Conceptos de la teoría de los presupuestos

Introducción
Generalidades del motivo
Etimología y reputación
Conceptos
Características del motivo
Clasificación del motivo
Conclusión

Introducción

El objetivo de esta investigación es presentar un resumen coordinado de los reputacións que constituyen la teoría de los motivos desde la perspectiva de diferentes autores, así como definir en forma ordenada las características del mismo.

Se destacan puntos relevantes en cuanto a este tema como lo es su evolución histórica, hasta nuestros días con la aparición de las actuales leyes.

Se discute el objetivo del motivo y se comenta la relación entre este y el proceso administrativo.

Se hace mención de las características del motivo, desde la formulación, pasando por la presentación hasta llegar a la aplicación.

Se argumentan las ventajas y desventajas de los motivos, y se recalca que es la mejor herramienta de cálculo de costos promedio.

No se deja de lado la clasificación del motivo, adentrándose en diferentes criterios, como lo son: Por el tipo de empresa, por su contenido, por su forma, por su duración, por la técnica de valuación, etc. Se da una visión general de las características a cumplir para que éste caiga en determinada clasificación y se comentan sus empleos dentro de ella.

Los principales términos y temas, permitirán a quienes toman las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que ha quedado ordenado, permitirá entender de forma clara las bases e historia de los motivos.

Generalidades del motivo

Reseña histórica del motivo

Se sabe que desde los imperios babilónicos, egipcio y Roma se debía intenciónear las actividades de manera acorde con los cambios climáticos para aprovechar las épocas de lluvia y asegurar la producción de alimentos. Sin retención, una noticia relativamente reciente de los fundamentos teóricos y prácticos del motivo como herramienta de intenciónificación y control tuvo su origen en el secreto gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaban al parlamento británico los intenciónes de gastos del reino y se daban pauta sobre su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico, la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha aceptación intento perfeccionarse en el idioma inglés con el término budget, de uso común y se traduce en nuestro idioma como motivo.

En 1820 Francia adoptar el sistema en el sector gubernamental, y estados unidos lo acoge en 1821 como elemento de control del gasto público y como herramienta para los funcionarios cuyo trabajo era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1902 y 1925, y en especial después de la primera guerra mundial, el sector privado notó los beneficios que podían generar la utilización del motivo o en materia de control de gastos, y para destinar recursos a aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este periodo las industrias carecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos intencióneación empresarial apropiados. Que la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una ley de motivos nacional.

La técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos.

En 1930 se celebran en ginebra el primer simposio internacional de control presupuestal, en el que se definen los principios básicos del sistema.

En 1948 el departamento de marina de estados unidos presenta el motivo por programas y actividades.

En 1961 departamento de defensa de estados unidos trabaja con un sistema de intencióneación por programas y motivos.

En 1965 el gobierno de estados unidos crea el departamento de motivos e incluye en las herramientas de intencióneación y control del sistema conocido como "intencióneación por programas y motivos".

En las últimas décadas han surgido muchos métodos, que van desde la proyección estadística de estados financieros hasta el sistema "base cero" con el cual se ha tratado de fijará una serie de "paquetes de decisión" para elegir el más razonable, y eliminar así la improvisación y los desembolsos innecesarios. A este respecto se dice que en 1970 Peter Pyhr, en las Texas Instruments, perfeccionó el sistema "base cero", y después lo aplico con algún éxito como gobernador del estado de Georgia el posterior presidente de Estados Unidos, Jimmy Carter.

El papel desempeñado por los motivos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos, quienes señalan que en especial los pronósticos relacionados con el uso del efectivo son importantes para prevenir situaciones de insolvencia, proceder a la evaluación científica de empresas, resolver a tiempo problemas de y iliquidez y evaluar cualquier inversión. Esto ha llevado a afirmar que el motivo de caja es uno de los instrumentos más valiosos en poder de la dirección financiera de cualquier organización para formular la política de liquidez, proceder a la inversión de perlas de fondos sobrantes, acudir a créditos cuando las disponibilidades monetarias no permitan la cobertura integral de los compromisos, y trazar la política de dividendos.

Etimología y reputación

La palabra motivo se compone de dos raíces latinas:

PRE = que significa antes de, o delante de, y

SUPUESTO = hecho, formado, como a continuación se aprecia:

Monografias.com

Por lo tanto, motivo significa "antes de lo hecho".

Debido a que el motivo presenta, hoy en día, un instrumento importante para las empresas, el vocablo presupuestar se pluralizó; pero a pesar de ello mantuvo el criterio, de que debía de usarse el verbo presuponer, para indicar lo referente a la formación de un motivo; sin retención, en la decimonovena edición del diccionario académico, aparece incluido el verbo presupuestar por lo que está bien dicho, por ejemplo: resultados presupuestados, por ser participio pasado.

Conceptos

En términos generales, la palabra motivo adoptada por la economía industrial es:

"la técnica de intencióneación y predeterminación de cifras sobre las bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios".

Refiriéndose al motivo como herramienta de la administración, se le puede conceptuar, como:

"La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado".

En suma, el motivo "es un vinculado de pronósticos referentes a un lapso precisado".

Concepto de la real seminario española

Presupuesto.- Cantidad de dinero calculado para producir frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

Presupuestar.- Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado.

Objetivo del motivo

Los objetivos del motivo son de previsión, intencióneación, organización, coordinación o integración, dirección, y control; es decir, comprenden o están en todas las etapas del proceso administrativo, y no como todo los autores sobre la materia, que sólo enmarcan en la intencióneación y en el control, pocos agregan la dirección. A continuación, en la inicial estructura, primero se cita un contexto general en la etapa del proceso administrativo, para enseguida indicar los objetivos del motivo en cada etapa:

1. De previsión (para conocerlo necesario)

Concepto: preparar de antemano lo conveniente para entender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo del motivo: tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboración y la ejecución del motivo.

2. De intencióneación (¿qué y cómo se va a producir?)

Concepto: camino a espiar, con unificación sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la empresa y la organización necesaria para alcanzarlos.

El motivo en sí, es un intención esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretende llevar a cabo; pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información, básicamente estadística crece en el momento de efectuar la estimación, ya que además de los datos históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar, y que afecta de algún modo lo que se intenciónean, para que con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Entre los métodos más usuales para conespiarlo, están el de las técnicas y el de las correlaciones.

Objetivo del motivo: intenciónificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos.

3. De organización (¿quién lo hará?)

Concepto: estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las empleos, los niveles, y las actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficacia dentro de los intenciónes y los objetivos señalados.

Habiendo establecido los objetivos generales de la estructura de la organización, podrán precisarse los departamentales, que indicaran las características de las unidades, tales como: ventas, producción, compras, finanzas, personal, etc., De acuerdo con las necesidades específicas. El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la institución divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos motivos como departamentos funcionales existan.

La elaboración de los motivos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las empleos establecidas, utilizando en este caso al motivo como elemento para modificar la estructura del negocio, en caso necesario.

Mediante el empleo de los motivos dentro de la empresa, a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus empleos totales, por la interdependencia departamental que debe existir.

Objetivo del motivo: que exista una adecuada, precisa, y funcional estructura y desarrollo de la entidad.

4. De coordinación o integración (que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo General)

Concepto: desarrollo, mantenimiento, y consecución armoniosa de las actividades de la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio, entre las diferentes secciones que integran su organización.

La influencia y características coordinadora de los motivos, constituye una ayuda muy valiosa para lograr este equilibrio, ya que para la elaboración del motivo de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos, ganando así todas las empleos de la institución.

Objetivo del motivo: compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumpla con los objetivos de la entidad.

5. De dirección (guiar para que se haga)

Concepto: función ejecutiva para guiar o conducir, de inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo intencióneado.

El motivo es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por excepciones, políticas o espiar, visión de vinculado, etcétera; es decir, da lugar, el motivo, a una buena dirección.

Objetivo del motivo: ayuda enorme en las políticas a espiar, toma de decisiones y visión de vinculado, así como auxilio correcto y con buenas bases, para conducir a los subordinados.

6. De control (ver que se realice)

Concepto: es la acción por medio de la cual, se aprecia si los intenciónes y los objetivos están cumpliendo.

La acción controladora del motivo, se establece al producir la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las verificaciones o las desviaciones ocurridas; si bien, la simple determinación de las diferencias no es una solución, será necesario analizar las con objetivo de tomar las medidas convenientes para corregir, de perlasmente las deficacias existentes, o estimular los tinos resultantes.

Objetivo del motivo: comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados hábitos, dando lugar a diferencias analizarles y estudiarles, para producir suposiciones y correcciones antes de haber consecuencias.

Características del motivo

1. De formulación

Adaptación a la entidad

La formulación de un motivo, debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario, no puede producirse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de compañías; además el motivo no es sólo simple estimación, su imintencióntación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía, en que se desea imintencióntar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con:

La acción, coordinación y control de empleos

Todo los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizar se han estado basados en un intención; para formular un motivo debe partir de un intención preconcebido, por otro lado, dicha intencióneación no acabarían práctica si no se llevará a cabo formalmente, los intenciónes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable, no, debe tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es imprescindible, coordinar y controlar todas las empleos que conducen a alcanzar dicho objetivo.

Entre los aspectos recomendables respecto o inciso, para un mejor funcionamiento del motivo están:

- seccionar en tantas partes el motivo, como responsables en la función que haya en la entidad, con autoridad precisa e individuales de los interesados en el control y al cumplimiento del motivo, de tal forma, que cada área de responsabilidad, deba ser controlada por un motivo específico.

- los motivos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comparables.

- no dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.

- elaborar los motivos en condiciones de poder ser alcanzables.

2. De presentación

De acuerdo con las normas contables y económicas

Los motivos se utilizan como herramientas de la administración (pública o privada) tienen como requisitos de presentación indispensable, ir de acuerdo con las normas contables y económicas y de acuerdo con la estructura contable para efectos de comparación.

3. De aplicación

Elasticidad y criterio

Las constantes fluctuaciones del mercado la fuerte precisión a que actualmente se ven sometidas las organizaciones, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus intenciónes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los motivos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en que varían las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etcétera.

Ventajas y desventajas del motivo

El motivo:

Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
Se escogen aquellas decisiones que reporte mayores beneficios a la empresa.
Si aplican estos estándares en la determinación de motivos (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación).
Se pondera el valor de estas actividades.

Quienes emplean el motivo como herramienta de dirección de sus empresas opten dar mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manera sin haber previsto el futuro. Sus ventajas son notorias:

1. Cada miembro de la empresa pensaran en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que fueron asignadas.
2. La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
3. De manera periódica ser reintencióntean las políticas y después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
4. Ayuda a la intencióneación adecuada de los costos de producción.
5. Se procura optimizar resultados mediante el uso adecuado de los recursos.
6. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
7. Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedio" y permite su comparación con los costos reales, mide la eficacia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.
8. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las empleos y actividades de la empresa.

Además de sus ventajas también tiene sus desventajas:

1. Sus datos al ser estimado se estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
2. Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un intención presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suintenciónte".
3. Su imintencióntación y funcionamiento necesita tiempo; por lo tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personas que participen su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

Clasificación del motivo

Es común concretar que existen distintos tipos o denominaciones del motivo, en realidad estas diferentes formas de llamarlo, obedecen tan solo a una característica particular del mismo. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:

1. Por el tipo de empresa

Públicos

Son aquellos que realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etcétera, para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.

Privados

Son los motivos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su administración.

2. Por su contenido

Principales

Estos motivos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares, en todos los motivos de la entidad.

Auxiliares

Son los motivos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su administración.

3. Por su forma (fases alternativas que presente)

Flexibles

Estos motivos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas, o necesarias.

Fijos

Son los motivos que permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios la razonable y exactitud con que se han formulado, obliga a la institución aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones tratando de apegarse en lo mejor posible a su contenido. Generalmente acontece en los países comunistas o totalitarios, o para efectos de comparación.

4. Por su duración

La determinación del lapso que abarcan los motivos, dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor es actitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponder a una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber motivos:

Cortos, los que abarcan un año o menos, y
Largos, los que se fórmula por más de un año.

Ambos tipos de motivos son útiles usados. Es importante, para los directivos, tener de antemano una perspectiva de los intenciónes del negocio para un periodo suficientemente largo, y no se concibe está sin la formulación de motivos para periodos cortos, como programas detallados para el lapso inmediato subsiguiente:

5. Por la técnica de valuación

Estimados

Son los motivos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinado sobre experiencias anteriores representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable, de que efectivamente suceda lo que se ha intencióneado.

Estándar

Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

6. Por su reflejo en los estados financieros

De posición financiera

Este tipo de motivos, muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera presupuestada.

De resultados

Que muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un periodo futuro.

De costos

Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por costo total o cualquiera de sus partes.

7. Por las finalidades que pretende

De promoción

Se presenta en forma de proyecto financiero y de expansión; por su elaboración es necesario estimar los ingresos y los egresos que se hayan de efectuar en el periodo presupuestal.

De aplicación

Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Contribuyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que se cuenta, o habrá de contar la empresa, según se proyecta.

De fusión

Se emplea para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de acabar de una conjunción de entidades o compañías filiales.

Por áreas y niveles de responsabilidad

Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles, en que se divide una organización.

Por programas

Este tipo de motivos es preparador normalmente, por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etcétera. Sus cifras expresan en el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo.

De base cero

Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.

Este motivo es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las existencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea, pero qué sirve, entre otros aspectos a evitar vicios, repeticiones, etcétera.

Tradicional

Es el clásico y normal que generalmente se utiliza, especialmente en la "iniciativa privada".

8. De trabajo

Es el motivo común, utilizado por cualquier entidad. Su desarrollo ocurre normalmente en las subsiguientes etapas puras:

Previsión,
Planeación, y
Formulación.
Presupuestos parciales

Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los:

Presupuestos previos

Son los que contribuyan la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a la:

Aprobación

La formulación previa está sujeta estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes, de quienes afinan los motivos anteriores, para desembocar en el:

Presupuesto definitivo

Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el periodo del cual se refiere. La experiencia obtenida con este tipo de motivos, dará lugar a la elaboración de:

Presupuestos maestros o tipo

Con estos motivos se ahorra tiempo, dinero y esfuerzo ya que sólo se hacen o ajuste en los que tengan variación substancial y, pero deben de ser revisados continuamente.

9. De operación o económicos

Tienen en cuenta la intencióneación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo subsiguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos motivos se pueden matizar:

Presupuestos de Ventas

Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción

Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este motivo incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras

Es el motivo que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción

Algunas veces esta información se incluye en el motivo de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo

Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás motivos hayan sido completados. El motivo de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro

Este motivo incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros motivos y puede ser concebido como el "motivo de motivos".

Fuentes de Información

Jorge E. Burbano Ruiz Presupuestos, enfoque de gestión, intencióneación y control de recursos, Mc Graw Hill, tercera edición.
Cristóbal del Rio González, el motivo, Thomson, novena decima edición 2003.

Conclusión

Los motivos son una herramienta de suma importancia para las empresas que si saben aprovecharlo lograran sobresalir.

Se deben tener en cuenta las necesidades de la empresa y la correcta adaptación de ésta herramienta a cada una de las necesidades a fin de bien maximizar los beneficios que puede ofrecernos.

Es bueno recalcar que un buen motivo surge de la experiencia de quien lo prepara y su adentramiento en experiencias pasadas de la propia entidad.

Lo más recomendable es apegarse a procedimientos estadísticos preestablecidos como lo es la base cero, y tomar lo que mejor funcione de estos en la organización, debiendo recordar que todo motivo debe tener un margen de flexibilidad para poder solventar bien los problemas futuros que no son responsabilidad de la empresa, tales como fluctuaciones monetarias y cambios en la legislación que puedan alterar el funcionamiento de la entidad.

Esta herramienta requiere de mucha preparación y cuidado en su elaboración, ya que si se hace de forma inadecuada los resultados serán erróneos y las decisiones que se tomen en base a ellos llevarán al empresario a una quiebra casi segura.

Autor:

Elba Elizabeth Soto Romero

the_blackangel_016[arroba]hotmail.com