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    1. Tipos de Comunicación Escrita
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    1) Tipos de Comunicación Escrita

    Los tipos de comunicación escrita pie los que se describirán a continuación:

    • Informes
    • Cartas
    • Memorándums
    • Circulares
    • Memorias
    • Actas
    • Contratos
    • Reglamentos
    • Manuales
    • Boletines
    • Entrevistas
    • Volantes
    • Avisos
    • Recibos
    • Facturas
    • Cheques
    • Pagarés

    A continuación se definirán los conceptos de algunos de los tipos de comunicación escrita:

    Informe

    Es la presentación oral o escrita de una investigación, de un acontecimiento importante que se desea dar a conocer a alguien para que tome decisiones o tenga conocimiento del asunto.

    Generalmente se envía a un superior.  El informe escrito necesita de una mejor entidad y presentación.

    El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

    Características de los Informes:

    Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de página, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de página y Pie del informe.

    Cada sección del informe está hecha de una serie de líneas. Cuando un objeto base-texto es ubicado en una sección, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una línea de la sección. Luego, la altura de la línea es ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea suficiente para albergar el objeto.

    En resumen, la altura de una línea está determinada por el objeto basado en texto con tamaño de fuente más grande, ubicado en esa línea.

    • Si se ubica nuevo objeto basado en texto en la misma línea con un tamaño de fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la línea se extiende para albergar el segundo objeto.
    • Si se ubica nuevo objeto basado en texto en la misma línea y con tamaño de fuente aún mayor, la altura de la línea se aumenta nuevamente para albergar el tercer objeto.

    A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de la línea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difícil crear informes diseñados para formas preimpresas cuando éstas van a ser reproducidas en diferentes entornos.

    Se recomienda que seguir estas directrices cuando se diseñe informes:

    • Mantenga el mismo tamaño de fuente.
    • asegúrese de imprimir formularios preimpresos en la misma máquina.

    Estructuras de los informes:

    Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Métodos, Resultados y Debate. Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia.

    En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, nota a pie de página/notas al pie de la página, hipervínculo y referencias.

    Debe tener titulo, fecha y el nombre de quien hizo el informe.

    Ejemplo de Informe




    INFORME

    A             : Ninoska Cisneros

                        Directora de Zapatería

    De          : Dardania Quiroz

                       Administradora

    Asunto : Quiebra de Zapatería

    Fecha   : 22 de septiembre del 2008

    I-        INTRODUCCIÓN:

    Informare sobre el reciente Cierre de Zapatería Cisneros & Asociados, que sucedió en el mes de agosto del  año en curso.

    Con este informe me propongo dar a conocer las causas por las cuales ha sucedido este cierre inesperado para todos los trabajadores de esta Zapatería, recomendaciones y sugerencias para restaurar la entidad y ventas de este calzado.  Así como también dar actividad a los 40 empleados que han pasado al desempleo.

    II-      DESARROLLO:

    La primera causa que llevo al cierre fue debido a que en nuestro país están introduciendo demasiados zapatos del exterior, lo que produjo una insuperable baja a nuestras ventas.  Se siguió elaborando gran cantidad y variedad de calzado en esta Zapatería, pero al ver que se tenia en bodega alrededor de 3,000.00 (TRES MIL) pares de zapatos, se decidió no continuar fabricando dicho producto hasta que se lograra vender la mercancía embodegada y superar todas las bajas que se habían tenido para obtener ganancia y luego invertirla para comprar material y continuar en la elaboración de zapatos.

    Se logro obtener un poco de ganancia, pero al realizar las compras de los materiales, todo estaba más caro y se hizo difícil conseguir cuero para continuar con sus labores.  Al verse completamente fracasados, todos los Zapateros empezaron a comunicar que no estaban obteniendo nada de ganancia para ellos ni para la Compañía, por lo que decidieron retirarse.

    La segunda causa fue la falta de cuero.  Los Zapateros dicen no poder continuar su actividad, lo que trae consecuencias negativas para ellos, debido a que solo pueden realizar simples reparaciones a zapatos ya elaborados.  El cuero debe importarse y no hay fondos para ello, ni para asegurarles su salario quincenal.

    La tercera causa es que no hay fondos para trabajar, se necesita de un financiamiento para hacerla surgir.  Se necesita un responsable de compra, para abastecer todas las necesidades.

    III-    CONCLUSIONES:

    Si desea continuar con la Zapatería, se deberá ampliar el modulo y enriquecer el capital para empezar un nuevo actividad mas diferente y variado.

    La introducción de mercadería del exterior nos trae una enorme baja en nuestras ganancias y limita nuestro mercado.  Debemos cambiar planes originales para entrar en competencia en el mercado.

    IV-   SUGERENCIAS:

    1)      Invertir un poco mas de capital será de mucho beneficio y se lograra obtener mayores ganancias.

    2)      Ampliar el local para la comodidad de los trabajadores y obtener un actividad eficiente.

    3)      Buscar material en otras Empresas o Distribuidores para poder realizar un actividad excelente.

    Se deben vender los zapatos embodegados a precio de costo para no perder esta inversión y sufragar gastos actuales.

    Cartas

    La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.

    Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.

    Estructuras de las Cartas:

    1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

    2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

    3. recibidor: pie los datos de identificación de la perpiea al cual va a ser enviada la carta

    4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

    5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

    6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

    7. Despedida: pie expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

    8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la perpiea que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

    9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la perpiea que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

    10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las perpieas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

    11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

    Ejemplo de Cartas:

    Carta de Solicitud de Pedido:

    COLEGIO S.O.S HERMANN GMEINER DE MANAGUA                                                                comunicación USA ½ cuadra abajo                                                                                                        Telefono 2686113 - Apdo. 1268                                                                                                       Managua, Nicaragua  17 de septiembre del 2008

    Lic. Eduardo Ramírez                                                                                                                            Gerente de Ventas                                                                                                                             LIBRERÍA HISPAMER

    Estimado Lic. Ramírez:

                Como es costumbre de nuestra entidad hacer pedidos a LIBRERÍA HISPAMER, esta vez necesitamos la siguiente papelería:

    1.      25 Resmas de Papel Bond tamaño carta.

    2.      20 Cajas de Tiza Antialérgica.

    3.      5 Cajas de Lapiceros BIC color variado.

    4.      100 Papelografos.

    5.      5 Docenas de Cuadernos Universitarios (Rayados).

    Este pedido lo necesitamos a más tardar el día 22 de los corrientes.  Cancelaremos dicho pedido con cheque a nombre de BANPRO, al momento de la entrega de la mercancía.

                            Atentamente,

                                                                              COLEGIO HERMANN GMEINER

                                                                                     Rosario Urbina Guzmán                                                                                                  

                                                                                                Directora

     

    Carta de Solicitud de Pedido:

    BANCO UNO                                                                                                                                                   Centro Comercial Linda Vista - Modulo A-18                                                                                Telefono 2641023 - Apdo. 126                                                                                                                          Managua, Nicaragua 18 de septiembre del 2008

     

    Lic. Andrea Gutiérrez                                                                                                                             Gerente General                                                                                                                                           Su Despacho

    Estimada Lic. Gutiérrez:

    Le recordamos que tiene un saldo vencido del 29 de agosto y que esperamos recibir antes del 30 de septiembre con la puntualidad que usted siempre acostumbra.

    Le solicitamos se presente a regularizar su cuenta nuevamente y así no afectar sus relaciones crediticias con nuestra entidad.

    Le esperamos.

    Atentamente,

     

    Nadiuska Zelaya Narváez                                                                                                                        Gerente de Cobro

    Memorándums

    El memorándums es un mensaje entre dos perpieas de una misma firma, escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones.

    El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia.  Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

    Características de un memorando:

    §         Se redacta en tercera perpiea.

    §         Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

    §         Utiliza  la construcción positiva.

    §         No usa rodeos de palabras.

    §         Las oraciones pie directas y claras y cortas

    §         Los modelos pie de diferente tamaño y forma.

    §         No llevan saludo ni despedida.

    §         Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo.

    Ejemplos de Memorándums

    M E M O R A N D U M S

    A             : Perpieal Docente

    De          : Gladys Bonilla Muñoz

                              Directora

    Asunto : Invitación al Acto de Graduación

    Fecha   : 20 de septiembre del 2008

    El Consejo Directivo de la Escuela Politécnica de Comercio tiene el agrado de Invitarles al Acto de Graduación que se llevara a cabo en la Iglesia San Nicolás de Tolentino.

    Hora: 7:00 p.m.

    Día  : 27 de septiembre del 2008

    Circulares

    Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias perpieas, mando o niveles de una entidad, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.

    Tipos de Circulares:

    De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares:

    a)      Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica. (Modelo A).

    b)      Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas perpieas para informarles sobre un asunto de interés común. (Modelo B).

    A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta.  En ese caso se denomina carta-circular.

    Características Esenciales:

    La circular reúne las siguientes características esenciales:

    §         Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.

    §         Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, etc.

    §         Redacción por lo común en forma imperpieal (se les comunica…, se informa a todos los trabajadores).

    §         Remitente: el nombre de la dependencia, entidad o empresa correspondiente (la dirección…, el Departamento del  Perpieal…).

    Ejemplos de Circular:

    Circular (Modelo A):

    UNIVERSIDAD DEL VALLE

    CIRCULAR

    20 de septiembre del 2008

    A: Perpieal Docente.

    Se les cita hoy a las 5:00 p.m. en el Auditorio de la Universidad a la Reunión Evaluativa correspondiente al primer semestre lectivo.

    Se les espera puntualmente.

                                                                            LA RECTORIA

    Circular (Modelo B):

    UNIVERSIDAD DEL VALLE

    CIRCULAR

    20 de septiembre del 2008

    A: Profesores y Alumnos

    Se les invita hoy a las 5:00 p.m. al Auditorio de la Universidad a una Asamblea General en la que se informara sobre las actividades relacionadas con la SEMANA DE LA PATRIA.

                                                                                                     LA ADMINISTRACION

    El Acta

    El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, asamblea o reunión.

    Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros de una agrupación, sindicato, asociación, entidad u nuevo colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ahí abordado.

    La redacción del Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien deberá elaborar primero una minuta o síntesis de la reunión sobre la base de la agenda u orden del día.  Después desarrollara las ideas o conceptos en forma completa y adecuada.

    Estructura del Acta: La estructura del acta está determinada por su contenido, ya que cada apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la reunión. En general, en un acta se pueden distinguir los siguientes apartados:

    §        El título recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.

    §        La introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien una relación de presentes y ausentes que normalmente aparece en el margen), así como los nombres completos del presidente y el secretario de la reunión.

    §        El orden del día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.

    §        El desarrollo de la reunión da cuenta de lo tratado, especificando -si es preciso- quiénes han intervenido y las opiniones formuladas.

    §        El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión, expresa la conformidad de los presentes e incluye las firmas del presidente y del secretario.

    Sugerencias para la Redacción del Acta:

    §        Emplee un lenguaje claro y comprensible.

    §        Escriba en presente indicativo.

    §        Utilice oraciones y párrafos cortos.

    §        Use adecuadamente los verbos frecuentes en la redacción de Actas: explica, agrega, informa, recuerda, aclara, aprueba, etc.

    §        Limítese a los aspectos significativos de la sesión.

    §        Evite un lenguaje figurado en la redacción.

    §        Sea coherente y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos escuchados.

    §        Evite mencionar los detalles intranscendentes.

    §        Escriba en letras las cantidades, las fechas, horas y años.

    Ejemplo de Acta

    ACTA

    En San Pedro de Lovago, departamento de Chontales, a las cuatro de la tarde del 17 de septiembre del dos mil ocho, se reúnen en la Sala de Profesores del Instituto "Carlos Pujol" el Consejo de Profesores, con el objeto de discutir asuntos referentes al desarrollo de las actividades del Centro.

    Preside la reunión el Director del Instituto, licenciado José René Matus L. y actúa como Secretaria la licenciada Ivania Vega.

    El Director abre la reunión y la Secretaria a petición del juez, realiza el control de la asistencia: 15 perpieas presentes y 1 ausente.  Hay quórum para celebrar la reunión.

    La Secretaria da a conocer la agenda:

    1.      Lectura y Aprobación del Acta Anterior.

    2.      Revisión de Acuerdos.

    3.      Exámenes Bimensuales:

    3.1.            Periodo de realización.

    3.2.            Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de las pruebas.

    3.3.            Análisis de los resultados.

    Lectura y Aprobación del Acta Anterior:

    La Secretaria da lectura al Acta Anterior y se aprueba por unanimidad.

    Revisión de Acuerdos:

    El Director se refiere a los tres acuerdos tomados en la reunión anterior y se comprueba que todos fueron cumplidos satisfactoriamente.

    Exámenes Bimensuales:

    a)      Periodo de realización.

    b)      Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de pruebas.

    El Director expone el punto relacionado con los exámenes bimensuales y tras una discusión en la que participa la mayoría de los presentes toma algunas decisiones:

    a)      Realizar los exámenes bimensuales en el periodo comprendido entre el diecisiete y el veinticinco de septiembre.

    b)      Tomar en cuenta para la elaboración de las pruebas: los objetivos fundamentales de la asignatura, el grado de profundidad con que se desarrollaron los contenidos y el tiempo disponible para la aplicación de las pruebas.

    c)      Analizar los resultados de las pruebas y discutir las conclusiones en sesión especial del Consejo de Profesores, en fecha que la dirección señalara.

    El juez da por concluida la reunión a las seis y diez minutos de la tarde del mismo día.

    El Contrato

    Un contrato es el convenio suscrito entre dos o más perpieas que se obligan recíprocamente para constituir o extinguir un vínculo jurídico. Se pueden hacer contratos de arrendamiento o contratos de actividad.

     También se puede decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado actividad por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.

    Características de los Contratos:

    §        Perpieas que intervienen en el contrato.

    §        Obligaciones y derechos recíprocos de las partes.

    §        Fecha del contrato.

    §        Firma del empleador y trabajador.

    Ejemplos de Contratos:

    PUERTO LIBRE INTERNACIONAL, S.A.

    CONTRATO DE TRABAJO

    Los suscritos Silvio Vargas Martínez, mayor de edad, casado, de profesión y oficio: Administrador de Empresas, del domicilio de Managua y en su calidad de Gerente General quien en nombre y representación de Puerto Libre Internacional, S.A., quien en adelante se denominara EL EMPLEADOR y la señora Crystin Rosales Leiva, mayor de edad, soltera y de profesión y oficio bachiller, del domicilio de Managua.  Actuando en su propio nombre y representación, quien en adelante se denominara EL TRABAJADOR, ambas partes con arreglo a la ley hemos convenido en celebrar el siguiente CONTRATO DE TRABAJO.

    §         Clausula Primera: la Trabajadora se compromete a prestar los servicios como Impulsadora en las instalaciones de la Empresa, a partir del 2 de septiembre del dos mil ocho.

    §         Clausula Segunda: el presente Contrato de Trabajo se celebrara por tiempo determinado, de un periodo de 30 días, iniciando su vigencia, a partir de su entrada.

    §         Clausula Tercera: la Trabajadora se compromete a cumplir con su jornada de actividad.  De conformidad con el articulo 51 del Codigo del Trabajo.

    §         Clausula Cuarta: el Empleador debe pagar por servicios prestados por el Trabajador, la cantidad de C$1,010.00 (UN MIL DIEZ CORDOBAS NETOS), en concepto de salario que será pagado semanalmente en una sola cuota en nuestra Empresa.

    §         Clausula Quinta: el Trabajador debe comprometerse a un fiel cumplimiento de las clausulas.  Reglamento interno de actividad, quedando en el entendido de incumplimiento de disposiciones, será causa justa para la terminación de este Contrato de Trabajo.

    Dado en la ciudad de Managua, a los dos días del mes de septiembre del dos mil ocho.

     

                 EMPLEADOR                                                                  TRABAJADOR

             Lic. Silvio Vargas                                                           Sra. Crystin Rosales

    Los Reglamentos

    Es la norma elaborada por el patrono de acuerdo con los intereses de su empresa y la legislación laboral vigente, en la que se establecen las condiciones de acatamiento general sobre condiciones de actividad, relaciones humanas, medidas de orden técnico y sanciones disciplinarias.

    Estos sirven para que tanto el (la) patrono (a) como los (as) trabajadores (as) sepan de antemano cuáles pie las reglas que se deben seguir en el centro de actividad, y las consecuencias que tiene su incumplimiento para cada uno (a).

        Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes de aprobar el proyecto de reglamento, el Departamento de Asesoría Externa indicado le dará audiencia al Comité Permanente de Trabajadores, proporcionándoles copia del proyecto de reglamento, para que se pronuncie sobre el mismo; de manera que los (as) trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus derechos adquiridos, alegar posibles ilegalidades, supresión de beneficios, etc.

    Características de los Reglamentos:

    Deben contener la siguiente información:

    §         Nombre del centro de actividad o razón social de la empresa en que se aplicará el Reglamento.

    §         Indicación precisa de la (s) actividad (es) a la (s) que se dedica la empresa.

    §         Lugar donde deben prestar sus servicios los (as) trabajadores (as).

    §         Jornadas de actividad existentes en la empresa (diurna, mixta, nocturna); así como indicar si se trata de jornada acumulativa, fraccionada o continua.

    §         Horarios, con indicación clara de los días que se laboran, las horas de entrada y de salida de los trabajadores, el tiempo destinado para comidas, incluyendo los tiempos que se conceden dentro de la jornada para tomar refrigerios. Si existen diferentes horarios, deberá indicarse todos y cada uno por separado.

    §         La forma de pago del salario y el lugar, día y hora en que se paga.

    §         Incentivos salariales adicionales (en caso de que existan).

    §         Normas relativas a salud ocupacional.

    §         Normas sobre el actividad de las mujeres y de los menores de edad.

    §         Indicación de las perpieas que ejercen autoridad en la empresa, su competencia y ante quiénes deben presentarse las sugerencias, solicitudes, quejas y reclamos de los trabajadores; así como el procedimiento para su presentación y respuesta.

    §         Las disposiciones disciplinarias y formas de aplicarlas. Se prohíbe descontar suma alguna del salario de los trabajadores a título de multa; y que la suspensión del actividad, sin goce de sueldo, no podrá decretarse por más de ocho días, ni antes de haber oído al (a la) interesado (a) y a los (as) compañeros (as) que éste (a) indique.

    §         Procedimiento para conocer las denuncias sobre Acoso u Hostigamiento Sexual en la empresa.

    §         Las disposiciones sobre los siguientes temas, que pie necesarios para una mejor administración del perpieal de cada empresa:

    *       Control de asistencia y puntualidad.

    *       Llegadas tardías.

    *       Abandono del actividad.

    *       Vacaciones.

    *       Aguinaldo.

    *       Tipos de contratos de actividad vigentes en la empresa.

    *       Feriados.

    *       Día de descanso semanal.

    Importancia de los Reglamentos:

    El Reglamento interno regula las relaciones de la empresa con sus trabajadores en aquellos puntos en los cuales se exige una definición más precisa entre lo que indica la ley (Código del actividad y su reglamento) y las condiciones particulares de actividad laboral de cada empresa, con el objeto de que tanto patrono como trabajadores conozcan con claridad a que atenerse en caso de discrepancias.

    Como las normas exigen que toda empresa debe cumplir con las leyes locales e internacionales en todas las materias de su actividad y además que primero resuelva todos sus conflictos previos a una certificación si fuera el caso.

    También que las actividades ISO exigen una mayor colaboración y dedicación entre patronos y trabajadores. Hoy en día toma cada vez mayor trascendencia el uso del Reglamento interno como un documento de vital importancia para asegurar la tranquilidad de las actividades empresariales.

    Las empresas que no tienen aún un reglamento interno deberían a corto plazo solicitar la asesoría legal correspondiente para que en corto tiempo puedan integrarse a los beneficios de su implementación, despejando el camino a su crecimiento en un clima de tranquilidad.

    Ejemplo de Reglamento:

    CAPITULO PRIMERO -

    I De los derechos de los propietarios

    Artículo 1º: Todo propietario tiene derecho a exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes del presente reglamento y/o del de copropiedad y administración.

    Artículo 2º: Así, podrá demandar de quien corresponda, la adecuada atención a sus solicitudes y el debido cuidado y mantenimiento, tanto del edificio como del correcto funcionamiento de todos los servicios de carácter común existentes o que llegaran a existir en la propiedad, con la sola limitación de ejercer sus derechos dentro de las normas que se fijan al efecto.

    II.- De las obligaciones de .los propietarios

    Artículo 3º: Todos los propietarios, inquilinos, ocupantes, visitas y perpieal de servicio están obligados a observar estrictamente el presente reglamento interno.

    1.-Les está prohibido :

    a) Guardar y/o depositar dentro de sus respectivas unidades y/o en los paliers, escaleras y nuevos lugares comunes del edificio, toda clase de materias explosivas, inflamables y/o asfixiantes que puedan significar un peligro o que produzcan emanaciones molestas;

    b) Depositar materias, mercaderías, muebles y/u objetos en cualquier lugar común del edificio que puedan comprometer la estética y buen gusto del mismo o significar daño o molestias o perjudicar la visual de los demás propietarios, u obstruir o entorpecer el uso de dichas partes;

    c) Colocar en los sectores de propiedad común o en los de propiedad exclusiva con vista al exterior, insignias, letreros, anuncios. banderas de propaganda, toldos, chapas, muebles, macetas o cualquier nuevo objeto susceptible de afectar la estética del edificio o la comodidad de los convecinos. Incumbe a la asamblea de propietarios considerar los pedidos que se formulen y resolverlos.

    d) Producir o permitir que se produzcan disturbios y/o ruidos que atenten contra la tranquilidad que debe reinar en el edificio. Al efecto, luego de las _ _ _ _ y _ _ _ _ hasta las _ _ _ _ del día subsiguiente, y de _ _ _ _ a _ _ _ _ horas, procurarán que el uso de aparatos de radiotelefonía, televisión, instrumentos musicales y de repieancia, se utilicen con suma moderación;

    e) La tenencia de animales, si causaren molestias a los propietarios o afectaren la tranquilidad o higiene del edificio;

    f) La realización de reuniones de perpieas a cualquier hora del día que puedan originar molestias a los vecinos. Exceptúase el caso de fiestas, siempre que se haga uso del derecho con la debida prudencia y sin abusar de una continuidad en Su realización atentatoria a las normas de una verdadera convivencia;

    g) Arrojar basuras, papeles, colillas de cigarrillos, etc., a los patios interiores, pasillos y partes comunes del edificio ylo calzada;

    h) Arrojar latas, botellas u nuevos recipientes por el conducto del incinerador de basuras, como asimismo arrojar los residuos en paquetes prensados y cualquier nuevo objeto que pueda dificultar el normal funcionamiento del incinerador;

    i) Arrojar desperdicios, algodones, líquidos o sustancias inflamables yen general toda clase de objetos que por su tamaño o características puedan afectar las cañerías o provocar obstrucciones en las mismas ;

    j) Sacudir alfombras, ropa u objetos similares en los balcones y/o ventanas del edificio;

    k) Colocar antenas o bajadas de las mismas, para radio y/o televisión, sin la expresa conformidad dada por escrito por el administrador;

    l) Proceder a la pintura de persianas, puertas, balcones, paredes, etc., que den al exterior y partes comunes, sin la previa conformidad del administrador dada por escrito;

    m) Introducir en el departamento o sacar de él, muebles y/o objetos de gran volumen fuera del período comprendido entre las _ _ _ _ y las _ _ _ _ horas;

    n) Emplear los ascensores principales del edificio para el transporte de muebles y/u objetos que puedan dañar los mismos. Para ello deberá usarse exclusivamente el ascensor de servicio y siempre que no pueda dañarlo, en cuyo caso deberá utilizarse cuerdas elevadoras. En todos los casos deberá darse aviso al encargado a fin de que tome debida nota de lo transportado por si ello diera origen a roturas y/o desperfectos, para así deslindar responsabilidades;

    o) Utilizar los servicios de los encargados, suplentes, ayudantes y en general de todo el perpieal dependiente del consorcio, para actividades, actividads y/o servicios de carácter particular;

    p) Poner o fijar clavos, tornillos o soportes en los tabiques divisorios o paredes medianeras que puedan perjudicar los departamentos o casas vecinas;

    q) Realizar construcciones no autorizadas;

    r) Dar órdenes o instrucciones al perpieal dependiente del consorcio, las que se cursarán únicamente por intermedio del administrador.

    2.-Se obligan a:

    s) En caso de ceder el uso de sus respectivas unidades a otras perpieas a cualquier título que fuere, a hacer conocer a las mismas el presente reglamento, exigiendo de ellas su estricto acatamiento y cumplimiento. Sin perjuicio de ello ya los efectos de las responsabilidades emergentes de la falta de cumplimiento de sus disposiciones el propietario permanecerá siendo el único responsable frente al consorcio;

    t) Comunicar inmediatamente al administrador todo caso de enfermedad infecto-contagiosa que padezca algún morador del edificio, a fin de que se adopten las medidas que el caso requiera para evitar su propagación;

    u) Conservar la unidad, las partes del edificio de uso común y las instalaciones, en perfecto estado de aseo, orden e higiene;

    v) Permitir el acceso del administrador y/o perpiea comisionada por él, a las unidades de propiedad exclusiva cada vez que ello resulte necesario para el cumplimiento de este reglamento y/o del de copropiedad y administración ;

    w) Designar en caso de ausencia del departamento, depositario de las llaves y poner en conocimiento del encargado el nombre y domicilio de aquél, a los efectos previstos en el inciso precedente;

    x) Dar aviso al encargado y dejar constancia del mismo en el libro que al efecto aquél deberá tener a disposición de los señores propietarios, de toda reclamación y/o queja atinente a las cosas y/o servicios de la propiedad.

    Los señores propietarios harán uso de los derechos emergentes del dominio y del condominio que tienen sobre las partes de propiedad exclusiva y comunes, respectivamente, conforme con las disposiciones, restricciones y limitaciones que al efecto imponga la autoridad pública competente, haciéndose perpiealmente responsables de las consecuencias que pudieran originarse por falta de cumplimiento de las mismas. Serán igualmente responsables de todo daño que se ocasione a las cosas y/o perpieas por la inobservancia de las obligaciones puestas a su cargo por el presente reglamento.

    Artículo 4º: Los señores propietarios harán uso de los derechos emergentes del dominio y del condominio que tienen sobre las partes de propiedad exclusiva y comunes, respectivamente, conforme con las disposiciones, restricciones y limitaciones que al efecto imponga la autoridad pública competente, haciéndose perpiealmente responsables de las consecuencias que pudieran originarse por falta de cumplimiento de las mismas. Serán igualmente responsables de todo daño que se ocasione a las cosas y/o perpieas por la inobservancia de las obligaciones puestas a su cargo por el presente reglamento.

    CAPITULO SEGUNDO

    III.- De las obligaciones del Administrador

    Artículo 5º: Sin perjuicio de lo establecido en el reglamento de copropiedad y administración acerca de las obligaciones del administrador, fíjanse las siguientes normas a las cuales éste deberá ajustar su cometido:

    a)       Atender con solicitud todo reclamo que formulen los señores propietarios sobre cuestiones atinentes a uso, destino y mantenimiento del edificio y sus servicios generales;

    b)Arbitrar los medios necesarios para exigir que el perpieal dependiente del consorcio cumpla fielmente con las obligaciones que tenga a su cargo;

    c) Velar y hacer velar por el fiel cumplimiento del reglamento de copropiedad y administración y del presente reglamento interno;

    d) Formular ante las autoridades públicas competentes toda reclamación relativa a cuestiones de interés del consorcio así como representar a éste ante aquéllas en los asuntos en que estén en juego los intereses del mismo.

    CAPITULO TERCERO

    IV .-De las obligaciones del encargado y suplente en su caso

    Artículo 6º: El encargado y /o suplente de la propiedad. recibirá las órdenes directa y exclusivamente del administrador. debiendo desempeñar su actividad conforme a las siguientes prescripciones, sin perjuicio de las modificaciones que imponga el administrador en uso de las facultades que le pie propias.

    El encargado y/o suplente deberán:

    a)       Habitar exclusivamente la unidad que en el edificio se ha destinado a ese fin, la que deberán mantener en perfecto estado de conservación, aseo o higiene;

    b)       Avisar de inmediato al administrador toda novedad que se produjera en el edificio;

    c)       Poner en conocimiento del administrador, inmediatamente de formulado. cualquier reclamo que efectúen los propietarios;

    d)       Acordar a todos y cada uno de los propietarios por igual el debido tratamiento a que tienen derecho en su condición de empleadores;

    e)       Mantener en perfecto estado de conservación. aseo e higiene todas las partes comunes del edificio;

    f)         Vigilar el buen funcionamiento de las maquinarias del edificio comunicando al administrador inmediatamente toda novedad y/o inconveniente que en ellas se produjera;

    g)       Entregar sin dilación alguna a cada propietario, la correspondencia, encomiendas, telegramas, etc., que vinieran dirigidos a ellos. debiendo firmar los correspondientes recibos;

    h)       Vigilar la entrada y salida de perpieas del edificio, impidiendo sin excepción la entrada a vendedores ambulantes. y el estacionamiento de perpieas en la puerta de acceso del edificio;

    i)         Impedir la entrada al edificio de proveedores fuera del horario que al efecto fije el administrador;

    j)         Abrir las puertas de acceso al inmueble a las 7 horas y cerrarlas a las 21 horas;

    k)       Poner en funcionamiento y asegurar la prestación de los servicios generales del edificio dentro del horario y en las oportunidades que fije el administrador;

    l)         Acatar en todas sus partes las órdenes que le imparta el administrador las que serán fijadas en un libro de órdenes rubricado por la autoridad competente, el que permanecerá en poder del encargado, debiendo exhibirlo a los señores propietarios cada vez que lo requieran. Sin perjuicio de ello deberá el encargado asimismo acatar las órdenes que se le impartan, aun cuando las mismas no figuraran en el indicado libro.

    Al encargado le está prohibido:

    m)     Utilizar la vivienda cuyo uso se le ha acordado, para nuevo fin que el de habitarla con Su familia, no pudiendo darle nuevo destino ni albergar en ella a perpieas extrañas ;

    n)       Prestar a los señores propietarios, servicios particulares de cualquier índole que fueran.

    NOTA: En los edificios con garaje, pileta de natación, jardín, depósito de baúles, etc., deberán adecuarse las disposiciones del reglamento interno a las especiales modalidades que surgen del funcionamiento de los ámbitos preindicados.

    Los Manuales

    Los manuales administrativos pie documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una entidad.

    La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al perpieal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

    Estructura de los Manuales:

    §         IDENTIFICACIÓN

    Este documento debe incorporar la siguiente información:

    *      Logotipo de la entidad.

    *      Nombre oficial de la entidad.

    *      Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

    *      Lugar y fecha de elaboración.

    *      Número de revisión (en su caso).

    *      Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

    *      Clave de la forma. En primer término, las siglas de la entidad, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

    §         ÍNDICE O CONTENIDO

    Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

    §         PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

    Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

    §         OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

    Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

    Los objetivos pie uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de actividad y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el actividad se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

    §         AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

    Esfera de acción que cubren los procedimientos.

    Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.

    §         RESPONSABLES

    Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

    §         POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

    En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

    Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

    • Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del perpieal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
    • Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por perpieas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
    • Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
    • CONCEPTO(S)
      Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
    • PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación.
    • FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
    • DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
      GLOSARIO DE TéRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y destrezas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
      DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del actividad.

    Importancia de los Manuales:

    Los manuales pie  documentos escritos importantes porque concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

    Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la entidad y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

    Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues pie una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

    Ventajas de los Manuales:

    §        Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

    §        Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

    §        Logran y mantienen un sólido plan de entidad.

    §        Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    §        Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con nuevos puestos de la entidad.

    Desventajas de los Manuales:

    §        Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

    §        Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

    §        Incluyen solo los aspectos formales de la entidad dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

    Ejemplos de Manuales

    INTRODUCCION

    El presente actividad consiste en la elaboración de un manual de procedimientos usando información suministrada por la empresa PLASKASA en las áreas de producción, mantenimiento y transporte. Posteriormente se realizará una descripción detallada del carrera de producción, al igual que de 4 diferentes carreras que toman lugar hoy día en dicha empresa, utilizando las diferentes herramientas de diagnóstico.

    La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las destrezas necesarias para el logro. Esta investigación también nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos carreras para así poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa. 

    3. Objetivo del Manual.

    El propósito de dicho manual es suministrar información sobre 4 diferentes carreras desempeñados en PLASKASA. Dichos manuales fueron realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para su desarrollo.

    4. Reseña Histórica.

    La empresa Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA), inicia sus operaciones el 31 de Mayo de 1.985, teniendo como ubicación la avenida 64 con esquina avenida 66, No. B6 y B7, Zona Industrial, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia. Tal como lo establece el Registro de Comercio No. 19, Tomo 33a, inscrita en el Registro Mercantil Primero de la circunscripción judicial del Estado Zulia. Con un capital suscrito de Bs. 3.000.000,00 y pagado de Bs. 3.000.000,00. Los accionistas actuales pie: Mou Fan Fung Ng quien suscribió y canceló 750 acciones por un valor de 1.000 Bolívares cada una, el socio Mou Pui Fung Ng suscribió y canceló 750 acciones de la empresa, el socio Mou Shing Fung Ng suscribió y canceló 750 acciones y el socio Yuk Kan Fung Sien suscribió y canceló 750 acciones de la empresa. Es importante resaltar que los tres primeros accionistas nombrados pie venezolanos y el cuarto es extranjero pero debidamente autorizado por la Superintendencia de Inversiones Extranjeras según Permiso No. S-9879, expedientes No. 15.445 de fecha 03 de Julio de 1984.

    Esta entidad cuenta con 110 empleados (actualmente), en donde gran parte del perpieal conforman la unidad de producción; y en una pequeña proporción en el área de gerencia administrativa.

    Plásticos Kadia S.A. tiene como objetivo social la fabricación de bolsas plásticas, así como también todas las actividades relacionadas con el plástico.

    PLASKASA, en su lucha por mantenerse como una de las principales empresas, productora de bolsas está en la ruta hacia la excelencia en la fabricación de este producto; a través de la actualización de sus carreras gestión con la adquisición de nuevas tecnología que le permite estar a la vanguardia en el mercado satisfaciendo las necesidades de los consumidores, cuya exigencia fomenta que día a día el producto sea cada vez de mejor calidad.

    5. Misión 

    La fábrica de Plásticos Kadia, S.A. tiene como misión, satisfacer las necesidades de los consumidores a través de la fabricación de bolsas plástica de diferentes medidas.

    Utilizando para tal fin el polietileno de alta y baja densidad y los colorantes como materia prima fundamental para el carrera de transformación el cual se llevará a cabo a través de los departamentos de Extrusora y Sellado-Empaque; todo esto basándose en los más modernos enfoques de calidad, gerencia y tecnología.

    6. Visión

    Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA) es una fábrica que tiene como visión mantener su supremacía en el sector industrial a través de la captación e incremento de la cartera de clientes.

    Ser la empresa líder de su ramo en el Mercado Nacional participará en el Mercado Internacional satisfaciendo las necesidades y exigencias de sus clientes, con producto y servicios de la más alta calidad a precios competitivos, utilizando recursos humanos altamente calificados, los mejores insumos en tecnología de vanguardia, para lograr ser una empresa altamente rentable.

    Cultivar un ambiente donde todos sus trabajadores sean capacitados y motivados a desarrollar su más alto potencial de productividad y creatividad, para que, quienes laboren en ella mantengan compromiso, lealtad y orgullo, alcanzando así más alta satisfacción en el actividad.

    Ser una empresa capaz de alcanzar retos con una estructura dinámica que promueva inversiones con potencial de desarrollo y rentabilidad.

    Administrar adecuadamente sus recursos, orientándolos hacia el respeto por el medio ambiente y al mejoramiento de la sociedad.

    Contribuir con el desarrollo del país mediante su permanencia en el marco económico nacional y su participación en el mercado internacional, actuando conforme a principios éticos y disposiciones legales".

    7. Descripción de la Empresa.

    Sólo una mirada atenta y creativa puede desenmascarar en lo obvio algo nuevo. La tecnología utilizada es la última disponible en el continente. Nuestros carreras pie diseñados para un permanente perfeccionamiento, al igual que nuestros profesionales se empeñan en ser expertos inspirados y futuristas. 

    PLASKASA quiere fundar su filosofía en la riqueza de los seres humanos que dan vida al equipo. Creemos en la mayor riqueza que aporta el trabajar como comunidad, como un equipo, con el dinamismo que proporciona la variedad de enfoques, la pluralidad de ideas. Queremos que esto último sea una fuente principal de nuestro compromiso innovador. 

    Esta empresa se dedica a la transformación de politilenos para el uso diario y oportuno (Bolsas Plásticas) mediante la maximización de esfuerzos y el aprovechamiento de los recursos. Aspiramos a ser siempre expertos en el negocio de nuestro cliente. La estrategia de PL

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