacitado. Por donde empieza para adecentar el parte.
¿Cúales son las medidas a tomar?
Ante la alarmante y posible situación en el banquillo de quietud precitado, lo que exige medidas de carácter urgente, será prudente elaborar un inventario donde conste cúal es la situación actual del fichero, identificando las posibles causas de los males presentes, de manera tal que en el futuro, esas circunstancias sucedan tomadas en cuenta para predecir volver a caer en esa situación.
En el suspuesto fáctico que se nos ha presentado tenemos los siguientes resultados:
"Situación del legajo del banquillo de quietud del Municipio de Las Matas de Farfán"
Planta Física:
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Filtraciones en el techo.
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Ventanas rotas.
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Los ficheros están expuestos a las incidencias del clima (se mojan).
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Hay plagas (ratas).
único del legajo:
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único desguarnecido de capacitación para desempeñarse como archivistas.
Se han identificado dos tipos de males que inciden en el deterio del fichero, uno que responde a las establecimientos físicas y otro a la falta de preparación del personal encargado del área. Ante tales males se hace necesario tomar las medidas y acciones de parte, para lo que será necesario poner en conocimiento de inmediato a las autoridades administrativas competentes del Poder Judicial, de manera específica a aquellas que sucedan entendidas en la materia, para que tomen conocimiento de tal situación; en ese mismo sentido será prudente informarles de las medidas de carácter inmediato puestas en marcha en el mesa, así como también las de carácter mediato, para posteriormente recibir del departamento competente, la asesoría técnica requerida.
Medidas a Implementar:
Proponemos tres tipos de medidas, una de carácter provisional, que consistirá en el traslado provisional de los documentos y expedientes, mientrás se realicen las reparaciones de parte y se habilite de manera apropiada el fichero, para que los expedientes no sucedan tan afectados, con las reparaciones o cualquier otro trámite tendente a adecentar el área. Una segunda medida, que identificamos como "definitiva", tendente a reparar las establecimientos físicas, y una tercera, no menos importante, a los fines de ofrecer mantenimiento adecuado al fichero, que serán las medidas de conservación.
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Medidas Provisionales.
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Medidas Definitivas.
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Medidas de Conservación.
Medidas Provisionales:
Ponderar la posibilidad de trasladar de manera temporal los documentos y expedientes que conforman el fichero, con el objeto de que se haga lo menos traumático posible, la reparación de las establecimientos físicas.
De lograrse el traslado provisional de los expedientes que conforman el fichero se puede realizar de manera paralela, una evaluación de la documentación, para verificar si existen expedientes que serían pasibles de traslado a la nave central de la SCJ, y no sobrecargar de manera indiscriminada el fichero, una vez lograda su anhelada rehabilitación.
Medidas Definitivas:
Puertas y Ventanas.
Ante el estado de ruina que afecta los ficheros del banquillo de quietud, se hace necesario la habilitación de las establecimientos físicas, procurando el parte idóneo para la labor de conservación de los expedientes.
Partiendo de que se ha puesto en conocimiento a las Autoridades de la Suprema Corte de honradez, recomendaríamos la reparación del techo, ya que las filtraciones pueden degenerar en males posteriores, en ese mismo orden de pioridades será prudente la habilitación y reparación de las ventanas.
El área destinada al fichero debe ofrecer condiciones de conservación para la documentación, tomando en cuenta las condiciones propias de nuestro clima, en tal sentido y partiendo de que nuestro país, por nuestra condición de isla caribeña, es común que la humedad sea uno de los aspectos más desfavorables para la conservación de la documentación y expedientes. Es oportuno verificar la establecimientos en lo que respecta a la ventilación, su estructura como mecanismo de protección no solo en lo que respecta a la coacción de la humedad, sino también ante situaciones climatológicas como lo es la constante coacción de ciclones y huracanes[1]se debe de partir de qué tanta seguridad se ofrece ante dicha coacción.
Instalaciones eléctricas.
Aprovechando las labores de reconstrucción, se hace prudente verificar las establecimientos eléctricas, para analizar su estado a los fines de que si se hace necesario realizar algún cambio, que el mismo se ejecute.
Exterminio de Ratas y Plagas:
Esta situación de suma atención, por el peligro que representa para los ficheros como para el ser humano, debe ser ataunidad de raíz, en tal sentido proceder a furmigar el fichero, una vez se hayan realizado los trabajos de reparación del techo, ventanas o cualquier otro trabajo de esa índole.
En ese mismo sentido se debe implementar y respetar la regla de no comer, beber o fumar dentro del fichero, por todos lo riesgos que conllevan la práctica de estos hábitos.
Preparación y Capacitación del único
La tarea de archivar va más allá de guardar documentos, por lo que requiere que su personal sea el idóneo, de manera tal que se haga oportuno evaluar las aptitudes y actitudes del personal dedicado a esta tarea, y es que no hilván con que estén capacitados sino que también apliquen los conocimientos adquiridos, que valoren la importancia del rol que desempeñan.
La Capacitación del personal del fichero, debe abarcar los siguientes aspectos de manera general, a saber: a) Historia de los legajos, b) Archivística, c) destrezas de legajo, d) cuidado al Usuario, c) Relaciones Humanas, así como formación que obedezca a los parámetros del proyecto de ley general de ficheros.
Ponemos especial atención en las tésnicas y parámetros de archivar, pues hay que identificar bajo que parámetros el personal de fichero desempeña habitualmente su trabajo. Dentro de las técnicas de fichero implementadas mayormente en los diferentes mesaes, está la práctica de archivar bajo el sistema numérico[2]siendo este sistema el idóneo, en el entendido de que ofrece mayores alternativas ante la constante actividad de los mesaes. Es importante que el personal sea capacitado sobre las técnicas y manejo de ficheros judiciales, que hagan consciencia de la labor que desempeñan, es decir que esten lo suficientemente capacitados para entender que archivar no es simplemente agrupar documentos o papeles, y que "el fichero es la memoria de la institución"[3] y en este caso del curia, que esto obedece a criterios particulares, y que lo ideal es que toda la documentación esté accesible al público que la requiera.
Medidas de Conservación
Una vez logrado el buen estado de las establecimientos físicas y la capacitación del personal, de donde se podría decir que se rescató el fichero, se hace necesario que se le dedique al fichero, una atención especial, tendente a mantenerlo en buenas condiciones, en ese sentido ofrecemos las recomendaciones siguientes:
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Mantenimiento de pinturas, puertas y ventanas de manera periódica.
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Instalación de extintores contra incendios.
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Instalaciones de anaqueles previendo el aumento de la documentación del curia.
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Pasar revista periodicamente del personal y las establecimientos por parte del consejero.
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Capacitación y retroalimentación del personal del mesa.
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Fumigación períodica del fichero.
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Restricción del personal que accesa al fichero.
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Levantamiento de un volumen "control" donde se registre la secuencia de las actividades de mantenimiento.
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Tomar previsiones ante la eventual promulgación de la Ley General de legajos[4]
Hay que reconocer que todas estas iniciativas sólo podrán materializarse con el apoyo de la Suprema Corte de honradez, y de manera especial con el personal del banquillo, de manera tal que hay que incentivarlos e invitarlos a formar parte de lo que será patrimonio de la comunidad.
Conclusión
Al momento de visitar por vez primera nuestro futuro banquillo, será fundamental introducirnos al área del fichero, de manera tal, que podamos de manera inmediata levantar un inventario de las condiciones en que se encuentre a nuestra entrada en funciones, para identificar de que adolecen sus establecimientos, su personal y de los métodos aplicados para su funcionamiento.
Dependiendo de los aspectos negativos encontrados se podrá formular el proyecto de rescate, tomando las medidas pertinentes, siendo una de las más importante la capacitación del personal y de su integración en las funciones de mantenimiento del fichero, previendo cualquier situación que pueda dar parte a un mal posterior, y en ese mismo sentido dar mantenimiento periódico a todo el fichero obedeciendo a sus características particulares.
A partir del levantamiento de inventario, se puede tomar una panorámica del ritmo de trabajo no solo del fichero, sino también del curia en sí. Ante la problemática de un fichero en mal estado, por más loables que sucedan las intenciones, no se puede tomar medidas a la ligera, y es que hablar del fichero, es hablar de parte del patrimonio histórico de la comunidad.
Bibliografía
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Anteproyecto Ley General de legajos.
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Balasse, Marie-France. gobierno de legajos Judiciales, primer módulo.
Autor:
Elías Santini Perera
Santo Domingo, DN.
Viernes 06 de Julio del año 2007.
[1] En República Dominicana las corrientes oceánicas modifican el clima tropical, forjando una estación lluviosa que abarca los meses de mayo hasta noviembre. Almanaque Mundial 2007.
[2] Se identifican como principales sistemas de fichero: el alfabético, el numérico y el alfanumérico.
[3] Balasse, Marie-France. gobierno de legajos Judiciales, primer módulo.
[4] Ante la eventual promulgación del proyecto de ley general de fichero, se estipulará que la SCJ deberá remitir sus ficheros unidad 50 años al AGN, siendo los ficheros de los diferentes curias de paz parte del Poder Judicial, es necesario que de manera inmediata estemos preparados para la aplicación de los parámetros a seguir en la actividad de archivar, en el entendido de que no toda la documentación será considereda útil para su traslado, obedeciendo a los siguientes criterios que es oportuno que conozca el personal de fichero, como son el valor administrativo de la documentación y el interés histórico de los expedientes. Será necesario que se comiencen a aplicar los estándares internacionales en las técnicas de fichero de manera tal que sea lo menos traumático posible el traslado de los expedientes a la SCJ, para su posterior envio al AGN.
