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    1. Introducción
    2. Definición
    3. Finalidad
    4. Funciones
    5. Ventajas
    6. Desventajas
    7. Contenido
    8. Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama
    9. Clases de organigramas
    10. Criterios generales para su elaboración en el sector privado
    11. Conclusión

    INTRODUCCION

    Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas accesorios de un componente organizacional.

    Por tal razón, en el presente trabajo, aprenderemos los diversos tópicos que están referidos al organigrama y su función en la entidad de una empresa, lo que permitirá conocer la correcta elaboración del mismo.

    DEFINICION

    El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica.

    Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente:

    "Una carta de entidad es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de entidad, incluyendo las principales funciones y sus correlaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva."

    Otro autor expone su concepto de esta forma:

    "El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una entidad, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas accesorios componente."

    Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.

    Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de entidad y nos revelan:

    "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del división, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las correlaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada división o sección de la misma."

    Según el concepto de organigrama, este muestra:

    - Un elemento (figuras)

    - La estructura de la entidad

    - Los aspectos más importantes de la entidad

    - Las funciones

    - Las correlaciones entre las unidades estructurales

    - Los puestos de mayor y aun los de menor importancia

    - Las comunicaciones y sus vías

    - Las vías de supervisión

    - Los niveles y los estratos jerárquicos

    - Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la entidad

    - Las unidades de categoría especial.

    El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para correlaciones publicas, para formación de propio, fiscalización e inspección de la entidad, evaluación de la estructura, reentidad, evaluación de cargos, entre otros.

    FINALIDAD

    Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente:

    1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

    2. Refleja los diversos naturalezas de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

    3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

    1. Los cargos existentes en la compañía.
    2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
    3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

    FUNCIONES

    - Para la ciencia de la administración:

    Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

    - Para el área de entidad y sistema:

    Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, habitualmente la unidad de propio asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de entidad.

    - Para el área de administración de propio:

    El analista de propio requiere de este instrumento para los preparaciones de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de propio.

    - Y en forma general sirve para:

    • Descubrir y eliminar defectos o fallas de entidad.
    • Comunicar la estructura organizativa.
    • Reflejar los giros organizativos.

    VENTAJAS

    El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

    • Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
    • Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las correlaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por método de una larga descripción.
    • Muestra quién depende de quién.
    • Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
    • Sirve como historia de los giros, instrumentos de enseñanza y método de información al público acerca de las correlaciones de trabajo de la compañía.
    • Son apropiados para lograr que los principios de la entidad operen.
    • Indica a los administradores y al propio nuevo la forma como se integran a la entidad.

    DESVENTAJAS

    No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

    • Ellos muestran solamente las correlaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas correlaciones informales significativas y las correlaciones de información.
    • No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de correlaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
    • Con frecuencia indican la entidad tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la entidad es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
    • Puede ocasionar que el propio confunda las correlaciones de autoridad con el status.

    CONTENIDO

    Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos:

    1. Títulos de descripción condensada de las profesiones. Esto incluye habitualmente el nombre de la compañía y la aplicación que se defina.
    2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
    3. Fecha de formulación.
    4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de entidad, etc.).
    5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)

    SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

    1. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

      Cuando la línea llena cae sobre la accesorio media y encima del recuadro indica mando. (ver Grafico 2)

      Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo. (ver Grafico 3)

      Grafico 1

      Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

      Grafico 2

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      Grafico 3

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    2. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. (ver Grafico 1)
    3. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y correlaciones funcionales. (ver Grafico 4)

      Grafico 4

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      Grafico 5

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    4. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma. (ver Grafico 5)
    5. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza método recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
    6. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
    7. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero.

    CLASES DE ORGANIGRAMAS

      1. Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y propio del estado mayor.
      2. Generales: este naturaleza de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
      3. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.
    1. Según la forma como muestran la estructura son:
      1. Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior 

      2. Verticales (naturaleza clásico): Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.

      3. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este naturaleza de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque dan también colocarse las figuras geométricas.

      4. Organigrama Escalar: Este naturaleza de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
      5. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este naturaleza de organigrama es recomendado por la practica de las correlaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.
    2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos dan ser:

    CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR PUBLICO

    Por lo general, en este ámbito, los giros de estructura orgánica se derivan de una propuesta que puede partir de:

    • El presidente de la república.
    • El titular de la institución.
    • Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar lineamientos de carácter normativo para todo un sector administrativo o de aplicación).
    • Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinación de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de aplicación).
    • La autoridad administrativa de la institución.
    • Un área específica de trabajo.

    1. Mecánica

    El procedimiento para corregir estructuras de entidad en esta instancia es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurídica se apega a las siguientes fases:

    • Determinación del giro específico a realizar.
    • Justificación técnica.
    • Fundamentación legal.
    • Presentación de la propuesta de giro.
    • Análisis interno y/o ajuste.
    • Integración del documento final.
    • Autorización del titular de la institución.
    • Envío de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crédito Público.
    • En caso de aprobarse, se autoriza la modificación de la estructura.
    • La validación de la propuesta se remite a la institución para su implantación.

    2. Responsables

    Titular de la institución

    Gira instrucciones para que se efectúen las modificaciones a la estructura, y una vez realizadas las autoriza.

    Funcionario designado

    Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los giros propuestos.

    Responsable del área administrativa

    Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuración de unidades administrativas y puestos.

    Responsables del área jurídica

    Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas que inciden el funcionamiento de la institución.

    Responsable del área afectada

    La reestructuración de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de mejoramiento administrativo, ésta puede brindar soporte técnico al resto de los encargados de los giros estructurales.

    3. Fuentes de giro

    Por lo general, los procesos de reestructuración en el sector público obedecen a directrices dictadas por el titular del expeditivo Federal, de los secretarios de Estado o de los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como:

    • Fusión, cancelación o liquidación de instituciones.
    • vuelta de adscripción sectorial.
    • Creación de instituciones.
    • Reagrupación o redireccionamiento de funciones.
    • vuelta en las políticas de gobierno.

    CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR PRIVADO

    La mayoría de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones más o menos periódicas de su estructura y métodos de trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las cuales dan ser desde simples variaciones en la distribución de cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa.

    1. Mecánica

    Este aspecto depende de la magnitud de los giros organizacionales, del naturaleza de respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su instrumentación.

    Convencionalmente, los giros de esta naturaleza dan agruparse en:

    Básicos

    Éstos implican ajuste a operaciones, profesiones o funciones en mínima medida, que dan producir giros en el organigrama no más allá de nivel departamental o de oficina.

    Sólo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la referencia funcional y de la estructura orgánica que se afecta, así como las ventajas que el giro reportará a la entidad.

    De alcance método

    Estos giros implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la entidad hasta el nivel gerencial.

    En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboración y/o actualización de organigramas.

    Globales

    Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por justo la estructura de una entidad, las cuales varían de acuerdo con los recursos técnicos y económicos que se destinen a este fin.

    La decisión de llevar a cabo una modificación estructural de esta magnitud conlleva la ejecución de un análisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento específico para la elaboración de organigramas, también debe considerar la integración de variables metodológicas de mayor alcance.

    2. Responsables

    De giros básicos

    Personal del área que hace la propuesta.

    De alcance método

    Personal del área afectada, propio de otras áreas relacionadas con ella y propio técnico interno especializado en la materia.

    Globales

    Personal de todas las áreas de entidad, apoyados en un cuerpo técnico y de decisión altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores externos.

    3. Política general

    • vuelta del objeto de la institución.
    • Integración de nuevos socios.
    • Aumento del capital.
    • Reestructuración de funciones con motivo de la creación, desaparición o readscripción de unidades administrativas.
    • Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
    • Factores ambientales.

    EJEMPLOS

    Organigrama Del Mercosur

     

    Organigrama de la Revista Mujer y Sociedad

      

    Organigrama del Colegio Peruano Británico

     CONCLUSION

    El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una accesorio trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una entidad; y por otra accesorio trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.

    El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una entidad la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u entidad.

    En cuanto a los naturalezas de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de naturaleza escalar y circular son los menos conocidos.

    Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al propio nuevo la forma como se integra la entidad.

    Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la entidad como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la entidad lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

    Realizado por:

    Orlando Lucas Alfredo Palomino Portilla

    Estudiante de la Universidad Nacional San Luis Gonzaga de ICA - Perú 2005
    dianaglr[arroba]hotmail.com


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