- Resumen
- Introducción
- Política de calidad, medioambiente y seguridad y salud
- Generalidades
- Registro, control y funcionamiento contable de Activos fijos en la Empresa Eléctrica Provincial de Villa Clara
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Anexos
- Referencias bibliográficas
PENSAMIENTO
"Un principio justo desde el fondo de una cueva, puede más que un ejército."
José Martí.
Resumen
La inversión inicial requerida por un proyecto comprende el insolencia de la compra de todos los activos fijos tangibles e intangibles necesarios para iniciar las operaciones de la empresa. Son fijos debido a que la empresa no puede venderlos sin que con ello ocasione problemas en sus actividades productivas.
Los activos fijos tangibles representan los bienes y derechos de propiedad de la empresa. Son bienes con todas las características anotadas anteriormente por los activos fijos, y los cuales están connotadas por tener materialidad, es decir, poseen presencia física, que se puede apreciar con los sentidos. A menudo es difícil estimar la vida útil y el insolencia de desecho o de recuperación de un activo fijo, pero es necesario determinarlo antes de poder calcular el gasto de depreciación para un período. Por lo general, una compañía estima la vida útil de acuerdo con la experiencia previa obtenida con activos similares, propiedad de la empresa. Las autoridades fiscales y las distintas agrupaciones mercantiles establecen pautas para llegar a estimaciones aceptables. La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido insolencia técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables y presentación en el balance general. Se entiende por Activos Fijos Intangibles o inmateriales a aquellos activos no cuantificables físicamente, pero que producen ó pueden producir un beneficio a la entidad, cuya vida es superior a un año a partir del momento que les dió origen, amortizándose con cargo a gastos en labors posteriores. Este rubro incluye bienes que, si bien tienen características inmateriales, implican un derecho o privilegio que posibilita reducir costos o mejorar la calidad de acompañamientos o productos, tales como: patentes, marcas, derecho de autor, concesiones, franquicias, licencias, beneficios inherentes a las políticas ambientales, actividades de investigación y desarrollo, etc.
Introducción
El desarrollo del siguiente trabajo se efectuó en la Empresa Eléctrica Villa Clara. La misma forma parte del Sistema Eléctrico Nacional, pertenece al Ministerio de la Industria Básica, específicamente a la Unión Eléctrica, se encuentra en Perfeccionamiento Empresarial y constituye una Empresa con responsabilidad jurídica, balance financiero independiente y gestión económica, financiera, organizativa y contractual autónoma, cuenta con 1085 trabajadores en toda la provincia agrupados con una estructura que comprende una dirección general, cuatro direcciones, un grupo asesor y veinticinco unidades fabriles de base. Domiciliada legalmente en Finca el Ancora e/ carretera de Planta Mecánica y Fábrica de Pienso Santa Clara, Villa Clara. Encargada de generar, trasmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista energía eléctrica en moneda nacional y divisa y de forma minorista en moneda nacional. Se realizan trabajos de corrección del factor de potencia, acomodo y control de carga, así como prestar acompañamientos de proyecto y de ingeniería, de construcción, desmantelamiento, montaje, reparación, mantenimiento a instalaciones eléctricas aéreas y soterradas, tomando en consideración al método de comunicaciones, protecciones eléctricas y automática. Brinda acompañamientos de alquiler, montaje y mantenimiento a grupos electrógenos, incluyendo también la reparación de equipos estáticos y rotatorios eléctricos. Apoyamos en comunicaciones a las diferentes entidades que integra la Unión Eléctrica. Producimos y comercializamos de forma mayorista transformadores, medios de protección para trabajar en líneas aéreas, desconectivos monopolares, interruptores en aire; se destina chatarra a Empresas de Recuperación de Materias Primas, esta última en moneda nacional. Los acompañamientos de parqueo, de alquiler almacenes y locales; los de transportación de carga, de alquiler de equipos tecnológicos para el montaje eléctrico, así, como los de consultoría técnica para la reparación, mantenimiento, construcción, diseños y proyectos de redes eléctricas con la iluminación exterior, interior son en moneda nacional.
Activos fijos.
Procedimientos de control y Contabilización en la Empresa Eléctrica de Villa Clara
Al tratarse del método de la Unión Eléctrica las operaciones se realizan en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisa.
MISIÓN
Generar, transmitir, distribuir y comercializar la energía eléctrica con eficiencia y de forma oportuna, para satisfacer a todos sus clientes, mediante el empleo de métodos y técnicas avanzadas, con un nivel de profesionalidad que garantice el éxito de los objetivos previstos.
VISIÓN
Brinda el acompañamiento eléctrico para la plena satisfacción de todos sus clientes, combinando tecnología de punta con una fuerza de trabajo altamente profesional.Liderar en Cuba la calidad del acompañamiento prestado a nuestros clientes al tener los menores índices de afectados, al ser lo mas rápidos y eficientes en atender nuestros reclamos, al brindar la mejor atención personalizada a nuestros clientes que garantice su bienestar y ser con nuestros esfuerzos los mejores.
Política de calidad, medioambiente y seguridad y salud
La Empresa Eléctrica de Villa Clara, con el propósito de lograr la satisfacción del cliente, trabaja en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión para ofrecer de manera segura, estable y eficaz-- los acompañamientos de generación distribuida, transmisión, distribución y comercialización de la electricidad. Cuenta para esto con un Sistema de Gestión Integrado acorde con los requisitos de las normas NC-ISO 9001:2001, NC-ISO 14001:2004 y NC 18001:2005: Calidad, Medio Ambiente, y Seguridad y Salud en el Trabajo respectivamente, que le garantiza a la dirección la gestión de todas las dependencias.
Este Sistema de Gestión asegura el cumplimiento de los requisitos, la legislación vigente aplicable y otras regulaciones, procedimientos o normas que se requieran para garantizar las gestiones de seguridad y salud en el trabajo, ambiental y de calidad, así como la disminución de los riesgos laborales y de la contaminación ambiental.
Es esencial en el tema propuesto exponer la definición de Activos Fijos, su clasificación; establecer la existencia de los Activos Fijos Tangibles, las medidas generalmente aceptadas para su control y establecer los métodos para el cálculo de la depreciación; registrar la compra y baja así como faltantes y sobrantes de dichos activos; contabilizar la amortización de los Activos Fijos Intangibles y contemplar el registro de las inversiones materiales ejecutadas con terceros y con medios propios contribuyendo así a la formación de la disciplina laboral del futuro profesional, los hábitos y habilidades del contador, así como vincular los conocimientos adquiridos en la disciplina de la contabilidad con la realidad concreta de nuestra Empresa Eléctrica. Conociendo como se desarrolla en la práctica el proceso de registro y control de la actividad comercial seremos más capaces en nuestro actuar cotidiano.
CAPÍTULO 1.
Generalidades
Los activos fijos son aquellos activos de larga vida con una utilidad determinada tanto por su forma física (en el caso de los tangibles), como por los derechos especiales que poseen (en el caso de los intangibles).
La proporción del activo fijo con relación al capital de la entidad no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de acompañamientos, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras).
Como todos sabemos, al pagar algún bien, cualquiera que este sea, que jamás haya sido utilizado, se debe desembolsar una cantidad mayor de dinero que si estuviésemos comprando un artículo de esos que llaman comúnmente "de segunda mano".
Esto es porque, al igual que todas las cosas en este mundo, los bienes materiales también se desgastan y al hacerlo, ya no funcionan discretamente como lo hacían al principio. Este hecho ocasiona que su insolencia se deteriore de la misma manera. Por lo que al final de su vida útil, es decir, cuando queremos deshacernos de él, lo que nos pagaría otra persona por adquirirlo sería sólo un porcentaje de lo que nosotros pagamos.
Sin embargo, esa cantidad que se va a recibir casi siempre es calculada de acuerdo a lo que cada dueño supone que su bien debe valer en ese momento, sin detenerse a pensar si en realidad está pidiendo la cantidad discreta o se encuentra en un error.
Con excepción de los terrenos, la mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido.
Por ese motivo existe la depreciación contable, la cual nos ayuda a encontrar ese insolencia a través de ciertos métodos. Éstos nos brindan resultados exactos y que toman en cuenta todo lo necesario para que la cantidad a la que vamos a vender el bien sea la indicada.
Los cuatro métodos de depreciación más utilizados son:
El de la línea recta.
El de unidades producidas.
El de la suma de los dígitos de los años.
El del doble saldo decreciente.
El cómputo de la depreciación de un período debe ser coherente con el criterio utilizado para el bien depreciado, es decir, si este se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciación se calcula sobre el costo original de adquisición, mientras que si existieron revalúos, debe computarse sobre los insolenciaes revaluados. Este cálculo deberá realizarse cada vez que se incorpore un bien ó mejora con el fin de establecer el nuevo importe a malvender.
Por otro lado, debe considerarse el insolencia residual final ó insolencia valedero que será el que tendrá el bien cuando se discontinúe su empleo y se calcula deduciendo del precio de oferta los gastos necesarios para su oferta, incluyendo los costos de desinstalación y desmantelamiento, si estos fueran necesarios.
La depreciación de un año varía de acuerdo con el método seleccionado pero la depreciación total a lo largo de la vida útil del activo no puede ir más allá del insolencia de recuperación. Algunos métodos de depreciación dan como resultado un gasto mayor en los primeros años de vida del activo, lo cual repercute en las utilidades netas del periodo.
Los intangibles cuyo término de vida útil está limitado por ley, reglamento, contrato o por su misma naturaleza, se amortizan en un período no mayor a la vigencia establecida en el documento que los regula, mediante la aplicación como regla general, del método de línea recta.
Estos activos son vulnerables a perder su insolencia, por perder la capacidad para aportar beneficios a las operaciones futuras, por tanto, periódicamente tienen que someterse a una evaluación.
Si como resultado de la citada evaluación se determina que el intangible ha perdido su insolencia, el importe no amortizado se cancela, afectando el resultado del período en que esto ocurre. Además, cuando se determine que el término de vida del intangible ha cambiado, el importe no amortizado se amortizará durante el nuevo término de vida.
Los activos intangibles adquiridos por donaciones o adjudicaciones por los que no se haya entregado insolencia alguno, se insolenciaan por estimación efectuada por peritos. Si se reconoce como Activo Fijo Intangible, cuando se ejerza la opción de compra, el insolencia reconocido del bien y su correspondiente amortización acumulada se dan de baja en las cuentas respectivas, pasando a formar parte del insolencia de los Activos Fijos Tangibles y de su Depreciación Acumulada.
SU CONTROL INTERNO
El tema de los Activos Fijos Tangibles sobre todo es muy común en todos los textos básicos de contabilidad. El tratamiento de la adquisición; del cálculo y registro de la depreciación; los mantenimientos y reparaciones corrientes y capitalizables; las bajas por inservibles, ofertas o intercambios; así como las reglas de insolenciaación y exposición en los estados financieros constituyen los núcleos básico e imprescindible en el estudio del tema.
Durante el período de ejecución de los trabajos de las Inversiones Materiales, es necesario cumplir con las siguientes medidas generalmente aceptadas de control interno.
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Las certificaciones de avance de obra emitidas por el constructor deben estar firmadas por el inversionista directo, como constancia de su aprobación a los trabajos reportados y a los precios establecidos.
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El inversionista debe revisar y aprobar todos los documentos por compras de materiales y equipos, por contratación de proyectos, asistencia técnica y otros gastos del proceso inversionista.
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Mensualmente deben certificarse los gastos incurridos en la ejecución de inversiones con medios propios, contabilizándose discretamente y efectuarse el registro a la cuenta Efectivo en Banco.
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Al concluirse las inversiones es preciso garantizar que se den de alta los Activos Fijos Tangibles o se informen los gastos que no se incorporen a estos para proceder a diferirlos.
Al adquirir el activo fijo se le dará entrada en nuestros libros a su insolencia de costo, según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir cargamos directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra.
Para la revisión de este tema se debe seleccionar una muestra de al menos el 10 por ciento del total de equipos de transporte, electrodomésticos y medios de computación, para ello:
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1. Efectuar verificación física (conteo).
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2. Verificar la actualización de compras, altas, bajas y destino final, así como, nivel de aprobación (Anexo 4) de estas operaciones. Para las bajas, comprobar que cuenten con el dictamen técnico y si son de vehículos automotores, que cuenten con la aprobación del Registro de Vehículos.
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3. Comprobar el retorno a la entidad de los equipos enviados a reparar.
Una planta de la fábrica no solamente se insolenciaará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación: Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc. En este grupo de Activos fijos intangibles tendremos aquellas cuentas que representan bienes o derechos jurídicos intangibles (inmateriales). Suelen tener un carácter de inversión permanente y ser necesarios para la obtención de los objetivos principales de la empresa. Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc. Empleamos el nombre de amortización para indicar la disminución de nuestro derecho sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo. Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación de parte de nuestro activo intangible nos es concedido por un tiempo limitado, por cuyo motivo debemos recuperar nuestra inversión dentro de los límites de ese tiempo.
En el presente apartado se parte de los conceptos y conocimientos básicos comentados anteriormente, donde se pretende abordar las particularidades en la empresa estatal cubana, tomando en consideración la Empresa Eléctrica Provincial de Villa Clara en su forma de propiedad con relación al Estado y la adhesión a la legislación financiera, tributaria y contable vigente en Cuba.
La regulación fiscal vigente (Resolución 379/2003 del MFP) define las tasas (Anexo 2) máximas aplicables, al insolencia de adquisición de los bienes más los gastos en que se incurra para su instalación, para el cálculo de los gastos de depreciación a los efectos de su deducción de los ingresos brutos obtenidos. Para ello los clasifica en los siguientes grupos.
I - Edificaciones y otras construcciones.
II - Muebles, enseres y equipos de oficina.
III - Equipos no tecnológicos.
IV - Maquinaria en general.
V - Animales.
VI - Plantaciones agrícolas permanentes.
VII - Otros activos.
Por su parte, desde el punto de vista contable y de control la Resolución No. 10, de enero 18 de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios establece que para el registro, control e identificación de los Activos Fijo Tangibles se utilicen submayores, clasificados en los siguientes grupos:
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Edificios y otras construcciones.
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Maquinas, equipos y medios de transporte.
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Muebles y otros objetos.
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Animales productivos y de trabajo.
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Plantaciones permanentes.
Dentro de los principios de control interno inherentes al submétodo de activos fijos cabe destacar, a modo de resumen, los referidos a: la disposición de un Acta de Responsabilidad Material (Anexo 5) por parte del responsable de cada área que tiene la custodia de los activos fijos; la adecuada disposición en el Área Contable de toda la información mínima indispensable de estos bienes, sistemáticamente actualizada, para la discreta identificación y verificación de la suma de sus insolenciaes con el saldo de la cuenta control correspondiente; la elaboración de los modelos de movimientos (Anexo 3) de los bienes por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ofertas, etc.; la realización de chequeos periódicos y sistemáticos del 10 % de estos bienes hasta completar el 100 % en el año, y su chequeo total en caso de sustitución del responsable del área; la elaboración de los expedientes de faltantes ó sobrantes detectados y su discreta contabilización, con la aplicación de la responsabilidad material DL(249/07) cuando proceda. Del mismo modo resulta necesario el cálculo y el registro adecuado de la depreciación mensual a partir de las tasas (Anexo 2) de reposición definidas en las disposiciones financieras y tributarias vigentes, y su aporte al presupuesto cuando proceda; así como la discreta aprobación por los funcionarios autorizados de las bajas, ofertas y traslados de estos bienes.
En adición a lo anterior, es diversa la documentación primaria que debe ser utilizada para el adecuado control y movimiento de Activos Fijos Tangibles y su Registro de Depreciación. Para cada uno de estos documentos se establecen los datos de uso obligatorio que deberán tener su diseño, así como las especificidades de su empleado que incluye su llenado, flujo informativo y archivo. Los costos incurridos en adaptaciones o mejoras de locales arrendados, se registran como Activos Fijos Intangibles y se amortizan durante el período de vigencia del contrato de arrendamiento, aún cuando el contrato pueda ser renovado, formando parte el importe de la amortización, del resultado del labor económico.
CONTABILIDAD DE LOS ACTIVOS FIJOS.
En la Resolución 294 de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios se norma, entre otros elementos contables, el Nomenclador de Cuentas (Anexo 6) que deberán utilizar de forma obligatoria todas las entidades cubanas. En relación a los Activos Fijos Tangible se establece el empleo de las siguientes cuentas, con el contenido que se describe:
Activos Fijos Tangibles:
Representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la oferta. Estos Activos, con excepción del terreno y los animales productivos del ganado mayor, trasladan su insolencia paulatinamente, durante su vida útil, a la producción de bienes y a la prestación de acompañamientos. En el caso de los animales productivos su insolencia se traslada de una sola vez, al final de su vida útil productiva. Incluyen entre otros, terrenos (cuando la legislación lo considere), plantaciones permanentes, animales productivos del ganado mayor, animales de trabajo, animales donados y de exposición, edificios y construcciones, maquinarias y equipos, equipos de transporte, muebles, enseres y equipos de oficina, equipos de laboratorio, obras museables, los yacimientos y desarrollos mineros y los fomentos y desarrollos forestales. Se registran por su insolencia de adquisición y los gastos de transportación y montaje, en los casos de los adquiridos y en los ejecutados con medios propios, se insolenciaan de acuerdo con las disposiciones vigentes. Se debitan por las altas de los Activos Fijos ó por el insolencia de las reparaciones capitalizables; se acreditan por las bajas ó ofertas de éstos.
Activos Fijos Intangibles:
Este grupo estará formado por aquellas cuentas que representan bienes o derechos jurídicos intangibles (inmateriales). Suelen tener un carácter de inversión permanente y ser necesarios para la obtención de los objetivos principales de la empresa.
Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc.
Empleamos el nombre de Amortización para indicar la disminución de nuestro derecho sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.
Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación de parte de nuestro activo intangible (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) nos es concedido por un tiempo limitado, por cuyo motivo debemos recuperar nuestra inversión dentro de los límites de ese tiempo.
Para algunas cuentas no se necesita explicación ya que la naturaleza de su contenido, o el título de las mismas se lo indicarán. Ejemplo:
Primas de seguro de vida – cobradas
Concesiones petroleras, Etc.
DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS
Estas cuentas se corresponden con la pérdida del insolencia que sufren los Activos Fijos Tangibles y que se registra en ellas (excepto los terrenos y animales productivos), debido al desgaste ocasionado por el uso normal o extraordinario durante los períodos que presten acompañamientos o participen en la producción o a su obsolescencia tecnológica. Se acreditan por el importe de la depreciación para reposición correspondientes al período y se debitan por la depreciación acumulada en el momento de la baja de los Activos Fijos Tangibles o por las modificaciones de las tasas. (Anexo 2)
Adicionalmente se definen otras cuentas que son empleadas comúnmente en el tratamiento contable con los Activos Fijos Tangibles.
Estas cuentas son:
Pagos Anticipados del Proceso Inversionista
Reparaciones Generales en Proceso
Cuentas por Cobrar diversas del Proceso Inversionista
Cuentas por Pagar - Activos Fijos Tangibles
Cuentas por Pagar del Proceso Inversionista
Provisión para Reparaciones Generales (Opcional)
Otras Provisiones Operacionales
dinero Recibidos
Por otra parte, en la misma normativa, se regula, para todas las entidades radicadas en el país, que los Activos Fijos Tangibles se insolenciaan al precio de adquisición, o a su costo real de elaboración o de producción o, en su caso, por un insolencia equivalente cuando se reciban bienes de uso sin contraprestación monetaria. El precio de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes, representado por el monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios para colocarlos en el lugar y condiciones de uso, tales como fletes, seguros, derechos y gastos de importación y gastos de instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta. El costo real de elaboración o producción incluye los costos directos e indirectos, tales como materiales, mano de obra, administración de obra, planificación y otros gastos incurridos o que se ejecuten durante el período de producción, cuando ésta se realiza con medios propios de la entidad. Este período finaliza en el momento en que el bien está en condiciones de uso.
El insolencia de estos bienes se actualiza contablemente por el registro de la depreciación, cuando corresponda, incluyéndose el importe de la misma en el resultado del labor económico. Los intereses por préstamos recibidos durante el período de construcción o instalación del activo pueden capitalizarse o considerarse como gastos del labor económico; mientras que los que se incurren a partir de que el activo esté en condiciones de entrar en acompañamiento no serán capitalizables, registrándose como gastos del período. Los bienes recibidos en donación sin que exista un insolencia de origen, deben ser contabilizados a un insolencia estimado que represente el desembolso que hubiera sido necesario efectuar para adquirirlos en las condiciones en que se reciben.
Los bienes adquiridos en moneda extranjera se registrarán en la moneda nacional, aplicándose el tipo de cambio vigente en la fecha de adquisición. Los activos recibidos sin costo alguno o a un costo inadecuado se insolenciaan al precio vigente de adquisición y de no existir éste, por avalúo efectuado por peritos. Esta regla de insolenciaación también es aplicable a los bienes recibidos como aportaciones de capital. Al adquirirse un lote sin especificar el precio que corresponde a cada uno de los Activos, el costo total del lote se distribuye entre los distintos bienes, sobre la base del insolencia de cada uno, determinado por el precio vigente o por avalúo efectuado por peritos.
En el caso de que se haya adquirido un bien como cobro a un deudor, el costo que se reconoce es aquel que se hubiere tenido que desembolsar para adquirirlo en el mercado, en la misma fecha en que se ha recibido el referido bien y si éste no existiese, por avalúo efectuado por peritos. La utilidad o pérdida generada forma parte del resultado del labor económico.
Las Inversiones Materiales se insolenciaan al costo de adquisición de los bienes contratados, más los gastos reales incurridos en el proceso inversionista.
Para las Reparaciones o Mejoras los gastos por adaptaciones o mejoras efectuadas a los Activos Fijos Tangibles, que incrementen la capacidad de producción, la eficiencia, prolonguen la vida útil o ayuden a reducir los costos operacionales futuros, aumentan el insolencia del Activo existente y por tanto se capitalizan en forma conjunta con el bien existente, o por separado en dependencia con la naturaleza de la operación realizada y del bien incorporado. En los casos en que al ejecutarse la adaptación o mejora sea necesaria la sustitución de partes, éstas se dan de baja, bien por su insolencia en Libros si existiese o por una estimación efectuada por peritos.
Para el estudio específico del registro contable de las operaciones con los Activos Fijos Tangible en las Empresas Estatales cubanas, el contenido se organizará en los siguientes aspectos:
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Adquisición de los Activos Fijos Tangibles.
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Cálculo y Registro de la Depreciación.
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El proceso inversionista.
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Reparaciones Generales (Capitalizables).
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Disposición de los Activos Fijos Tangibles por inservible.
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Sobrantes y faltantes de Activos Fijos Tangibles.
Los activos intangibles clasifican en el Balance General en el grupo de Activos Fijos, sin embargo no todos los activos que carecen de sustancia física clasifican como activos intangibles, por ejemplo las cuentas por cobrar, los pagos anticipados no tienen naturaleza física pero clasifican como Activo Circulante.
Las Normas Cubanas de Contabilidad establecen que los Activos Fijos Intangibles, se insolenciaan a su costo de adquisición o a su costo real de desarrollo o producción. Dentro del costo se considerarán todos los gastos en que se incurra en su obtención. Cuando no exista contrapartida monetaria se insolenciaan por la estimación que se efectúe por peritos.
El término amortización es la pérdida de insolencia que sufren los Activos Fijos Intangibles por el vencimiento del tiempo establecido como término de su usufructo. El asiento contable para registrar la amortización consiste en un débito a la cuenta de gasto que corresponda y un crédito a la cuenta Amortización de Activos Fijos Intangibles.
La cuenta Amortización de Activos Fijos Intangibles es una cuenta reguladora del activo y figura en el Balance General minorando el insolencia del activo. El método que generalmente se usa para el cálculo de la amortización es el de línea recta.
Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente entre el número de años que faltan para que caduque la misma y el resultado indicará la cuota de amortización. No obstante es importante que examinemos si el producto que produciremos o la explotación que realicemos tendrá el mismo éxito durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que ciertos artículos y patentes tienen un éxito momentáneo y luego decaen en su demanda por aparecer otros articulo similares o mejores. En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de duración para amortizar el costo de la patente y realizarlo en los primeros años de vida de las depreciaciones.
ADQUISICION DE LOS AF.
Las Empresas Estatales cubanas pueden adquirir los Activos Fijos Tangibles por distintas vías, estas son:
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Traslados de otras empresas por reestructuración administrativa.
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Donaciones recibidas de instituciones y organismos nacionales o de entidades, organizaciones y gobiernos extranjeros, sin obligación de pago.
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Ejecución de un proceso inversionista por la compra de activos o su construcción. Estos casos deben estar contemplado en el Plan de Inversiones de la entidad, previa autorización de los organizamos competentes.
Las adquisiciones de los activos fijos intangibles como programas de informática (software), incluyen los programas en sí, su descripción y los materiales de apoyo de los métodos y las aplicaciones informáticas que se espera utilizar durante más de un año. También abarcan la compra o el desarrollo de grandes bases de datos que la unidad espera utilizar durante más de un año. El software desarrollado internamente se insolenciaa según su costo de producción. La producción de nuevos originales para esparcimiento, literarios o artísticos suele realizarse por cuenta propia. En tales casos, puede ser difícil determinar su insolencia, que depende del insolencia presente de los rendimientos futuros que espera obtener el propietario.
En ausencia de otra información, puede ser necesario insolenciaar la adquisición del original según su costo de producción. Las erogaciones en investigación y desarrollo, capacitación de personal, investigación de mercado y actividades similares se tratan como un gasto por uso de bienes y acompañamientos, y no como adquisiciones de activos fijos intangibles, a pesar que algunas de ellas pueden generar beneficios durante más de un año.
En términos generales, las adquisiciones y disposiciones de existencias se registran al comprar, producir o adquirir de otra manera los productos, y las disposiciones (o retiros) de existencias se registran al vender, utilizar en la producción, transferir a una categoría diferente de existencias o ceder de otra manera los productos. Tanto las adiciones como los retiros se insolenciaan al precio de mercado corriente vigente en el momento de la transacción.
REPARACIONES GENERALES
Al tratar los aspectos contables referente a las reparaciones de los Activos Fijos Tangible se debe recordar que existen dos tipos principales: Las reparaciones corrientes y las reparaciones generales.
Las reparaciones corrientes y los mantenimientos tienen como objetivo mantener en forma óptima los Activo Fijo Tangible, los gasto incurridos en éstas se cargan a los gastos del período utilizándose la cuenta de Gastos Indirectos de Producción ó la cuenta de gastos de administración que corresponda.
En cambio, se consideran Reparaciones Capitales o Generales a los trabajos destinados a asegurar o restituir total o parcialmente la vida útil de los bienes de índole permanente, así como su eficiencia, llevados a cabo con medios propios o contratados con terceros.
Las reparaciones capitales se pueden ejecutar con medios propios o contratarse con una empresa especializada. Se registran al costo real los realizados con medios propios, y por el precio pactado las contratadas con terceros.
CUSTODIA DE LOS AFT
Cada responsable de área requiere poseer un documento (Anexo 5) en el que se haga constar todos y cada uno de los Activos Fijos en existencia y bajo su custodia debe tener la codificación, descripción, documento y fecha de movimiento.
Resulta indispensable que ese documento este identificado con el nombre de la entidad, el nombre del responsable del área correspondiente así como la fecha en que se habilita el modelo.
En ningún caso se permite por el responsable de la custodia de los AFT el movimiento de los mismos, de realizarse por el personal capacitado se registra en el modelo de control (Anexo 3) en su poder, comprobando que los datos se correspondan con el AFT objeto de movimiento y que aparece debidamente aprobado y autorizado.
CAPÍTULO 2.
Registro, control y funcionamiento contable de Activos fijos en la Empresa Eléctrica Provincial de Villa Clara
La Empresa Eléctrica Villa Clara ha mantenido su contabilidad confiable por 8 años consecutivos. Brinda el acompañamiento eléctrico en la provincia Villa Clara a un total de 254 389 clientes, la misma tiene concebido realizar el balance de los Estados Financieros que también constituye una importante transformación para el método de trabajo actual.
La oferta de energía eléctrica a todos los clientes se realiza aplicando las tarifas oficiales aprobadas por el Estado.
En la Empresa Eléctrica de Villa Clara los Activos Fijos presentan un grupo de medidas para su preservación teniendo en cuenta que estos deben estar asegurados por un Modelo de control de los mismos. El jefe de cada una de las áreas presenta un acta de responsabilidad Material (Anexo 5) siendo el máximo responsable, en caso de ser varios los responsables se le adjunta un anexo llamado Responsabilidad Material Colectiva donde aparezca el nombre y apellidos, cargo que ocupa y firma de cada responsable. Anualmente, a principio de año, se confecciona un plan de chequeo del 10 %, en caso de un cambio del responsable se le realiza al área un chequeo del 100 % procediendo inmediatamente al cambio del acta de responsabilidad material (Anexo 5). En caso de algún movimiento interno dentro de cualquier área ya sea bajas, altas o traslados se ajusta la hoja de control y se le comunica al responsable para que sea de su conocimiento. En caso de que existan sobrantes y faltantes ya sea por la realización de un inofertario físico o por otra circunstancia se inicia el expediente para la investigación de las causas de dicho sobrante o faltante considerándose un gasto no deducible, las pérdidas no cubiertas por el seguro motivadas por actitud negligente comprobada y determinada la responsabilidad material al responsable se le aplica el decreto ley 249/07 tomando en cuenta que al trabajador se le cobra en moneda nacional descontándosele mediante la nómina. Todos los modelos que se utilizan para el cuidado y control de los Activos Fijos se encuentran implantados en un método computarizado llamado SISCONT, estos modelos como dato obligatorio establecido por el MFP deben estar incluidos en los métodos automatizados que se utilizan en el registro contable para un mejor control de estos medios, estos modelos deben contener dichos datos:
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Código, nombre de la entidad
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Centro de costo
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Numero de Inofertario
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Numero de CNMB
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Descripción ( incluyendo tipo, modelo, marca y serie de los AF)
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Valor
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Fecha de puesta en explotación
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Fecha estimada de vida útil
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Tasa de amortización
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Depreciación anual y acumulada
Dichos modelos tienen que estar debidamente firmados, acuñados y con la fundamentación de la información de forma discreta. Cumpliéndose todos estos requisitos se puede afirmar que se ha logrado la preservación de los mismos.
CONTROL FÍSICO
1. Se controlan adecuadamente los medios básicos que se reciben por la Empresa a través de los Modelo Informe de Recepción (Modelo SC-2-04) y (Modelo SC-1-01) (Anexo3) para el control de los movimientos de los AFT en explotación, que se ajustan al modelaje establecido por MFP.
El control de los movimientos de los AFT se realiza según la siguiente estructura:
|
CTA |
SUB-CTA | SUBCONTROL O GRUPO |
ANALISIS |
SUBANALISIS | SUBMAYOR DETALLADO POR OBJETO | |||
2. Se encuentran establecida y se mantiene actualizada la responsabilidad material previa la firma de los responsables de Área en los Modelo "Control de Medios Básicos" (Modelo SC-1-07) y el acta firmada por el personal responsabilizado. (Anexo 5)
3. Son autorizados todos los "Movimientos de Medios Básicos" previamente a su ejecución y firmados por personal debidamente autorizado.
COMPROBACIÓN FÍSICA
1. Efectuar una prueba física partiendo del control físico para confrontar con el control y señalar el resultado obtenido.
| Total de Medios Básicos contados. |
| |
| De ellos: Con diferencia |
| |
| % de diferencia |
| |
2. Los conteos físicos:
a) Se efectúan en base a un plan.
b) En caso de sustitución del responsable de su área.
c) Se deja constancia del resultado en el Modelo "Control de Medios Básicos" (Modelo SC-1-07) o en algún otro documento.
3. Los faltantes y sobrantes detectados en los conteos físicos son objeto de verificación y contabilización, se elaboran y aprueban los expedientes de ajuste y cancelación en el término establecido; se aplica la responsabilidad material (Decreto título No. 249/07)
La empresa utiliza el SISCONT como método contable, el mismo es un programa automatizado que permite integrar diferentes submétodos contables como el de Nómina, Cobros y pagos, Contabilidad, Activos Fijos, Inofertarios, etc.
Esta empresa tiene como peculiaridad el registro de una contabilidad que se encarga de todo lo referente a los ingresos por la oferta de electricidad denominado SISCONT Unión y otro que se encarga de registrar todas los demás operaciones denominado SISCONT OBE. Existe una Unidad de Servicio en Santa Clara que presta algunos acompañamientos contables al resto de las unidades de la empresa.
Existen Unidades Empresariales de Base(UEB) en cada municipio, las mismas realizan balances económicos de forma independiente, los cuales se consolidan al finalizar el mes, realizando un único balance consolidado a nivel de empresa.
Los activos fijos son los bienes y derechos adquiridos, recibidos en donación o elaborados por la empresa que tienen una larga vida y su adquisición se realiza con el propósito de utilizarlos en la actividad que desarrolla la empresa y no para ser vendidos. Se clasifican en Tangibles e Intangibles.
En aquellos casos en que la duración del activo y sus características no sean suficientes para definir su clasificación como Activo Fijo Tangible o como útil o herramienta, se tomará como criterio adicional el que su insolencia exceda a 100 pesos.
Al constituirse una entidad fabril estatal, el Estado a través de los órganos y organismos correspondientes le asigna los activos que requiere para iniciar sus operaciones. El procedimiento contable se realiza de acuerdo:
1- Todos los AFT están controlados en el método automatizado (Anexo 1).
2- Mensualmente se cuadran los saldos del Módulo de AFT entre las cuentas de la contabilidad, es decir las cuentas de AFT (240, 241, étc.) y las de depreciación (375, 376, étc.)
Se encuentra asignada la función de registro y control contable de los AFT a una (o varias) personas en el Área de Contabilidad:
-
1- Se encuentra actualizado el registro y control contable de los movimientos de AFT (altas, bajas, traslados, etc.)
2- Se aplican las tasas (Anexo 2) de depreciación oficiales vigentes establecidas por el MFP.
3- Se Mantiene actualizado el registro y control contable de las inversiones en proceso por objetos de obra y componentes de cada inversión.
4- Se Registra contablemente en las cuentas del Activo Fijo Tangible las inversiones terminadas, según las certificaciones por objeto de obras terminadas.
Los AFT se dividen en tecnológicos y comunes:
Dentro de los activos tecnológicos aciertan los que se encuentran directamente relacionados con la generación o la distribución de energía eléctrica, mientras que en los comunes clasifican los demás activos que se ponen en explotación para la actividad de prestación del acompañamiento a la Unión Eléctrica.
La guía para el control de los medios básicos tecnológicos y comunes por grupos es la siguiente:
-
10. Edificios
-
20. Otras construcciones. Conductos y conductores soterrados. Líneas aéreas.
-
30. Máquinas y Equipos Energéticos. Máquinas y equipos para producir, transformar y rectificar la energía eléctrica.
-
40. Máquina y Equipos productivos.
-
50. Aparatos y Equipos técnicos especiales. Aparatos para medir cantidades de magnitudes eléctricas.
-
60. Medios y equipos de transportes.
-
70. Muebles y Otros Objetos.
Los medios básicos tecnológicos de la actividad eléctrica se encuentran en los grupos:
-
20. Otras construcciones.
-
30. Máquinas y Equipos energéticos.
-
50. Aparatos y Equipos Técnicos Especiales.
-
60. Medios y Equipos de transportes.
La Depreciación se calcula de acuerdo a las tasas (Anexo 2) establecidas en la Resolución 379/2003.
FUNCIONAMIENTO tesorero
A continuación se describen los principales asientos contables que se realizan en está Empresa. En el submétodo de AFT la fuente de financiamiento que se utiliza para la adquisición de AFT es la Depreciación Acumulada.
Compra de AFT a Crédito
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| AFT | xxx | |||||
| Cuenta por Pagar | xxx | |||||
| Registrando la compra de un AFT a crédito. | ||||||
Pago del AFT
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| Cuenta por Pagar | xxx | |||||
| Efectivo en Banco | xxx | |||||
| Registrando el pago del AFT. | ||||||
| --2-- | ||||||
| Provisiones para Inversiones | xxx | |||||
| Inversión estatal | xxx | |||||
| Cancelando la provisión por el importe correspondiente al AFT adquirido. | ||||||
Compra de AFT a Contado
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| AFT | xxx | |||||
| Efectivo en Banco | xxx | |||||
| Registrando la compra del AFT. | ||||||
| --2-- | ||||||
| Provisiones para Inversiones | xxx | |||||
| Inversión estatal | xxx | |||||
| Cancelando la provisión por el importe correspondiente al AFT adquirido. | ||||||
Recepción de AFT traspasado de otro establecimiento de la propia Empresa.
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| AFT | xxx | |||||
| Depreciación de AFT | xxx | |||||
| Operaciones entre Dependencias – Pasivo | xxx | |||||
| Registrando la recepción de un AFT traspasado dentro de la propia Empresa. | ||||||
Acumulación de la Depreciación
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| Gastos Generales | xxx | |||||
| Depreciación Acumulada | xxx | |||||
| Registrando la acumulación de la depreciación. | ||||||
Baja de AFT
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| Depreciación de AFT | xxx | |||||
| Pérdidas y Faltantes en Investigación | xxx | |||||
| AFT | xxx | |||||
| Registrando la pérdida de un AFT por desastre. | ||||||
| Fecha | Detalle | Parcial | Debe | Haber | ||
| 2008 | --1-- | |||||
| Depreciación de AFT | xxx | |||||
| AFT | xxx | |||||
| Registrando la baja cuando la depreciación acumulada del AFT es igual que su insolencia inicial. | 
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