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  1. Introducción
  2. Descripción de la Empresa
  3. Experiencias vivenciales
  4. Discusión de procedimientos
  5. Conclusiones y recomendaciones
  6. Bibliografía
  7. Anexos

CAPITULO I

Introducción

Introducción:

El informe de pasantía que a continuación presentamos es obligación fundamental para alcanzar el título de contabilidad y auditoría.

El motivo para realizar esta pasantía consistió en querer reforzar los conocimientos teóricos adquiridos en las aulas de clases de la Universidad Adventista Dominicana (UNAD).

La pasantía tuvo un intervalo de duración de diez semanas ininterrumpidas en el área de contabilidad y caja de la Falconbridge Dominicana C. Por A.

La Falconbridge Dominicana, es una minería de níquel. Esta posee un sistema de contabilidad organizada. Por lo cual el ayudante consintió en que era razonable realizar la pasantía en dicha organización.

Este informe está constituido por cinco capítulos. El capítulo I, presenta la introducción, metodología, objetivos generales, objetivos específicos y la definición de términos usados en el desarrollo de la pasantía. El capítulo II, contiene la descripción de la institución, en la que se expresa los antecedentes, la autoridad administrativa, los estatutos de la institución, la comisión de nombramientos, el análisis operativo, el organigrama funcional, la definición de puestos y políticas de la empresa.

En el capítulo III se detalla en orden cronológico las actividades realizadas por el ayudante en la institución. El capitulo IV aparecen fundamentadas las ideas desarrolladas en el capítulo anterior a través de la opinión de autores con relación al tema. Finalmente el capítulo V presenta la conclusión y recomendaciones sugeridas por el ayudante para un mejor desempeño en el departamento de contabilidad.

Metodología:

La iniciativa para realizar pasantía fue el resultado del deseo de llevar a la práctica los conocimientos adquiridos teóricamente, y así adquirir destreza en el manejo del área de trabajo.

Al culminar los estudios el ayudante estaba en condiciones para elegir la realización de trabajo de grado. Por lo cual dejó saber en la facultad de ciencias Administrativa la elección de llevar a cabo la pasantía. Una semana después se solicitó la inscripción de esta como trabajo de grado. Se le entregó un formulario en el cual debía especificar el trabajo a realizar, luego la asistente del decano procedió a preparar la carta de solicitud de pasantía que se le entregaría a la empresa a través del ayudante, habiendo este realizado con anticipación algunas gestiones con ayuda del decano, en la ciudad de Bonao con empresas en posibilidades de permitir que estudiantes de término pudieran llevar a cabo su pasantía. Afortunadamente la Falconbridge Dominicana informó al ayudante de que había posibilidades para llevar a cabo el trabajo.

Al visitar la Falconbridge Dominicana, el ayudante fue atendido por la encargada de recursos humano, la Licda. Juana Silvestre.

El ayudante tuvo que llenar una serie de documentos que son requisitos de la empresa, para todos los trabajadores y ayudantes. Esa misma semana fuimos sometido a varios exámenes médico de los cuales salió todo bien y luego se nos ordenó que esperáramos la respuesta para informarnos cuándo podíamos iniciar el trabajo.

Un tiempo más tarde se hizo constar el periodo de duración de dicha práctica como ayudante y la cantidad de horas requeridas para cumplir con el requisito exigido por la universidad.

Objetivos generales:

  • Llevar a la práctica el conocimiento teórico obtenido en el transcurso de la carrera.

  • Desarrollar nuevas habilidades en el manejo del sistema de contabilidad de la organización.

  • Presentar el informe en una forma clara; que pueda ser comprendida por el lector.

Objetivos específicos:

  • Tener conocimiento de los procedimientos que se utilizan en la sección de Nomina para ofrecer un buen trabajo.

  • Ampliar los conocimientos para laborar en cualquier institución sin ningún obstáculo y adquirir el hábito de desarrollar buenas relaciones con el personal.

  • Cultivar y crear habilidades que permitan un mejor desenvolvimiento en el sistema de contabilidad de la empresa.

Definición de Términos:

  • Empresa: Institución de unidad jurídica, privada o estatal, dedicada al fomento de utilidades licitas, mediante la producción y distribución de los campos económicos del comercio.

  • Pasantía: Es el tiempo trabajado en el cual la o el ayudante realiza en una empresa o institución con el objetivo de presentar un informe como requisito del trabajo de grado.


  • Facturas: es un documento tributario de compra y venta que registra las transacciones comerciales obligatorias y aceptadas por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercancía u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. (Monografias.com, 2008)

  • Níquel: Metal de color blanco agrisado y de fractura fibrosa.

  • Ficha: Número que identifica a cada empleado de la empresa.

  • Query: En base de datos, query significa consulta. Es decir un query en base de datos es una búsqueda o pedido de datos almacenados en una base de datos.

  • Nómina: presenta la lista de personas que trabajan en una empresa con sus respectivos sueldos.

  • CAPITULO II

    Descripción de la Empresa

    Antecedentes

    Desde principios del siglo XX, se conocía de la existencia en  República Dominicana de Lateritas Niquelíferas, rocas de las cuales se extrae el Ferroníquel. Metal que es utilizado como aleación en el acero inoxidable y que sirve para facilitar la vida moderna. Fue Falconbridge Nickel Mines Ltd, una compañía canadiense, que mostró interés en estos depósitos.

    Entre 1956 y 1961, iniciaron los trabajos de exploración y evaluación de los mismos y durante el período 1961 al 1969, se llevaron a cabo las operaciones de pruebas y se procedió al diseño y construcción de una Planta Comercial que opera en la actualidad, en el área de Loma Peguera, Bonao, a unos 75Kms. al norte de Santo Domingo. La misma fue inaugurada oficialmente el 21 de junio del 1972 y diseñada con una capacidad de producción  de 70 millones de libras  de Ferroníquel  por año.

    Desde esta fecha hasta hoy, han sido constantes en la producción de Ferroníquel y aportes al país mediante el pago de impuestos, impactando directamente en la economía nacional. Implementando proyectos de mejoras y desarrollo comunitario, incentivando la educación, las artes, la cultura y el deporte.

    Hoy Falcondo es una compañía que pertenece a Xstrata, un grupo diversificado de recursos naturales, con presencia en los 5 continentes y 19 países, dentro de los cuales está la República Dominicana con las operaciones de Falcondo como una unidad de negocios de Xstrata Níkel.

    Xstrata Nickel es el cuarto productor mundial de Níquel, con capacidad para producir 110,000 toneladas por año, enfocada en el crecimiento y la creación de valor, apoyando el desarrollo sostenible de las comunidades donde opera.

    Nuestros Recursos Humanos

    Nuestros empleados forman parte del engranaje de nuestra empresa. Su eficiente y seguro desempeño, preparación y actitud hacia lograr los objetivos, la promueven como una empresa de grandes resultados y de un futuro promisorio para todos. Somos más que una empresa: Una familia.

    Formamos un gran equipo de talentos, favoreciendo el crecimiento personal y profesional de todos nuestros miembros.

    Impactos económicos de las operaciones de Falcondo

    Falcondo aporta al Estado Dominicano cientos de millones de dólares cada año equivalentes a miles de millones de pesos, por concepto del pago del 50% de impuesto sobre sus utilidades brutas. En los últimos 5 años, es decir desde el 2002 hasta Julio del 2007, hemos pagado al Estado US$490,072 millones de dólares como impuestos. Estos ingresos permiten que el mismo realice importantes inversiones en las diferentes provincias y a favor del desarrollo del país.

    Sistema de Gestión Integral

    En Falcondo estamos comprometidos con la administración responsable de los procesos, productos y servicios de nuestras operaciones que interactúan con el medio ambiente, cumpliendo con las leyes y regulaciones, por lo que fundamentamos nuestras operaciones en la tecnología de punta utilizada por el sector minero mundial, con una alta inversión y asegurando así la permanencia en el mercado.

    Para 1994, Falcondo obtuvo la Certificación de Calidad ISO 9001, garantizando que la empresa opera bajo estrictos controles de calidad en sus productos y servicios.

    En 1999, luego de un intenso programa de documentación, entrenamiento y auditorias, nuestro Sistema de Gestión Ambiental obtuvo la Certificación ISO 14001, marcando el primer registro de un productor de ferroníquel en el mundo y la primera empresa dominicana bajo este esquema.

    Falcondo cuenta con auditores certificados y capacitados para realizar auditorías internas y externas en Calidad y Ambiente, lo que nos ha permitido servir de referencia a otras empresas con las que hemos contribuido en su proceso de obtención de estos Certificados.

    Disponemos de un amplio programa de seguridad que funciona como un sistema integral en todos nuestros departamentos, administrado por coordinadores de gestión, aplicado y respetado por todos nuestros empleados, lo que nos permite tener unas operaciones seguras, logrando alcanzar metas importantes de reducción de lesiones en las áreas de trabajo.

    Programas de Reforestación

    La extracción del mineral en la mina de Falcondo es esencialmente una operación de movimiento de tierra a cielo abierto. Después de remover la capa vegetal, de aproximadamente un metro, el mineral es extraído.

    A las áreas minadas se les da aproximadamente el mismo contorno que tenían originalmente y se cubren con la capa vegetal separada y almacenada antes de la extracción del mineral. En las áreas restauradas se hacen terrazas para controlar la erosión y se plantan pastos y diferentes especies de pinos o casuarinas.

    Nuestra empresa es miembro fundador de la Red Nacional de Empresarios de Protección al Medio Ambiente (RENAEPA), en coordinación con la Policía Ambiental, para el Servicio Nacional de Protección Ambiental, desde donde se realizan varios programas en los que participan las principales empresas del país.

    Programa de Responsabilidad Social

    El alto grado de apoyo a las actividades comunitarias mostrado por la empresa ha motivado a desarrollar y patrocinar programas que impulsen los diferentes sectores de la sociedad, vinculando e integrando los actores de las comunidades para alcanzar el desarrollo sostenible.

    Apoyo a la Plusformaciónción

    En 1989, Falcondo estableció su constitución cuya misión es otorgar a las personas herramientas que les permitan moldear su propio destino, crear cambios positivos en sus vidas y resolver por sí mismas los problemas de su entorno, a través del ejercicio de una ciudadanía responsable.

    Desde sus inicios, la constitución apoya las áreas de la educación, la protección y manejo de los recursos naturales, la salud y la cultura. Con una inversión superior a los 200 millones de pesos en el desarrollo de programas orientados a mejorar las condiciones de vida de las comunidades de Monseñor Nouel, La Vega y Haina.

    Cuenta con un programa de apadrinamiento que abarca unas 121 escuelas que, beneficia a más de 85,000 estudiantes.

    Falcondo es una empresa que confía en República Dominicana como mercado de inversión, por lo que nuestras expectativas de crecimiento y transformación nos permitirán la implementación  de proyectos comunitarios para alcanzar el desarrollo sostenible y que nos impulsen a secundar trabajando por un país mejor para todos.

    Organigrama funcional:

    Es un esquema organizacional de una entidad, donde se presenta la estructura de una institución, muestra quienes son las personas responsables de las funciones y actividades que desarrolla la misma, además describe los puestos.

    A continuación presentamos el organigrama funcional de Falcondo Xstrata nickel, tal y como lo indican los archivos de la institución. Este incluye los puestos relacionados con el departamento donde el ayudante realizó el trabajo.

    Nota: Este organigrama de recursos humano está elaborado de esta forma para adaptarse a la situación actual de la compañía que se encuentra fuera de su servicio completo por causa del impacto económico mundial el cual ha afectado la gran demanda de níquel y minerales.

    Descripción de Puesto

    Gerente RRHH y Relocalización

    Encargado de orientar todas las actividades de los departamentos de Recursos Humanos para lograr llevar a cabo todas las actividades con éxito. Las finalidades se encuentran bajo este mismo formato:

    Superintendente relaciones laborales

    Administrar y orientar todas las actividades del Departamento de Relaciones Laborales y Proyectos, bajo políticas, normas y procedimientos, con el fin de garantizar el buen funcionamiento de acuerdo con la meta establecida por la Gerencia Administrativa.

    Supervisor Reclutamiento y Selección

    Supervisar, armonizar y ejecutar las labores de reclutamiento, selección y contratación de personal, así como crear posiciones de nuevos puestos y reclasificaciones, bajo políticas, procedimientos, normas y lineamientos, con el fin de satisfacer las demandas de personal de acuerdo a las necesidades de los departamentos.

    Analista de Reclutamiento y Selección

    Procesar en el sistema las informaciones de la data de los aplicantes, aplicar pruebas psicométricas y elaborar reportes individuales de los empleos y pre-empleo, bajo políticas, procedimientos, reglamentos y lineamientos establecidos en el departamento de Recursos Humanos, con el fin de garantizar la pre-selección y selección del personal requeridos por los diferentes departamentos de la empresa.

    Medico Director

    Dirigir y administrar los programas de salud de la empresa, programa de prevención de VIH/SIDA, programa de prevención de la adicción al Alcohol y Drogas ilegales y la compra y el dispendio de medicamentos que se le entregan a los empleados, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos, con el fin de asegurar que todos su empleados reciban los servicios de atención medica primaria en salud general y ocupacional.

    Asistente Laboral

    Servir de enlace entre la empresa y el Sindicato, recomendar medidas referentes a las quejas o reclamos de los trabajadores, armonizar los trámites de la asistencia educacional a los empleados semanales, reportes de los accidentes de trabajo a las autoridades competentes y representar la empresa antes la Secretaría de Trabajo, bajo las políticas, normas y procedimientos, con el fin de garantizar relaciones armónicas entre la empresa y el Sindicato de acuerdo con el pacto colectivo vigente.

    Oficinista

    Registrar y mantener actualizados los reportes de la asistencia de empleados a entrenamientos dentro y fuera de la empresa, elaborar reportes mensuales y trabajos generales de oficina, bajo políticas, normas, procedimientos y reglamentos, con el fin de asegurar las metas de asistencia y el buen funcionamiento de las actividades administrativas.

    Coordinador Comunicaciones Internas y Eventos

    Coordinar, proveer y difundir informaciones en beneficio de la buena imagen de la empresa, elaborar reportes y comunicaciones corporativas y organizar eventos institucionales y actividades sociales internas de la empresa, bajo políticas, normas y procedimientos establecidos, con el fin de fomentar la cultura, los valores, e identidad de Falcondo, con todos sus empleados, grupos de interés y relacionados.

    Trabajadora Social        

             Prestar servicios de orientación socio-familiar a empleados activos, a sus dependientes directos y a los empleados pensionados, programas de motivación, educación, asesoría y servicios sociales, bajo políticas, procedimientos y normas, con la finalidad de lograr una mayor identificación e integración de los empleados con la Empresa y una mejor calidad de vida en el ámbito familiar y laboral.

    Supervisor Sénior Compensación y Beneficios

    Administrar, supervisar y ejecutar las políticas de compensación, beneficios marginales, descripciones y evaluaciones de los puestos (mensuales y semanales) y los registros de las acciones de personal en el sistema de people Soft, bajo las políticas, procedimientos y normas establecidas en el departamento de Recursos Humanos y en la Empresa.

    Analista Sénior de Recursos Humanos

    Procesar las reclamaciones de los diferentes planes de beneficios y las acciones de personal, bajo las políticas y procedimientos establecidos en el departamento de Recursos Humanos y en la empresa, con el fin de proveer los pagos correspondientes.

    Analista Recursos Humanos

    Procesar las reclamaciones de los diferentes planes de beneficios y las acciones de personal, bajo las políticas y procedimientos establecidos en el departamento de Recursos Humanos y en la empresa, con el fin de controlar los costos financieros y proveer los pagos correspondientes.

    Coordinador de Entrenamiento

    Coordinar y programar actividades generales de entrenamiento dentro y fuera de la empresa, de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas de Entrenamiento y Desarrollo, con el fin de contribuir a desarrollar habilidades y destrezas en todos los empleados de Falcondo.

    Auxiliar Técnico de Entrenamiento

    Facilitar y brindar soporte técnico y logístico a los empleados y facilitadores, de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos de Entrenamiento y Desarrollo, con el fin de garantizar la ejecución de los diferentes programas de entrenamiento y capacitación.

    Supervisor de Nóminas

    Supervisar, armonizar y revisar las actividades de la sección de nóminas, en base a políticas, procedimientos, PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), normas, leyes dominicanas, contratos, y acuerdos institucionales, para el buen funcionamiento del manejo y pago de las nóminas.

    Finalidades

    • 1. Supervisar y armonizar la ejecución de las nóminas de los empleados semanales y mensuales, de acuerdo a las leyes laborales, convenio colectivo de condiciones de trabajo y políticas establecidas por la empresa, para asegurar el cumplimiento del pago a los empleados las fechas establecidas.

    • 2. Revisar todas las solicitudes de cheques de empleados, terceros e instituciones de gobierno que se generan en la sección, con el propósito de asegurar el cumplimiento de los compromisos contraídos por la empresa en las fechas establecidas.

    • 3. Actualizar e implantar nuevas versiones y/o mejoras, y definiciones en la aplicación de People Sofá - Nóminas, con el fin de asegurar el buen funcionamiento y confiabilidad del sistema.

    • 4. Revisar terminaciones, estadísticas, análisis de cuentas y reportes generados en la sección, para asegurar la confiabilidad de los registros.

    • 5. Elaborar y armonizar la preparación de los procedimientos operativos de la sección Nóminas, para asegurar el cumplimento con los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y los acuerdos gubernamentales.

    Contador Sénior

    Elaborar, analizar y ejecutar entradas de diario, balances de cuentas y pagos, en base a los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, políticas, procedimientos, normas y acuerdos, con el objetivo de generar los estados financieros y cumplir con los compromisos contraídos.

    Finalidades:

    • 1. Elaborar entradas de diario y estadísticas financieras, con el fin de generar los estados financieros y proveer información para la toma de decisiones, Analizar los balances de las cuentas del Mayor General, para asegurar la fiabilidad de las informaciones.

    • 2. Ejecutar procesos de pagos a empleados y suplidores, para cumplir con los compromisos contraídos por la empresa.

    • 3. Cumplir con las regulaciones del Sistema de Gestión Integrado establecido por la Empresa, con el propósito de dar respuesta adecuada de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales.

    Políticas de la empresa

    Falconbridge Dominicana C por A, tienes muchas políticas una de las principales es la de Cálida por eso es que decimos: estamos comprometidos a suplir ferroníquel que cumpla consistentemente o supere los requerimientos y especificaciones de calidad de nuestros clientes.

    También existen las políticas de ambiente, seguridad, salud ocupacional y comunidad, en estas nos referimos al compromiso que tiene falcondo de proteger el medio ambiente, velar por la seguridad y la salud de sus empleados y colaborar con el desarrollo sustentable de las comunidades donde realiza sus operaciones.

    Los valores que fomenta la empresa son:

    Salud y seguridad ante todo, honestidad e integridad en nuestras transacciones y responsabilidad por nuestros actos.

    CAPITULO III

    Experiencias vivenciales

    Introducción:

    El capitulo desarrollado a continuación contiene de traza detalla y en orden sucesivo todas las actividades que el ayudante llevó a cabo en el departamento de nominas. La pasantía comprendió un periodo de tres meses (Julio-septiembre) en la Falconbridge Dominicana, C por A.

    Mes De Junio

    El ayudante es llamado a asistir a la empresa para ser evaluado por la empresa. Luego fue sometido a una serie de exámenes médicos en la clínica de la empresa. Nos hicieron un examen completo del cuerpo de audición, de la vista y otros más.

    El ayudante es trasladado a una sala de conferencia donde llena un contrato de trabajo, y es sometido a una serie de exámenes psicológicos, luego de llenar dichos documentos el ayudante se retira a esperar que la empresa lo llame para comenzar a trabajar.

    El ayudante duró casi un mes esperando que la empresa lo llamara, este fue llamado la última semana de junio. Veamos a continuación el resumen de la vivencia de dicho trabajo.

    MES DE JULIO 2009

    Semana del 6 al 9

    Durante este periodo el ayudante se dirige a la empresa, es recibido por el departamento de recursos humanos, el ayudante es trasladado a uno de los salones de entrenamiento de la empresa, con el objetivo de recibir instrucciones acerca de cómo evitar los accidentes en el área de trabajo, también instrucciones de higiene, seguridad industrial y primeros auxilio.

    El ayudante recibió orientaciones teóricas y practica sobre las causas y focos que provocan incendio. El ayudante aprendió acerca de los tipos de incendio que existe y aprendió a evaluar el lugar de los hechos y tomar las precauciones de lugar correspondiente. Se vio los diferentes tipos de extinguidores que se necesitan para cada tipo de fuego. Después de la charla el ayudante fue llevado al departamento de bomberos para la práctica de lo aprendido, de modo que el ayudante realizo una prueba para ver como seria aplicado los conocimientos aprendido en dicha charla y apagar un fuego con el extintor indicado.

    Luego de ello el ayudante tuvo que retornar a la sección de reclutamiento del departamento de recursos humanos para recibir su carnet de identificación con la numeración de p-858, con el fin de ingresar a la institución durante el periodo de pasantía.

    El ayudante es llevado al departamento de nomina en donde es presentado a la supervisora de nomina, en donde le reciben de una forma amable, le explican al ayudante los procedimientos de trabajo de esa sección y los programas que se utilizan en el área de trabajo y lo presenta a los demás empleados para comenzar a realizar su experiencia laboral.

    Semana del 13 al 16

    Se le presento cual es el programa People soft: Es un software comercial que permite a las empresas manejar su negocio de forma más automatiza lo que se convierte en la reducción de los costos e incrementar la productividad, al interrelacionar de forma directa a clientes, proveedores, socios comerciales y empleados para la ejecución de procesos de gestión. Las aplicaciones integradas de PeopleSoft: Gestión de Relaciones con el Cliente, Gestión de Cadena de Suministros, Gestión del Capital Humano, Finanzas e Integración de Aplicaciones.

    Falconbridge Dominicana, actualmente utiliza la versión del programa 7.5, básicamente los módulos que interactúan con Recursos Humanos (administración del personal, pagos a empleados, pagos de beneficios y reporte de tiempos trabajado para el pago de las nóminas semanales y pagos de nominas mensuales). Con este software la empresa prepara además los pagos e informaciones necesarias para el pago a terceros como la DGII y TSS. (Ver anexo A)

    Semana del 20 al 23

    En esta semana se realizo, lo que es organizar los documentos de nomina y los cheques de acuerdo al orden de cada uno de los cheques estos van organizados de menor a mayor con una secuencia de su numeración y con sus facturas anexadas con los detalles de dicho documento.

    El empleado tiene la facilidad de decidir donde desea cobrar su dinero en cualquier banco, cooperativa, asociaciones de ahorros y préstamos. Para esto se realiza un cheque de solicitud de pago para depositarlo en las cuentas de nuestros empleados con la fecha correspondiente a esa semana o quincena. (Ver anexo b)

    Semana del 27 al 30

    En esta semana hemos estados trabajando con lo que es el orden del departamento de nomina cuales son algunos de los controles, que son utilizados en los departamento.

    La primera medida es que cada trabajador tiene su identificación por medio de una ficha enumerada que cuenta con cinco dígitos, esta opción nos da un control total de todos sus datos y aplicaciones que se les harán a los empleados.

    Cada empleado recibe un volante en la cual se plantea todo los resultados de su salario cuales son los descuentos que se le han aplicado y cuál es el monto correspondiente a esa semana. Los departamentos están divididos por un código que representa cual es su nombre, y se le aplica un FD para ser identificado por el centro de costo para un mayor control sobre los volante de pago.

    (Ver anexo c)

    MES DE AGOSTO 2009

    Semana del 03 al 06

    En esta semana se hace el cierre de la nomina y se les da los comprobante o volante de pago a los empleados quincenales y semanales. Y se realiza el pago de impuesto al INFOTEP, la Seguridad Social y el Impuesto Sobre la Renta. Se aprendió a cómo dividir los volantes de pago por departamentos, cuales numeraciones les corresponde o cuáles son los centros de costo en que está dividido. Es misma semana el ayudante elaboro un formulario donde se llevaría el control de los volante para la entrega por departamento se procedió de la siguiente forma.

    Se separaron por conjunto o por grupo, y un representante debía venir a buscar los volantes de su grupo y debía proceder a firmar, algunas veces también se procedía a llamar al encargado de los departamento para decirle a quien estábamos entregándole los volante de pago para dejar constancia de haberle enviado los recibido de parte del departamento de nomina.

    En la empresa la nomina según su presentación es computarizada Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar.

    La nómina según la forma de pago que utiliza la empresa pueden ser:

    • Semanales: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

    Las nominas semanales están identificada con una letra y un número.

    Ejemplo: Nomina semanal R31 Desde 27-Agosto-2009 Hasta 30-Agosto-2009

    • Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

    Las nominas de los quincenales están identificada con un código.

    Ejemplo RUN ID: J13 Desde el 1ro al 15 y desde el 16 al 31 de Enero 2009

    Los Tipos de nómina según el Personal empleados en la empresa son:

    • a) Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).

    • b) Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.

    • c) Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.

    Semana del 10 al 13

    En esta semana hemos aprendido como se elaboran las prestaciones por terminaciones de contrato según el modelo de la empresa.

    El trabajador habla con el encargado de su departamento y le informa que quiere dejar el trabajo por dichas razones. El encargado procede a llenar el formulario para estos fines que es el PD6 donde explica las razones por la cual el empleado decide terminar su contrato si es por mutuo acuerdo, desahucio, por el empleado unilateralmente o bajo la clausura No. 25 del convenio colectivo de trabajador. Donde la empresa se compromete a pagar el auxilio de cesantía y una suma igual al preaviso, al trabajador que por prescripción médica, refrendada por el médico de la empresa este incapacitado físicamente para continuar prestando sus servicio a la empresa. (Pág.40). Ver anexo D.

    Este documento va al departamento de compensaciones y beneficios donde ellos confirman la terminación de dicho trabajador y envían un documento al departamento de nomina con los datos del solicitante. (Ver anexo E)

    El departamento de nomina envía un documento al departamento de contabilidad general para que se le suministre los balance personal para los fines de terminación de contrato del empleado en las diferentes cuentas y facilidades que la empresa permite al empleado. (Ver Anexo F)

    Luego que el departamento de nomina tiene todos los datos procede de acuerdo a las leyes laborales vigentes.

    Se hace un Query donde aparece algunos de los reporte del trabajo del último año. Como son el reporte de horas, ingresos por horas, salario de vacaciones, horas extras, bono de vacaciones rectro-salario, retroactivo bono vacaciones y pago especiales PC-clausula y otros. (Ver anexo G)

    Se toma el día de inicio del empleado y el día de salida y se realizan las operaciones como en el anexo H, donde se calcula el salario promedio, la proporción salario de navidad y los cálculos de seguridad social, pensión y el impuesto sobre la renta. Se le restan las deducciones de las ganancias para obtener el saldo total a favor del empleado para luego hacer el cheque a favor de dicho empleado. (Ver anexo I)

    Semana del 17 al 20

    Se realizo una búsqueda de documentos viejos para uno de los empleados, se tuvo que ir al salón de los archivos viejos o muerto de empleados que están fuera de servicio y darle una copia de todos los documentos para fines de procurar una ayuda en la seguridad social.

    Semana del 24 al 27

    Se cubrió lo que son las Autorización para deducciones de salario:

    El empleado hace la solicitud a la empresa para pagar un préstamo que adquirió por una cooperativa o en un banco para financiar una deuda o algún proyecto, este tiene que llenar unos cuantos formularios donde están inscritos los acuerdos de la empresa y el socio para descontar de su sueldo todo debe ser por escrito y dejar constancia de todo esto también funciona para el empleado hacer sus ahorros tiene que secundar esto mismo paso.

    Para la suspensión del préstamo o terminación del mismo la empresa beneficiaria envía una notificación para que esta tenga constancia de que ya el empleado ha pagado todas sus deudas con dicha empresa.

    Si el empleado quiere un préstamo de la empresa o un adelanto de sueldo este tiene que llenar un contrato con la empresa donde se hace el convenio de pago que especifica cuál es el monto que se le descontara semanal o mensual dependiendo cual sea el caso.

    Mes de Septiembre

    Semana del 31 al 03

    En esta semana se hace el cierre de la nomina y se les da los comprobante o volante de pago a los empleados quincenales y semanales. Y se realiza el pago de impuesto al INFOTEP, la Seguridad Social y el Impuesto Sobre la Renta.

    El ayudante fue solicitado por el departamento de finanzas para realizar y organizar los inventarios de la empresa. La supervisora del departamento donde estaba laborando el ayudante concedió el permiso ha dicho departamento. El ayudante fue enviado al almacén para realizar un inventario físico de los materiales junto a los encargados de dicho departamento.

    En esta oportunidad se aprendió a como realizar un inventario físico y como están organizado los materiales de las empresa para facilitar el buen funcionamiento.

    Semana del 07 al 10

    El ayudante registro aprendió a como registrar las deducciones para el pago de las cuotas de colegios para cada empleado y como asígnale el código si no estaba registrado antes.

    En esta semana el ayudante se le explico algunas cosas como son:

    Pagos a terceros

    Este proceso se utiliza para aquellas deducciones donde el empleado tiene el compromiso de pagar un monto mensual a unas instituciones satelitales. Entre estas deducciones tenemos:

    Cuotas de sociedades, renta de vivienda, deducciones legales, etc.

    Este proceso aplica para todos los empleados y están fuera del alcance las deducciones que tiene balance, como es el caso de los préstamos.

    El monto a deducir en cada periodo de nomina es calculado dividiendo el monto mensual establecido entre 4 periodos, si el empleado es por hora y entre 2 periodos si el empleado es asalariado.

    Pasos del proceso:

    • En la última nomina del mes, es decir, el cuarto periodo para la nomina semanal y el segundo para la nomina quincenal, se ejecuta un proceso "liquidación de deducciones" donde estas definidas las deducciones a ser consideradas.

    • Este proceso, revisa el monto mensual que debe pagar el empleado y calcular el valor deducido en el mes. El valor deducido en el mes es el resultado de la suma del valor pagado por el empleado por adelantado en el mes anterior más el valor acumulado de los tres primeros periodos del mes más el valor del periodo actual.

    Dependiendo del resultado de la comparación el proceso hará lo siguiente:

    • 1. Si el valor descontado es igual al monto mensual establecido, se descuenta la deducción normal del periodo.

    • 2. Si el monto deducido al empleado es menor al monto mensual establecido, el proceso agrega una línea de deducción en el cheque del empleado con el valor de la diferencia.

    • 3. Si el monto deducido al empleado es mayor al monto mensual establecido, el proceso calcula la diferencia descontada en exceso y agrega un registro de este valor en el archivo FD_DED_BAL, que es el archivo creado para estos registrar los valores pagados por adelantados.

    La ley de Seguridad Social (87-01), abarca el seguro de vejez, discapacidad y sobre vivienda (pensión), el seguro familiar de salud (ambos financiados por aportes de los empleados y la empresa) y el seguro riesgo Laborales, que solo aporta la empresa.

    La base de cotización es el salario ordinario, según lo establecido en la resolución no. 72-03 en su artículo único: Para fines de aportes de la seguridad social, excepcionalmente, los ingresos que formaran parte del salario cotizable serán los siguientes: Salario ordinario, comisiones y pago por concepto de vacaciones.

    Seguro de vejez, discapacidad y sobrevivencia.

    Entro en vigencia a partir del 1ro de junio del 2003.

    Hay un tope salarial para el cálculo de las cotizaciones, el cual es fijado, periódicamente, por la tesorería de seguridad social (TSS).

    La ley 87-01 establece los aportes que corresponde al empleado y el que corresponde al empleador. Para cada año la TSS indica el % que deben aportar las dos partes.

    Seguro de riesgo laboral

    Entro en vigencia a partir del 1ro de marzo del 2003.

    Todos los empleados están cubiertos por el seguro riesgo laboral y la empresa paga completamente el valor de la póliza que cubre estos riesgos. Para fines de aplicación de la ley, se establece una tarifa de acuerdo a la categoría de riesgo de la empresa, que en nuestro caso es la categoría IV, con una tasa imponible, fijada periódicamente por la TSS, del salario ordinario devengado por cada trabajador.

    Seguridad Social

    Todos los meses se debe hacer el pago a la tesorería de la seguridad social (TSS) a más tardar los tres primeros días del siguiente mes, después de esa fecha se pagara una mora de 5%.

    Antes de preparar el pago debemos de asegurarnos que la sección de reclutamiento le haya dado entrada en el sistema de la tesorería a todos los empleados contratados durante el mes.

    Se hacen reporte de:

    • a. Sumario por calendario, con el cual se concilia el pago bruto y lo retenido por mes según el calendario impuesto.

    • b. Reporte Seguridad social, con este reporte se valida el valor bruto ganado, el valor retenido y el reporte de la empresa.

    • c. Reporte de riesgo laboral, este reporte se genera por tipo de nomina, y se utiliza para verificar el valor a pagar por la compañía.

    Crear el archivo para tesorería de la seguridad social.

    Una vez conciliado todos los valores, se procede a crear el archivo para enviar a la tesorería de la seguridad social vía Internet.

    Nosotros como empresa de grandes contribuyentes envía este archivo por el sistema de autodeterminación, por lo que no tenemos que registrar las novedades ya que quedan automáticamente registradas.

    Una vez generado, se procede a enviarlo por Internet a la tesorería siguiendo las instrucciones del manual de envíos de archivo de la autodeterminación del sistema único de información y Recaudo del sistema de la seguridad social, preparado para tales fines.

    Después se consulta el envío por el numero de referencia que se asigna la tesorería, y si conviden los valores con los nuestros, se procede a solicitar el cheque.

    El cheque se solicita a nombre de la empresa, y se envía al Banco de Reservas o al Banco Popular, con un deposito a la cuenta no. XXX si el Banco de Reservas o a la cuenta XXX si el Banco Popular, y una carta donde autoriza al banco a debitar dicha cuenta, por el monto del pago a la tesorería de la seguridad social.

    Deducciones del INFOTEP

    La empresa debe efectuar pago al instituto Nacional de Formación Técnico Profesional (INFOTEP) de acuerdo con la ley No. 116 del 16 de enero de 1980 y regulado por el reglamento 1894, del 11 de agosto del mismo año.

    El aporte empresarial del uno por ciento (1%) del monto total de los sueldos y salarios regulares, pagados por la empresa, mensualmente.

    A partir del 1 de Diciembre del 2007, el pago al INFOTEP se hace a través del sistema único de información, recaudo y pago (suir), en la página Web de la TSS sistema Suir Plus, de la tesorería de la seguridad social.

    El total de los ingresos cotizables para el pago al INFOTEP, se multiplica por el 1% establecido por la ley, el cual debe ser igual al que genera el sistema suir, en la página Web de la TSS.

    Con las informaciones contenidas en archivos para el pago a la TSS, se genera, automáticamente, una "Liquidación de INFOTEP" indicando el valor total apagar.

    Luego se procede a solicitar cheque para pago, el valor correspondiente al INFOTEP se carga a la cuenta contable no. XXX.

    El pago debe hacer en uno de los bancos autorizados, dentro de un plazo de 10 días laborales del mes siguiente al que corresponda el pago.

    Procedimiento calculo impuesto sobre la renta (ISR)

    El objetivo es cumplir con el artículo 267 del código tributario de la Rep. Dom. Ley 11-92, el cual establece un impuesto anual de las rentas obtenidas por las personas naturales o jurídicas residentes en el país.

    El Alcance es que todos los empleados cuyos ingresos sobrepasan la escala impositiva de salarios establecida anualmente por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

    Según el código tributario: Todo el ingreso que constituya utilidad o beneficio proveniente del trabajo personal de los empleados, se constituye en "renta" y por tal razón está sujeta a los impuestos establecidos en la ley 11-92.

    Dicha ley, en su artículo 296, establece las Tasas de Impuestos de 15%, 20% y 25% basada en la escala salarial impositiva establecida para cada año por la DGII.

    También hay algunas excepciones en el ISR de los ingresos provenientes de: salario de navidad, compensaciones por enfermedad, pensiones alimenticias, aporte de seguridad social correspondiente al plan de pensiones y seguro familiar de salud etc.

    Calculo del Impuesto sobre la Renta (ISR)

    Cálculo de la ganancia semanales/quincenal de los empleados.

    • 1. Se considera que los periodos de nominas semanales son de 4 o 5 semanas según el calendario de impuestos (CI) creando por nominas para tales fines, y para las nominas mensuales, se considera 2 quincena por mes.

    • 2. Restar del total de los periodos de nominas los que han pasado, para obtener los periodos de nominas pendiente de pago.

    • 3. Se suman todos los ingresos clasificados como regulares.

    • 4. Proyectar los ingresos regulares, multiplicando los ingresos considerados como regulares, por el resultado del punto 2.

    • 5. Ganancia mensual es igual a la sumatoria del resultado del punto 1, mas los ingresos acumulados a la última nomina pagada.

    Pago de Retenciones ISR a la DGII.

    Conforme al acuerdo suscrito entre el Consejo Nacional de Seguridad Social/Tesorería Seguridad Social y la DGII (CNSS/TSS y la DGII), los empleadores deberán registrar en el sistema de TSS todas las informaciones relacionadas con sus plantillas de nominas y sus novedades, que se registren mensualmente, a los fines de que la DGII calcule las retenciones del ISR de los asalariados.

    Es decir, la TSS es el canal que usa la DGII a partir de enero del 2005 para cálculo de ISR de asalariados.

    Una vez generado el archivo, se procede a enviarlo por Internet a la tesorería siguiendo las instrucciones del manual de envío de archivo de la autodeterminación del sistema único de información y recaudo del sistema de la seguridad social, preparado para tales fines.

    Después se consulta el envío por el número de referencia que le asigna la tesorería, y si coinciden los valores con los nuestros, se procede a solicitar el cheque.

    Solicitud de Cheque para pago a la TSS.

    El cheque se solicita a nombre de la empresa, y se envía al Banco de Reserva o al Popular, con un deposito a la cuenta xxx o a la cuenta xxx si es el banco Popular, y una carta donde autoriza al banco a debitar dicha cuenta, por el monto del pago a la Tesorería de la Seguridad Social.

    Reporte Diario de Jornada (Reporte de tiempo)

    El objetivo de este es hacer un pago correcto de los empleados de acuerdo a: los reportes diario de jornales digitados y aprobados por los supervisores, a los pago adicionales registrados por el departamento recursos humano, los pagos especiales registrados por la sección nominas y al registro de informaciones en el Job Data por recursos humanos.

    Este procedimiento aplica al pago de todos los empleados semanales y mensuales que laboran en la empresa. (Ver anexo J)

    Consideraciones Generales

    • La fecha de corte de los reportes diario de jornales son los sábados de cada semana.

    • Las fechas de requerimiento de información para cada proceso de nominas son definidas, anualmente, por el supervisor de nominas.

    • Los proceso de nominas están basados en los parámetros definidos en el sistema People Soft, de acuerdo a lo establecido en el código laboral de la Rep. Dom., Convenio Colectivo entre la empresa y el Sindicato Unido de la empresa y políticas de la empresa.

    Procedimientos

    • 1. El auxiliar de nomina corre todas las semanas en People Soft time & labor, el proceso de crear tiempo el cual tiene la función de habilitar los días para que se le puedan reportar el tiempo trabajado a aquellos empleados de nuevo ingreso que no han sido programados; y llevar las horas programadas a los reportes de tiempo de aquellos empleados que tienen programación de tiempo.

    • 2. El auxiliar de nomina corre el reporte "Status Empleados reportados en tiempo y labor, en People Soft-time & labor para validar que todos los empleados activos tengan tiempo creado".

    • 3. Todos los empleados activos tienen tiempo creado?

    • No, entonces el auxiliar de nomina genera el reporte por excepción en time & labor, que le dice cuales empleados no tienen tiempo creado para crearle tiempo.

    • Si, el auxiliar de nomina realiza los ajustes para corregir horas ya pagadas y mal reportadas según requerimiento de los supervisores (personal autorizado a aprobar tiempo de los trabajadores.) vía comunicación escrita y firmada, en el sistema People Soft-time & labor.

    • 4. El auxiliar de nomina registra las incapacidades que recibe de recursos humanos, en People Soft-time & labor. Este registro emite automáticamente un reporte que es revisado por el contador sénior de nomina. Si hay error en cuanto a empleado, tipo de incapacidad o inicio y fin de la incapacidad, es corregido el error.

    • 5. Se corre el reporte total empleados en el programa si hay errores se comunica con el supervisor de los trabajadores para que corrija y se vuelva a editar tiempo corregido, luego aplican regla con los cuales sistema actúa de acuerdo al código de trabajo para las horas trabajadas.

    • 6. El auxiliar de nominas revisa todos los reportes de validación generados durante el proceso, firma cada reporte de validación y luego firma las solicitudes de cheques a los diferentes bancos y/o empleados.

    • 7. El contador financiero revisa y autoriza mediante firma la solicitud de cheques a los diferentes bancos.

    • 8. Todos los reportes y documentación son archivadas en copias duras en un binding case por nomina. (nomina semanal y mensual) debidamente identificada y se conserva en bóveda. (Ver anexo k) El ayudante volvió a ir hacer inventario físico de los materiales de la empresa.

    CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

    Monografias.com

    CAPITULO IV

    Discusión de procedimientos

    Comprobantes y/o Facturas

    Un método de uso generalizado al establecer el control interno sobre los desembolsos de efectivo es el sistema de comprobantes. El departamento de contabilidad es responsable de aprobar los pagos de efectivo y de registrar las transacciones. Al aprobar un gasto, el departamento de contabilidad examina los documentos de respaldo tales como la factura del proveedor, la orden de compra y el informe de entrada. (Megs, Williams, Haka y Bettner 2000) p. 273

    Archivo

    También conocido como Fondo documental, es el espacio o equipo que muestra un conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades. Wikipedia.org (2008)

    Afirma Gorbea, Díaz De Vela (1968) que el proceso de archivar es el arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificados, toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma. Los objetivos primordiales que se persiguen al archivar son:

    • 1. Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.

    • 2. Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, etc.

    • 3. Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

    Para lograr el debido control de estos documentos es necesario implantar un sistema de archivo y secundar un método sistemático y cuidadoso en todos los aspectos de archivar. Los documentos regularmente se ordenan en carpetas. Al colocar los papeles en las carpetas en la carpeta se ordenan por fecha, la más reciente al frente, siguiendo el orden alfabético que le corresponde a cada uno.

    Registro de cheques o tomo de banco

    Un registro de cheques es básicamente una versión simplificada del diario de pagos de efectivo

    Richard, E.H. (2008) La registración de cheques tiene el carácter de auditoría formal legal: que el cheque ha sido emitido en legal forma, con todos los requisitos y suscripto por quien puede legitimar pasivamente al cuentacorrentista. Se evita, a través del registro de, el rechazo o devolución por problemas formales que otorgaría un derecho de ejecución, en beneficio tanto del librador para que no pierda el plazo como del beneficiario para que no se transforme su presunto derecho en un litigio de dudosas consecuencias.

    Declara Ramos (1995) que los registros del tomo de bancos o registro de cheques deben estar actualizados y que los mismos se alimentan con los documentos fuentes:

    • Depósitos

    • Créditos bancarios

    • Cheques

    • Cargos bancarios

    Al realizarse el registro de estos documentos debe hacerse en orden de fecha, según el orden en que se encuentran especificados. De modo que si todos ingresan con una misma fecha primero se registran los depósitos, segundo los créditos bancarios, tercero los cheques y cuarto los cargos bancarios. Los dos primeros documentos se debitan, lo que significa que aumentan el balance en banco y los dos restantes se acreditan, es decir que disminuyen dicho balance.

    Registro de nominas

    La nómina presenta la lista de personas que trabajan en una oficina con sus respectivos sueldos.

    El procedimiento de nómina, en definitiva, consiste en determinar el valor bruto devengado por cada trabajador, efectuar las deducciones correspondientes, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y llevar adelante el registro individual de lo devengado por cada empleado.

    Según, Horngren y Harrison (1991), el importe de los ingresos de cada empleado a la fecha debe estar disponible al final de cada período de nómina. Esta cantidad se requiere para calcular la retención de los impuestos de seguridad social y Medicare de cada empleado y los impuestos sobre nómina del patrón. Por tanto, resulta esencial que se lleve un registro de nómina detallado para cada empleado. Los sistemas de nómina deben estar estructurados para pagar a los empleados con oportunidad. Los datos de la nómina deben mantenerse con exactitud para cada período de nómina y para cada empleado. Cada periodo de pago, la compañía organiza los datos de nómina en un diario especial llamado diario de nomina. En este figura cada empleado y las cifras que la empresa necesita para registrar los montos de nómina. El registro de nómina, que se parece al diario de salida de efectivo, también sirve de comprobante de cheques, ya que constituye un lugar para registrar cada cheque de nómina. P. 433

    Cheques de Nómina

    Al terminar cada período de pago se preparan cheques de nómina. La preparación de cheques de nómina constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.

    Según Horngren & Harrison Jr. (1991), El pago mediante cheques es un control importante sobre los desembolsos de efectivo. Primero, el cheque actúa como un documento fuente. Segundo, para que sea valido el cheque tiene que estar firmado por un funcionario autorizado, por lo que cada pago mediante cheque atrae la atención de la administración. Para evitar la alteración de los documentos algunas empresas también utilizan máquinas que imprimen, en forma indeleble, el importe en el cheque.

    Por otro lado Warren, Reeve y Fess, (2000) explica que al terminar cada período de pago se deben preparan cheques de nómina. Cada uno incluye parte desprendible que muestra los detalles de la traza en que se calculó el salario neto. Para pagar su nómina, la mayoría de los patrones utilizan cheques de nóminas girados a una cuenta bancaria especial. Los cheques nómina individuales se extienden de la cuenta de nómina y los números de los cheques de nómina se anotan en el registro de nómina. La cuenta bancaria de nómina establece un control sobre los cheques de nómina, evitando el robo o el mal uso de los cheques de nómina no cobrados.

    Por otro lado Horngren & Harrison Jr. (1991) continua diciendo que para garantizar plenamente los beneficios del control interno que suponen los cheques, es indispensable que estén prenumerados en forma consecutiva y que no falte ninguno de los números. Estos aparecen preimpresos con el nombre y la dirección del depositante y del banco. Los cheques tienen espacio para la fecha, el nombre del beneficiario, la firma del girador y el importe. El nombre y el número de identificación del banco así como el número de la cuenta del depositante por lo general están impresos en tinta magnética para ser procesados mediante máquinas.

    ¿Cómo elaborar la Nómina?

    Matilde Carolina Medina (2009) afirma: El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:

    "El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda".

    A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.

    El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.

    Normas del Control Interno para la Nómina

    Según Rosanna Del Valle S. (2009) Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.

    1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

    La contratación de personal, el salario a pagar, las deducciones que se realizarán en nómina, Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

    2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que: Preparen la nómina, Aprueban nómina y Pagan la nómina.

    3. Debe existir separación de funciones:

    Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina. Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

    4. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.

    5. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

    6. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

    7. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

    8. Cuando la nómina sea pagada con cheque:

    Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.

    La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.

    La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

    9. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.

    10. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.

    Procedimiento Para la Deducciones

    Según Milton L. Rock (1989) afirma: Para registro de las deducciones tomamos como aval las relaciones enviadas por las cooperativas, el sociedad deportivo etc. Una vez recibida estas por el encargado de nomina, se introduce al sistema para registrarlo. Esta relación contiene el código o ficha del empleado, nombre y valor para deducción.

    Para las deducciones fijas tales como seguro social, impuesto sobre la renta, seguro medico y aporte al plan; el sistema hace los cálculos automáticamente ya que tiene las formulas necesarias para su realización.

    Luego se pide un listado de ella, que consiste en un listado automatizado de todo el personal, con los sueldos y las deducciones fijas y no fijas, con fines de validación. Este es llamado prueba de nomina.

    FORMA DE PAGO

    Milton L. R. (1989) Afirma que es una modalidad el hecho de pagar el personal de una entidad bancaria, mediante cuentas corrientes y/o cuenta de ahorro; así hay mayor control de pago de la nomina, ya que se puede hacer cargos o créditos a la cuenta corriente o de ahorro, en caso de que surja cualquier inconveniente durante el cuadre de la nomina.

    Los volantes consisten en informar detalladamente el importe bruto ganado por el empleado y las diferentes deducciones hechas durante la semana o quince, así como el sueldo neto. Este volante es individual, contiene el código, nombre, y departamento del empleado.

    Regalía pascual

    En el código de trabajo (2007) Art. 219.- El empleador está obligado a pagar al trabajador en el mes de diciembre, el salario de navidad, consistente en la duodécima parte del salario ordinario devengado por el trabajador en el año calendario, sin perjuicio de los usos y prácticas de la empresa, lo pactado en el convenio colectivo o el derecho del empleador de otorgar por concepto de éste una suma mayor.

    Sin embargo, en ningún caso el salario de navidad será mayor del monto de cinco salarios mínimos legalmente establecido.

    Para el pago de este salario se excluyen las retribuciones por horas extraordinarias y el salario correspondiente a la participación en los beneficios de la empresa.

    El salario de navidad no será computado para los fines del preaviso, de la cesantía y de la asistencia económica prevista en este Código.

    Bonificaciones:

    Según Horngren & Harrison Jr, Bamber (2003) las bonificaciones son un monto sobre las compensación regular (pág. 430)

    En el código de trabajo afirma en el Art. 223.- Es obligatorio para toda empresa otorgar una participación equivalente al diez por ciento de las utilidades o beneficios netos anuales a todos sus trabajadores por tiempo indefinido.

    La bonificación es dispuesta por la empresa, conforme a lo estipulado en el código de trabajo vigente, regularmente se paga en el mes de abril de cada año.

    Vacaciones:

    Código de trabajo Art. 177.- (Modificado por la Ley núm. 97-97, G.O. 9955, de fecha 31 de mayo de 1997). Los empleadores tienen la obligación de conceder a todo trabajador un período de vacaciones de catorce (14) días laborables, con disfrute de salario, conforme a la escala siguiente:

    1ro. Después de un trabajo continuo no

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