- Introducción al Material
- Introducción a la manejo
- Función Administrativa Liderazgo
- Función de manejo Control
- Cambio. Cambio Organizacional
- Sistemas de Información Administrativa. SIM
- Bibliografía
Tarea Álvaro Reinoso
Introducción al Material
El presente material constituye un esfuerzo realizado con el objetivo de proporcionarles a los estudiantes que cursan estudios a través de la Tarea Álvaro Reinoso un material teórico complementario que les permita acceder a determinados contenidos que se abordan en los diferentes Temas que se exponen en la asignatura de manejo de Empresas con enfoques más modernos en los contenidos que se abarcan. Al mismo tiempo, el presente entidadvirá de soporte para hospedar ejercicios de diferentes clases, referidos a los contenidos abordados, dando respuesta a las orientaciones que la Guía de Estudio de los Estudiantes les oriente, en aras de resolver los ejercicios y actividades que en ella se proponen. De esta forma el alumno no solo acudirá al presente a leer y analizar contenidos, determinadas tablas o figuras, sino que se remitirá a determinados ejercicios que se han soportado aquí.
El mismo no excluye la posibilidad de que los estudiantes abandonen la profundización y ampliación de su estudio a partir de la Bibliografía clásica recomendada en las actividades, pues se ha respetado que ellos constituyen una riqueza indiscutible, como fuente de conocimiento, para el estudiante, a las cuales no debe nunca renunciarse, debido al enfoque metodológico y didáctico con que los mismos presentan los contenidos.
Con el objetivo de filtrar y organizar los conocimientos, se ha utilizado el método de formular los elementos más importantes que se abordan en cada Tema, sobre la base de las investigaciones de nuestros propios trabajos y de la experiencia de muchos otros directivos que han estudiado y colaborado con nuestro centro de estudios.
Los puntos que se abordan en el presente material quedan inicialmente, aclarado en el índice de ésta primera página, en el cual se ha tratado de que los mismos estén alineados con las temáticas abordadas en cada una de las lecciones de las repectivas unidades que conforman la asignatura de manejo de Empresas como tal.
Se espera entonces que este material ayude a salvar la distancia entre ustedes y nosotros y tribute a mejorar su estudio independiente.
Tema I:
Introducción a la manejo
No existe una actividad de los entidades humanos que se considere más importante que la manejo. En este sentido todas las organizaciones necesitan entidad administradas por alguien que cumpla con la tarea básica de diseñar y mantener un medio en el cual las personas que laboran de forma mancomunada puedan lograr fines y objetivos seleccionados.
La manejo, por tanto ha sido y es esencial para asegurar y conseguir la coordinación de esfuerzos individuales. Desde que los individuos comenzaron a formar los grupos para alcanzar metas que no podían lograr por sí solos. La tarea de los administradores ha crecido en importancia.
Diferentes análisis en el campo de los negocios han demostrado con mucho acierto, que gran parte de los fracasos en este campo de las organizaciones se deben a una administración poco calificada o a la falta de experiencia en la manejo. Todo proceso grupal efectivo y diseñado para lograr metas en grupo al menor costo de tiempo, dinero, material, adopta el proceso, principios y técnicas básicas de la manejo.
Toda organización necesita esencialmente de la manejo, así como también todos los niveles de ella, necesitan entidad administrados. Esto explica que es una actividad no solo del presidente de un grupo empresarial, o de un gerente general de una gran empresa, o del ministro de las fuerzas armadas, sino que es propia también de un jefe de piso de una gran tienda comercial, por solo nombrar algdistintos ejemplos.
Por consiguiente, en el campo de la manejo el papel de la teoría es proporcionar un medio para clarificar conocimientos administrativos importantes y pertinentes como es el caso del diseño adecuado de una estructura organizacional, o la aplicación de determinados principios para delegar la autoridad, o simplemente la elaboración correcta y clara de las metas de la organización, así como la mejor forma para aplicar determinadas técnicas que posibilitan una mejor aplicación de la ciencia administrativa como tal. Por estas y muchas otras razones es posible afirmar que la manejo es considerada conocimiento, arte y profesión.
La necesidad de la teoría de la dirección fue expresada por Henry Fayol, distinto de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la administración...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".
Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos
y procedimientos que partieron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.
Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las obentidadvaciones de los practicantes.
No obstante, la manejo tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.
En conclusión, la manejo, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.
La manejo implica que a través de ella se logren tres cuestiones importantes:
a) Alcanzar los objetivos de la organización. Para lograr el alcance de las metas de cualquier organización se hace de vital importancia aunar esfuerzos para que un conjunto de individuos alcance las metas. Ello solo es posible a través de una manejo acertada
b) Mantener el equilibrio entre los diferentes intereses. Los directivos necesitan mantener el equilibrio entre los objetivos, metas y actividades en conflicto de los miembros de una organización. Resulta por tanto, imprescindible el equilibrio entre los conceptos de: ingresos y gastos, (tanto individuales e internos, entre los entidadvicios que se ofrecen y entre las demandas de los diferentes grupos). De manera que la manejo está orientada a equilibrar los intereses de muchos grupos diferentes. Desempeña la función de salvaguardar los activos de la organización.
Debe considerar los mejores intereses de los trabajadores, con salarios decorosos, condiciones de trabajo adecuadas, tratamiento justo y equitativo, la mayor seguridad posible en el puesto, y la satisfacción de sus necesidades de realización.
La manejo o Dirección también debe trabajar para satisfacer las exigencias de los clientes, ya que sin ellos no tendría propósito la organización. Son la razón de la existencia de la gran mayoría de las organizaciones. Otros (como proveedores y asociaciones comerciales) también deben entidad respetados.
Por último, debe satisfacer las necesidades y demandas de las organizaciones gubernamentales. Si la dirección favorece a un grupo a expensas de otros, a la larga tenderá a crear un desequilibrio que actuará en detrimento de la organización.
c) Lograr eficiencia y efectividad. En este aspecto El desempeño de la manejo en el mundo actual en una organización se puede medir de muchas maneras diferentes. Una forma común es en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
La Eficiencia:
Es obtener los máximos resultados con el mínimo de gastos. Un administrador eficiente es aquél que logra mayor producción (resultados, productividad, desempeño) con relación a los insumos (trabajo, materiales, dinero, tiempo) necesarios para lograrla. Dicho de otra manera, los administradores deben influenciar para minimizar el costo de los medio utilizados para lograr un producto dado, se consideran eficientes. O a la inversa, el administrador que puede elevar al máximo los resultados por una cantidad de insumos dada es respetado eficiente.
La Efectividad:
Es la habilidad para "hacer las cosas correctas" o hacer que las cosas se logren. Esto incluye la selección de los objetivos más apropiados y los métodos adecuados para alcanzar los objetivos. Los administradores efectivos seleccionan las cosas correctas que han de hacerse y el método correcto para lograr que se hagan.
La Eficacia:
Es el secreto del éxito para toda organización. Para los administradores, "Lo oportdistinto NO es cómo hacer las cosas correctas, SINO encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los medio y esfuerzos". De ahí, que el concepto de eficacia surge por la necesidad de que los administradores busquen las cosas en el entorno de la organización. Ejemplo seleccionar un mercado específico.
1.1 Concepto de manejo. Naturaleza y niveles del Sistema Administrativo.
En la literatura y la práctica social existen tres términos muy interrelacionados: dirección, administración y gerencia. En esta asignatura se utiliza como sinónimos a los términos manejo y Dirección.
En ocasiones al hablar de manejo nos referimos al desempeño de un cargo: El Administrador. El término de gerencia lo utilizaremos también como sinónimo pero siempre especificado a un cargo ejecutivo.
Las definiciones en las ciencias sociales a partir de la teoría del conocimiento definen a la manejo desde tres enfoques y las posibles combinaciones de estos. Desde el punto de vista funcional, estructural y singular.
Desde el punto de vistas funcional se define como: "La actividad del sujeto de la manejo (directivo) sobre los subordinados para trazar y cumplir las metas u objetivos".
Chiavenato (1998), plantea que la manejo es entendida como un conjunto de cargos y tareas, posteriormente, como un conjunto de órganos y funciones, desdobladas más tarde, en una compleja gama de variables que llega hasta la concepción de sistema, aspecto éste que se tratará más adelante en el presente material.
En su estado actual, la manejo es el resultado histórico e integrado de contribuciones acumuladas provenientes de muy variados campos de la actividad científica, técnica y profesional, por lo que no es extraño que se utilicen frecuentemente, la utilización de principios y conceptos desarrollados por otras ramas del saber.
Kliksberg (2000) plantea que partiendo del análisis histórico en materia administrativa, la manejo incluye las características siguientes, muy importantes a tener en cuenta en todo momento:
1.- El ámbito de la conceotualización en que se inscribe la manejo, no está constituido por un solo clase de empresa. La manejo trata de cualquier clase de organización, ya sean económicas, culturales, políticas o sociales.
2.- El objetivo de los administradores es el mismo en cualquier clase de organización y consiste en crear un ambiente adecuado para el alcance de los objetivos de manera eficiente.
3.- La manejo, como se ha descrito, comprende el análisis teórico a nivel científico del comportamiento de las organizaciones.
4.- La manejo comprende también una tecnología o conjunto de conocimientos en materia de procedimientos operativos aplicables a la obtención de mayor eficiencia en las distintas áreas de la organización.
Stoner define a la manejo, como el arte de hacer las cosas a través de las personas. Tales definiciones cambian en la medida en que las circunstancias de las organizaciones.
Otros autores apuntan que la manejo en todas aquellas actividades que se llevan a cabo y mediante las que se desarrolla el proceso de fijación y posterior logro de los objetivos organizacionales o de la egresa como tal.
La necesidad de una teoría de la manejo o Dirección fue expresada por Henry Fayol, distinto de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la dirección...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".
Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos y procedimientos que partieron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.
En el mismo sentido, Kast y Rosenzweig, (1999), se manifiestan cuando señalan que la manejo comprende la coordinación de hombres y medio materiales para el logro de determinados objetivos.
Si los directivos son capaces de entender el cuerpo de conocimientos que integra la asignatura de manejo y saben cómo aplicarla a situaciones dadas, deben entidad capaces de desempeñar las funciones de dirección tanto con eficiencia como eficacia, relacionando la teoría y la práctica. ya que una teoría no es más que la generalización de una entidadie de regularidades bajo unas mismas condiciones que se manifiestan en la práctica, prácticamente de la misma forma.
1.2.- Proceso Administrativo.
Actualmente predomina en la literatura administrativa la concepción de la manejo como proceso, es decir como un camino sistemático y organizado para hacer las cosas, que comprende una entidadie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin.
Bajo este enfoque la manejo es descrita y analizada a través de las actividades que la componen y consiste en la coordinación de todos los medio a través de los procesos de planificación, organización, liderazgo o mando, y control, en orden a conseguir los objetivos establecidos.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas: La manejo entonces, es un proceso porque todos los administradores, sin importar sus aptitudes particulares o su capacidad, intervienen en las actividades relacionadas, para obtener los objetivos.
La administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás medio para lograr objetivos organizacionales establecidos.
Fig. 1.2.1.- Ciclo Administrativo.
El ejercicio de la manejo conlleva a la aplicación de funciones, que expresan en si mismas y en su interrelación la esencia de este proceso, que se manifiesta como se expresó anteriormente en cualquier actividad humana que involucre a más de una persona.
1.2.1.-Funciones Básicas o Generales del Ciclo Administrativo.
La naturaleza universal de la manejo resulta de este hecho: las funciones generales de la manejo o Dirección son las mismas en todos lados, en todas las organizaciones y en cualquier época.
Como se muestra en la figura anterior: la planificación, organización, el liderazgo y el control son las llamadas funciones generales o básicas del Ciclo Administrativo
Las funciones administrativas son las mismas tanto para los negocios pequeños como para los grandes; para las organizaciones públicas y para las privadas, para las empresas manufactureras, para las organizaciones de entidadvicio, para las empresas minoristas, y para las empresas nacionales, extranjeras y multinacionales, así como para las organizaciones sociales, fraternales, políticas o religiosas, en fin son universales.
Las funciones de la Dirección son básicamente las mismas para cualquier clase de organización. Aun cuando pueden aplicarse en forma diferente por los distintos dirigentes. Debido a que todos los gerentes operan alcanzando objetivos mediante los esfuerzos coordinados de otras personas, el clase de organización en la cual se encuentren hace relativamente muy poca diferencia.
Si los administradores desempeñan con eficacia estas funciones en una situación dada, es probable que hagan lo mismo en otras situaciones. Lo anterior denota no solo el carácter universal de la manejo, sino también el mismo carácter de sus funciones generales.
De la misma manera que en las organizaciones, y en particular en las empresas, existen una entidadie de trabajadores que realizan las tareas y actividades principales para fabricar los productos, para prestar los entidadvicios y para cumplir las metas de las mismas. Así, el profesor enseña en la universidad, el sacerdote ejerce su labor de guía en la iglesia, el bombero apagará fuego, el cocinero elaborará un plato, el camarero lo entidadvirá y el piloto hará volar el avión. Todas estas son las tareas operativas de las organizaciones. Llamamos operarios aquellas personas de la organización que se encargan de la ejecución material de las tareas operativas de la empresa. Esa es su única función dentro de la empresa, la realización de las tareas propias de su actividad y no dirigen el trabajo de otras personas. Los directivos son las personas, que dentro del Proceso de manejo, planifican, organizan, dirigen y controlan el trabajo de otras personas, y en concreto, de las personas que ejecutan materialmente las tareas típicas de la organización. El jefe de redacción dirige a los redactores y controla que estos que estos realicen sus artículos según esta previsto. Por tanto, los directivos se encargan de administrar, es decir, de que otras personas realicen las tareas organizativas de manera eficaz y eficiente. A estos directivos se les llama administradores.
La mayor parte de los directivos no realizan solo tareas directivas, sino que también realizan tareas operativas es decir el jefe de redacción, a pesar de disponer de un grupo amplio de redactores y periodistas a su cargo, puede elaborar él mismo algunas crónicas o intervenir en la redacción de muchos artículos. El grado en que un directivo se dedica más a tareas administrativas que a tareas operativas depende, de su posición de la jerarquía dentro de la empresa.
Las empresas se suelen representar en forma de pirámide. En su base se sitúan a los operarios, es decir aquellos trabajadores que ejecutan materialmente las tareas operativas y que no dirigen y controlan el trabajo de nadie. Son, por tanto, el escalón más bajo de la jerarquía de la empresa.
Los directivos o administradores que se dedican a dirigir y a controlar directamente el trabajo de los operarios son los que se llaman supervisores o directivos del primer nivel o de primera línea que pueden entidad un coordinador de asignatura, un cabo en el ejército, un entrenador en un equipo deportivo, un jefe de recepción, un comandante de vuelo, etc. Su característica esencial es que dirige el trabajo de un grupo operario y no de ningún otro directivo
En lo más alto de la pirámide se encuentra la alta dirección, los administradores de mayor nivel jerárquico, llegando en su punta a los máximos responsable de la organización, cuyo trabajo no es supervisado por otros trabajadores.
Entre los administradores de la alta dirección y de los primer nivel, se encuentran los directivos y administradores intermedios o de nivel medio. Tienen como característica común que supervisan y dirigen el trabajo de otros directivos.
Como se apunta anteriormente, los administradores realizan tareas administrativas y operativas en diferentes proporciones dependiendo de su nivel jerárquico. La norma general establece que, cuanto mayor sea el nivel jerárquico de un directivo, más centrado estará en las tareas de planificación, organización, liderazgo y control y menos en la ejecución material de las tareas operativas. En sentido inverso, cuando más se desciende en la pirámide, más ocupado estarán dichos administradores en las tareas operativas, aunque sin descuidar las administrativas.
Como se ha señalado desde el principio, una empresa busca alcanzar una entidadie de metas; por tanto lo primero que tiene que hacer el administrador de una organización es establecer los objetivos de la misma y las formas de alcanzarlo: a esto se le llama Planificación. De otra parte, también se ha visto que el trabajo del directivo no es ejecutar directamente las tareas para conseguir los objetivos, por lo que tiene que plantearse que esas personas tiene que realizar cada una un grupo de tareas especializadas y que tienen que coordinar su trabajo; esto se realiza en la segunda fase, que se denomina Organización. Una vez establecidas las relaciones jerárquicas y funcionales entre los miembros de la empresa mediante la fase de organización, hay que buscar a las mejores personas para ocupar los puestos, hay que formarlas, hay que integrarlas, hay que motivarlas, hay que remunerarlas, hay que liderarlas y hay que hacer que existan flujos de relación entre ellas; de ello se ocupa la fase de Liderazgo o Mando (hay personas que la nombran, sencillamente, Dirección) Una vez que la empresa ha entrado en funcionamiento se van a obtener ciertos resultados y los administradores o directivos querrán saber si con ello se han conseguido los objetivos previstos, sino es así, deberán producirse ajustes y cambiar los objetivos o las acciones para alcanzarlos en el siguiente período de Planificación; ésta es la función de la fase de Control. Así la administración de la empresa es un proceso secuencial que consta de las fases ya descritas anteriormente (Planificación, Organización, Liderazgo, Mando o Dirección y Control). A estas actividades también se le llaman, funciones o tareas del sujeto de la manejo.
Al hablar del proceso administrativo, se han visto las cosas que deben hacer los directivos cuando realizan tareas administrativas. Pero, ¿Es eso lo que realmente hacen? Mintzberg realizó un amplio estudio entre los administradores y directivos y estableció que muchas de estas funciones ocupan un lugar marginal en el trabajo cotidiano de los administradores. Define en cambio un conjunto de roles o papeles que realizan habitualmente los directivos. Los agrupo en 3 clases diferentes:
- Roles interpersonales: Se refieren al gran volumen de actividad que desarrollan los directivos en contactos con otras personas, tanto dentro como fuera de la organización. Son roles de cabeza visible, líder y enlace.
El primer término se refiere al directivo que representa la empresa en el exterior. Es la imagen de la empresa. Cuando surge un problema con la empresa, los clientes, los proveedores y terceros interesados acuden a él. También actúa en actos protocolarios y profesionales en representación de la empresa, como convenciones, conferencias y charlas, recepciones oficiales, etc.
Como líder, estimula y motiva a los trabajadores que están a su cargo. Es responsable de su reclutamiento y selección, así como de recompensarlo adecuadamente. Interactúa con ellos para que se realizan convenientemente las actividades de la empresa.
Como enlace mantiene relaciones sociales y profesionales, está encargado de establecer una red amplia de contactos y de fuentes de información, internas y externas. Le corresponde establecer los canales de relación e información que puedan entidad utilizados en el futuro.
- Roles informativos: Se refieren a todo el trabajo directivo relacionado con la recogida y transmisión de información y de datos. Si cuando realizan el papel de enlace, el directivo a establecido los canales y vías de relación, estos roles suponen ponen poner en uso esos canales para hacer circular la información.
Monitor: Los directivos realizan una importante labor de recogida de información, normalmente la buscan activamente. Está información la reciben tanto del interior de la empresa como del exterior. Buscan información fiable, disponible en el momento adecuado, organizado y pertinente.
Difusor: El directivo es el encargado de transmitir información dentro de la organización, ocupándose de que está circule convenientemente y de que llegue a las unidades y personas que la necesitan.
Portavoz: Trasmite una entidadie de información al exterior de la empresa sobre los planes y programas que está va a realizar. Es el interlocutor y experto en las relaciones dentro del sector.
- Roles decisionales: Son el de emprendedor, el de gestor de anomalías, el de asignador de medio y del negociador. Todos ellos suponen en distinto grado un proceso de toma de decisiones para la empresa.
Emprendedor: El directivo realiza este papel cuando toma iniciativa y busca oportunidades para la empresa. Intenta adelantarse a los acontecimientos, busca nuevos mercados, nuevos productos, nuevos procesos y nuevas formas de gestión.
Gestor de anomalías: Como se ha dicho anteriormente unas de las funciones continuas del directivo es el análisis y solución de problemas. Es un solucionador de problemas en la empresa. Sino puede darle una solución por si mismo, reenvía en problema a la parte de la empresa que lo puede resolver.
Asignador de Recursos: Decide dentro de su campo de competencia la asignación de los medio disponibles a distintas actividades, unidades o puestos. Evalúa la importancia de cada cosa y establece prioridades. Hay que pensar que distinto de los medio de la organización más valiosos, y que también asigna libremente, es su propio tiempo.
Negociador: Los directivos se encargan también de preparar y supervisar los procesos de negociación que se llevan a cabo en la empresa y con agentes del entorno, fija los límites de la negociación y establece las estrategias negociadoras. Normalmente el directivo que negocia es el que tiene capacidad para llegar a compromisos en nombre de la empresa.
1.3.- Importancia de la manejo de Empresa
La importancia de la manejo como función principal de los administradores radica principalmente en la orientación que da ésta, a cada distinto de los elementos que componen la organización, realizando planes, asignando medio, motivando, guiando y controlando las actividades, permitiendo así el logro de las metas esperadas por la organización, haciendo estas más eficientes y eficaces.
- Permite escuchar a nuestros superiores.
- Permite dar opiniones y criterios propios.
- Propicia la necesidad de trasladar ideas, dar soluciones y criterios.
- Dirigir pequeños grupos de subordinados.
- Discutir con otros profesionales
- Participar en diferentes eventos.
- Necesidad de competir.
La necesidad de una teoría de la dirección fue expresada por Henry Fayol, distinto de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la dirección...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".
Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos y procedimientos que partieron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.
Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".
Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las obentidadvaciones de los practicantes.
No obstante, la dirección tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.
En conclusión, la teoría de la manejo, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.
1.4.- Evolución de la Teoría Administrativa
La manejo es una disciplina a la que atañan resultados prácticos , sin embargo es necesario estudiar las diferentes teorías administrativas al menos por cuatro razones :
- Las teorías guían las decisiones administrativas.
- Las teorías conforman nuestro concepto de administración .
- Las teorías ayudan a comprender el ámbito de los negocios.
- Las teorías son fuentes de nuevas ideas.
La Escuela Clásica. La Escuela de las Relaciones Humanas. La Escuela de las Ciencias Administrativas.
TABLA 1.4.1. ESCUELAS FUNDAMENTALES SOBRE ADMINISTRACIÓN
| ESCUELA | CONTENIDO | APORTES | LIMITACIONES |
| TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA | Es un enfoque administrativo, formulado por F.Taylor y otros entre 1890 y1930, que pretende determinar en forma científicas mejores métodos para realizar cualquier tarea y seleccionar, capacitar y motivar a los trabajadores. | · Desarrolló un método racional para resolver los problemas de la organización · Preparó el terreno para la profesionalización de la disciplina de organización | · Su limitada comprensión sobre los entidades humanos, sus motivaciones, etc. · Su énfasis en la productividad y la rentabilidad condujo a explotara trabajadores y clientes. |
| TEORÍA CLÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN | Un esfuerzo anticipado, cuyo pionero fue Henry Fayol, por i- dentificar los prin- cipios y conocimien- tos que subyacen en la administración efectiva | · El concepto de que los conocimientos de administración se aplican a todo clase de actividad de grupos. · La idea relativa a que ciertos principios intangibles afectan la conducta administrativa efectiva que los principiosadministrativos pueden enseñarse. | · Los principios clá-sicos se ajustan a organizaciones en ambientes esta- bles y predecibles · Los principios clá-sicos son criticados por considerarse muy generales. |
ESTAS DOS TEORÍAS ANTERIORES SE INSCRIBEN DENTRO DE LA ESCUELA CLASICA DE LA ADMINISTRACIÓN
CONTINUACIÓN DE LAS ESCUELAS
| ESCUELA | CONTENIDO | APORTES | LIMITACIONES |
| ESCUELAS DE LAS CIENCIAS DEL COMPORTAMIEN TO. | Un grupo de academi cos en administra- ción y con capacita- ción en sociología, psicología, y áreas relacionadas, que utilizaban sus diver sos conocimientos para comprender y administrar con ma yor eficacia a la gente que forma las organizaciones. | · Conocimientos sobre la motivación individual, el comportamiento de grupo, las relaciones interpersonales en el trabajo y la importancia que tiene el trabajo para el entidad humano | · La complejidad del comportamiento humano, provoca opiniones contrapuestas de los especialistas, lo cual hace difícil a los administradores decidir cual recomendación seguir. · El uso y abuso del lenguaje técnico en vez del lenguaje cotidiano en la comunica- ción de sus hallaz gos contribuye a dificultar la acep- tación de sus ideas |
| LA ESCUELA CUANTITATIVA (INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES O CIENCIA ADMINISTRATIVA) | Técnicas matemáticas para modelar, analizar y solucionar problemas de administración. | · A las actividades de planeación y control , incluyendo el desarrollo de estrategias de producto. Programas de desarrollo de medio humanos, etc. | · algdistintos administradores piensan que la base matemática es demasiado complicada para comprenderla y utilizarla con rapidez · La ciencia administrativa no es adecuada para manejar los componentes psicológicos y conductuales de la actividad en un centro de trabajo |
EVOLUCION DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION
En el cuadro anterior se describen brevemente las tres escuelas fundamentales del pensamiento administrativo, las cuales en la actualidad siguen conentidadvando su importancia.
1.4.1.- MENCIÓN DE OTROS TEÓRICOS PIONEROS DE LA DIRECCIÓN O ADMINISTRACIÓN.
Otros muchos hombres hicieron aportes a la ciencia de la administración, además de los
mencionados anteriormente:
Frederick W Taylor, el cual puso atención a las tareas, considerándose el padre de la administración, el cual obentidadvaba a los trabajadores en el desempeño de diversas tareas y anotaba el tiempo para proporcionar una base científica para el diseño y desempeño de las tareas. En lugar de cada trabajador efectuara su tarea su forma. Taylor buscó la mejor manera para todos los trabajadores. La siguiente etapa era buscar personas físicas y mentalmente apropiadas para el trabajo. El resultado consistía en buscar la mayor productividad. El propósito de la recolección y medición de hechos que efectuaba Taylor era proporcionar una base científica u objetiva para el desempeño de tareas.
Elton Mayo: Puso especial atención a las personas, planteaba que los administradores no solo necesitaban planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo, como Taylor insistía, sino que necesitaban integrar en forma constante una organización social humana. La manejo, tal y como formulaba Mayo y sus seguidores, debía proporcionar condiciones que permitieran la espontánea colaboración de los grupos para el logro de los objetivos.
Douglas MacGregor: resumió el contraste más claro de las suposiciones de la manejo científica y de las relaciones humanas sobre la naturaleza humana, denominando Teoría X a las suposiciones tradicionales y a las contrastantes Teoría Y.
Teoría X: Plantea que la motivación del hombre es el salario, que las emociones humanas son irracionales, que el hombre es esencialmente perezoso, etc. Dentro de esta concepción la labor de la administración se limita al empleo y control de la energía humana en la dirección de los objetivos organizacionales.
Teoría Y: Se basa en un enfoque más positivo de la naturaleza humana y admite que el hombre no es pasivo, ni contravienen los objetivos organizacionales y que posee motivación, patrones de comportamiento adecuado y está capacitado para asumir responsabilidades. Dentro de esta concepción administra un proceso de crear oportunidades, liberar potencialidades retirar obstáculos, ayudar al crecimiento y proporcionar orientación.
La Teoría Z de William Ouchi fue más actual y plantea que la productividad es más una cuestión de dirección de personas quede tecnología, mucho más de gestión humana y cultura organizacional adecuada que de enfoques tradicionales basados en la organización.
A su vez, la Teoría de la manejo actual continúa generando conceptos interesantes. En este momento es posible identificar tres perspectivas adicionales de la teoría de la administración: el enfoque de sistemas, el de contingencia y un nuevo enfoque de las relaciones humanas.
ENFOQUE DE CONTINGENCIAS: El concepto de la técnica de administración que más contribuye al logro de objetivos organizacionales puede variar en diferentes situaciones o circunstancias.
NUEVO ENFOQUE DE LAS RELACIONES HUMANAS: Un enfoque integral hacia la teoría de la administración, que combina un concepto positivo de la naturaleza humana con el estudio científico de las organizaciones para prescribir como deben actuar los administradores efectivos en gran parte de las circunstancias.
1.5.- El Enfoque de Sistema en el entorno actual.
Un Sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.
Un ejemplo de Sistema, por tanto es: Un grupo de estudiantes de informática, Un Jardín de flores, la sala de la casa
Es por tanto, cualquier conjunto de partes unidas entre sí puede entidad respetado como un
Sistema, siempre que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el centro de atención.
Esto quiere decir que debe tener un fin u objetivo identificar un sistema
Un sistema está compuesto por dos aspectos críticos:
1. Los elementos
2. Las relaciones entre los elementos
Si nos hiciéramos las preguntas siguientes:
¿Cuál de los dos caracteriza a un sistema?
¿Qué es lo que caracteriza al sistema de dirección de la Universidad, los departamentos o las relaciones entre estos?
Las respuestas estarán encaminadas a responder que: aunque los elementos sean importantes, lo que caracteriza a un sistema son las relaciones entre ellos.
Con relación al segundo cuestionamiento; un departamento puede fragmentarse o integrarse y si las relaciones se mantienen no pasa nada , ahora si para cualquiera de las dos situaciones anteriores se cambian las relaciones, el sistema se altera.
Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
La definición de un sistema depende de la comodidad o del interés de la persona que pretende analizarlo. Es una cuestión de enfoque.
El sistema sistémico es el representado por todos los objetos, atributos y relaciones necesarios para la realización del objetivo. El objetivo del sistema sistémico define la finalidad para la cual partieron ordenados todos los objetos, atributos y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación, que definen la frontera del sistema y hacen posible explicar las condiciones bajo las cuales debe operar. No hay sistemas fuera de un medio específico (ambiente o entorno): los sistemas existen en un medio y están condicionados por él.
Medio (ambiente) es el conjunto de todos los objetos que dentro de un límite específico, pueden tener alguna influencia sobre la operación del sistema. La frontera es, pues, la condición ambiental dentro de la cual el sistema debe operar.
Puede resumirse entonces que en lo relativo a los conceptos fundamentales que se refieren al Enfoque de Sistema, se encuentran los siguientes:
Sistema: Conjunto de elementos, propiedades, atributos o relaciones que perteneciendo a la realidad objetiva, representa para el investigador su objeto de trabajo.
Elementos: Partes que componen el sistema. Son ilimitados en variedad.
Relaciones: Vínculos que se establecen entre los elementos, estos elementos deben mantenerse unidos para formar parte del sistema.
Atributos: Son las propiedades de los elementos y las relaciones que permiten definir a estos en función del objetivo perseguido por el estudio.
Sinergia: Situación en la que el todo es mayor que sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que los departamentos que actúan cooperativamente son más productivos que si actuaran de forma independiente.
Efecto Sinergético: Propiedades que alcanza el sistema como producto de la unión de todos sus elementos, la integración e interacción de todos ellos.
Medio Ambiente: Todo lo que se relaciona con el sistema.
Subsistema: Cualquier sistema conviene estudiarlo a los efectos prácticos como parte de distinto mayor.
Fronteras del sistema: Límites del sistema.
Sistema sistémico: Todo lo anterior que al unirse forman el sistema sistémico.
Sistema Autorregulado: Es todo aquel sistema que tiene un mecanismo regulador.
Entropía: Grado de desorden que tiene un sistema.
Homeostasia: Sistema en equilibrio.
La clasificación de los sistemas sigue diferentes criterios, como es el caso de los siguientes:
- Por su relación con el medio ambiente
1- Cerrado
2- Abierto
- De acuerdo a su estructura
1- Simple
2- Compuesta
- Por su diversidad
1- Estático
2- Dinámico
- Por su capacidad de regulación
1- Regulados
2- Autoregulados
Un sistema se estudia a partir del seguimiento de los pasos relacionados a continuación:
1- Definir los objetivos del sistema.
2- Determinar los límites del sistema.
3- Descomposición de las partes que integran un sistema.
4- Determinar los componentes fundamentales.
5- Definir la organización y estructura en tiempo y espacio.
6- Determinar el medio ambiente y su influencia sobre el sistema.
7- Definir la red de relación.
8- Otros aspectos que se consideren importantes.
El enfoque en sistema plantea que: "En una organización son independiente las personas, las tareas y la dirección. Un cambio en una de las partes afecta las otras de manera invariable. La organización, por tanto es un todo, dinámico y orgánico, formado por muchos subsistemas, esto implica que no se resuelvan problemas de forma parcial, sin la afectación de la organización en su conjunto".
1.5.1.-Características de los Sistemas
Propósito: todo sistema tiene distinto o algdistintos propósitos u objetivos. Los elementos y sus relaciones definen un arreglo con miras a un objetivo que debe entidad logrado.
Globalismo o sistémicoidad: cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Hay una relación causa-efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo.
Entropía: es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste, a la desintegración, al relajamiento de los patrones y a un aumento de la aleatoriedad. Hay criterios según los cuales a medida que aumenta la información disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De ahí, surge el concepto de negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
Homeostacia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse a fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.
1.5.1.1.- Sistema abierto y sistema cerrado:
Sistema abierto (SA): Conjunto de partes en constante interacción (lo que resalta la característica de interdependencia de las partes), orientado a determinados propósitos y constituyendo un todo sinérgico (mayor que la suma de las partes) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo (doble capacidad de influir sobre el medio externo y a la vez recibir la influencia del mismo).Una empresa.
1. El SA está en constante interacción con el medio. Esta interacción es dual en el sentido de que lo influencia y es influenciado por él. El SC no interactúa con el ambiente.
2. El SA tiene capacidad de cambio y adaptación al medio ambiente, está dotado de reversibilidad: su estado actual o futuro no está condicionado por su estado original. En el SC ocurre lo contrario.
3. Es contingencia del SA competir con otros sistemas, lo que no ocurre con el SC.
I. Parámetros de los sistemas
Cualquier cosa que esté en movimiento o que cambie de estado, es un proceso, este es una de las modalidades del enfoque de sistema, por tanto puede entidad respetado un sistema.
1) Las relaciones (estructura y procesos)
a. Todos los elementos de un sistema
b. Entre sistema y subsistemas
c. Entre dos o más sistemas
Las relaciones son los aspectos más importantes de un sistema.
2) Parámetros: Son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.
a. Entrada, impulso o insumo (input): es la fuerza de arranque o partida de sistema, que suministra energía para la operación del sistema.
b. Salida, producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se alinearon los objetos y relaciones del sistema. Estas salidas deben entidad congruentes y coherentes con los objetivos del sistema.
Las salidas pueden entidad causal y mutuamente dependientes (complementarias) para suministrar una entrada conveniente a un subsistema de orden más elevado, como aparece en la Figura I.1.
3) Proceso, procesador, transformador (throughput)
Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. El proceso caracteriza la acción de los sistemas y se define por la sistémicoidad de los elementos (tanto objetos como relaciones) empeñados en la producción de un resultado.
4) Retroalimentación, retroinformación (feedback)
Es la función del subsistema que tiene como mira comparar la salida con un criterio o patrón previamente establecido. La retroalimentación tiene como objetivo el control, o sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor. Monitor es un término que comprende una función de guía y de dirección.
II.- Análisis de sistemas
Pasos para el reconocimiento de un sistema:
1) Localización de las partes componentes (elementos) que están relacionados entre sí.
2) Identificación del patrón que rige las relaciones encontradas (red de comunicaciones).
3) Percepción de una finalidad (objetivo) en el arreglo visto como un todo.
4) Definición del medio ambiente donde actúan las partes componentes
5) Establecimiento del ciclo de eventos que identifican el proceso del sistema (ciclo de procesamiento).
III.- Métodos para el análisis de sistemas. Análisis de sistemas:
Análisis destinado a sugerir un curso de acción mediante el examen sistemático del costo, la eficiencia y de los riesgos de políticas y estrategias alternativas (incluso la formulación de otra más, en caso de que las examinadas sean poco satisfactorias). Al igual que la investigación operacional, el análisis de sistemas auxilia al tomar una decisión o resolver un problema, a encontrar una solución inteligente o un curso de acción preferible entre varias posibles alternativas.
IV.- Ingeniería de sistemas
Es la planeación y la formulación de nuevos sistemas para el mejor desempeño de operaciones en curso o para implementación de operaciones, funciones o entidadvicios hasta entonces nunca ejecutados. Existen varias etapas del proceso operacional (sin orden cronológico):
a. Definir y aislar el problema científico, cuantificar y relacionar el conjunto de factores que definirán el sistema y su ambiente.
b. Seleccionar un objetivo es el fin lógico de la definición del problema. El objetivo escogido orienta la búsqueda de alternativas, sugiere el clase de análisis a que se deben someter las alternativas y proporciona los criterios para escoger el sistema óptimo.
c. La síntesis de sistemas trae consigo la compilación o invención de sistemas alternativos capaces de atender a los objetivos.
d. El análisis de sistemas significa deducir las consecuencias lógicas de la sistémicoidad de los sistemas hipotéticos.
e. La elección del mejor sistema comprende la evaluación del análisis y la comparación de esa evaluación con los objetivos, a fin de seleccionar el mejor subconjunto posible de sistemas alternativos que merezcan un estudio más detallado.
f. La relación de los resultados constituye la última función de esta etapa.
V. Procedimiento para analizar un sistema
a. Análisis del proceso (o procesamiento): cuando el sistema es estudiado como el conjunto de subsistemas íntimamente enlazados. Permite definir salidas intermedias y estudiar los medios por las cuales estas salidas pueden introducirse en procesos unidos en entidadie para el subsecuente procesamiento o incluso mejorar su desempeño.
b. Análisis del resultado final: cuando el sistema es tratado como un todo. El analista se vuelve más hacia los resultados finales que hacia los resultados intermedios de los subsistemas, despreciando las salidas intermedias.
Definido esto, se sigue el siguiente procedimiento:
1. Definir una necesidad real que debe entidad satisfecha
2. Determinar los objetivos que contribuirán a satisfacer la necesidad real
3. Verificar las condiciones de restricciones dentro de las cuales el sistema deberá limitarse
4. Generar muchos sistemas alternativos diferentes, que puedan satisfacer la necesidad real
5. Seleccionar las mejores alternativas
6. efectuar las alternativas seleccionadas para entidad debidamente experimentadas
7. realizar una evaluación completa del sistema experimentado
8. Desarrollar modificaciones con la retroalimentación para continuar el ciclo hasta que los objetivos se hayan alcanzado.
1.5.2.- SISTEMA DE DIRECCION O ADMINISTRACIÓN. ANATOMIA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y SU RELACIÓN CON LA CULTURA
Enfoque del Sistema de manejo desde el punto de vista de las decisiones y la Cultura.
En la figura representada posteriormente, se simboliza a la empresa con un enfoque de sistema, El corazón de cualquier organización está en el sistema de decisiones, un dirigente se distingue de otro, no por las decisiones que toma ,sino cómo las toma. Ellas son las que enmarcan el rumbo futuro de la organización, su eficiencia, eficacia y en síntesis por la competitividad, en estas se expresan los valores, la ideología , se nutren del sistema de información, por tanto El Sistema de Decisiones depende en primer lugar de la cultura de la organización, donde los valores son su expresión más profunda. Todo lo que acontece en una organización para bien o para mal depende de la cultura organizacional, es decir de los hábitos, valores, tradiciones, historia. Etc. (ver figura 1.6.2.1.)
El aspecto anterior está muy ligado al de la ideología y a la política vigente, pero esta viene de un sistema mayor al de la empresa y a su vez la empresa traza sus políticas.
- Las características y cualidades de los medio humanos. De la empresa, tanto en el orden técnico, conocimientos, habilidades, y sobre todo su disposición al cambio.
- El nivel de la técnica y tecnología para la toma de decisiones, tanto desde el punto de vista del conocimiento y habilidades, estilos, organización y nivel tecnológico (TIC), en las relaciones de captación, procesamientos, análisis, toma de decisiones, implementación y control.
- La organización del subsistema informativo vinculada con el proceso de dirección y con el proceso de creación de valores.
Fig. 1.5.2.1. Enfoque de Sistema de la Gestión de la empresa desde el punto de vista de las decisiones.
La Figura significa un enfoque en sistema y como tal, las RELACIONES ENTRE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA ES LO MAS IMPORTANTE, al mismo tiempo por entidad un sistema dinámico y complejo el sistema de decisiones es el rector, el cual estará condicionado por las relaciones entre los otros sub sistemas.
La cultura es un elemento muy complejo, que comienza a formar a partir de que una empresa comienza actuar, creando hábitos y costumbres de hacer las cosas, comunicarse, de acumular anécdota, comportamiento, etc. hay muchas formas de clasificación, entre ellas tenemos la cultura orientada al control (a la producción, a los procedimientos, todo lo que se hace es para adentro) y la orientada al cliente todas la decisiones que se toman y todo lo que se hace es para satisfacer el cliente. En la mayoría de nuestras empresas prima la primera, a pesar del eslogan colocado a las puertas de la empresa donde dice: El cliente primero. O estamos aquí para satisfacer sus necesidades. El enfoque al cliente es un cambio de cultura y no es fácil de lograr
Fig. 1.5.2. 2. Elementos de la Cultura Empresarial.
La Fig. 1.6.2.2. representa los elementos que constituyen la Cultura de una organización, tanto aquellos que son básicos y aquellos que se son implícitos y explícitos.
Cambiar la cultura empresarial implica la modificación parcial o sistémico de hábitos profundamente arraigados en las personas que integran la organización. No hace falta insistir en las dificultades que conlleva esta actuación.
Las acciones a emprender consisten en:
- Identificación de los valores culturales deseables.
- Diagnóstico de los valores culturales actuales
- Identificación de desviaciones.
- Transmisión de los nuevos valores
Conversión de los nuevos valores en un objetivo común, interiorizado y compartido por todos, a través de una estrategia que no ha de traducirse en un proceso conflictivo ni manipulador
La realización de estas acciones pretende la consecución de una cultura innovadora y global porque:
- Las nuevas tecnologías afectan a todos y cada distinto de los componentes de la organización
- La innovación ha de entidad concebida como una política integrada en la estrategia global de la empresa
- Es necesaria la mejora constante en el puesto de trabajo y la asunción de nuevas funciones y responsabilidades como proceso dinámico y continuo.
1.6.- RESUMEN DEL TEMA I.
1. Hoy en día, más que nunca, los gerentes enfrentan el desafío de la competencia extranjera y en muchas ocasiones, la nacional, lo que los impulsa a lanzarse a constantes cambios en busca de mejoras continuas de la productividad de sus organizaciones y una toma de decisiones más lógica, para entidadvir a la sociedad, lo que determina que los directivos tengan una visión a largo plazo de su organización y del lugar que ocupan en el mundo.
2. Al tomar decisiones, los directivos necesitan tener conocimientos de la Dirección que lo apertrecharán de valores, talento y una interpretación o de la cultura de los diferentes grupos presentes en su organización.
3. El proceso de administración o dirección incluye actividades relacionadas con las funciones generales de: Planeación, Organización, el Liderazgo o Mando o Dirección y el Control.
4. Las tres escuelas del pensamiento administrativo, han contribuido a mejorar el conocimiento de las organizaciones, por parte de sus directivos.
5. Un sistema es básicamente un conjunto de cosas interrelacionadas que forman un todo complejo, aunque se limitan para entidad analizados.
1.7.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA I
Ejercicio 1.
A continuación se te presentan diferentes ideas que corresponden a un mismo significado, debes identificar cuando es el término EFICIENCIA y cuando es el término EFICACIA:
| Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado |
| Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. |
| "Hacer bien las cosas" |
| "Lo pertinente no es cómo hacer las cosas correctas, sino encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los medio y esfuerzos" |
| Habilidad para disminuir el uso de medio para alcanzar las metas |
| Habilidad para determinar los objetivos adecuados |
Respuestas.
| EFICIENCIA | Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado |
| "Hacer bien las cosas" | |
| Habilidad para disminuir el uso de medio para alcanzar las metas | |
| EFICACIA | Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. |
| "Lo pertinente no es cómo hacer las cosas correctas, sino encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los medio y esfuerzos" | |
| Habilidad para determinar los objetivos adecuados |
EJERCICIO 2
Complete los espacios vacíos seleccionando la palabra que corresponda de acuerdo a la idea que se refiere del listado que se le ofrece:
PROCESO ADMINISTRATIVO - LIDEREAR - PLANIFICACION - CONTROL - ORGANIZACIÓN
| La función de ___________________ se traduce en un Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado |
| Establecer algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados son acciones de la función de ___________________ |
| Dentro de la función de ___________________ se efectúan acciones d
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